職業生涯中自由職業的成功關鍵
你的興致很高,並且充滿熱情。辭去全職工作後,今天是第一天在家辦公的日子。
你決心開始自己的居家辦公事業,那麼最後能自己當老闆:喜歡做就做,工作量看心情——沒人告訴你該做什麼,也沒人站在身後盯着。
居家辦公開始了,很快三個星期過去了:開始了自己的事業,雖然感覺很開心,但有些事情困擾你了:工作效率不如預期。實際上,當在辦公室從事全職工作時,能做更多的事情。
隨着時間的推移,工作清單日益拉長,開始覺得壓力了。
因爲當你工作時,家人也在家,所以各種分神狀況和持續干擾,有時候看上去根本沒法工作。
你知道必須馬上改變工作方式。否則,居家辦公的事業就會泡湯,而且必須重新找一份全職工作了。
你是否低估了新環境?
將居家辦公環境和以前職場環境進行比較,有一些明顯的區別。
首先,居家辦公,沒人會監督你。你是自己的老闆,對自己負責。最終完成各項工作是你的責任。
其次,由於很可能是獨自工作,所以沒有可尋求幫助或者分擔工作的同事。這也意味着事業中沒有社交了。或者,至少和以前有了極大的不同。
第三,你是制定規則的人。實際上,這可能是最需要記得的一點:居家辦公的架構和職場工作是不同的。
我說的架構,意指“整個組織。”
在職場上班時,公司爲保證運轉,很多系統已經現成了:人力資源、各個ERP體系、各個系統。
當你開始自己的事業,直到創造出架構前,這些都會缺失。
那麼,當最終投入自己的事業,而且得從頭建立各種事物,你是否覺得壓力過大呢?
缺乏效率的因素
當缺失一些事關效率的關鍵因素時,想要高效非常具有挑戰性。
這些因素決定了居家辦公的架構。
然而,當缺乏架構時,就會老在無關緊要的事情上浪費時間。最糟的狀況,即使工作方式非常低效,但同時可能感到筋疲力盡。
所以,如果還沒建立起這些要素,儘快做起來。越拖延,工作表現越可能持續下滑。最終,這也會反映到你的事業中。
到了規劃居家辦公環境的時候了
需要哪種椅子,或者是否該要一臺普通電腦或一臺蘋果電腦——不,我不討論這些話題。我要說的事情遠爲重要,目的是讓居家辦公的事業成功。
物質條件
*辦公場所
非物質條件
*電郵流程
*設定最佳工作時間
*設置和家人的界限
*每日/每星期的計劃
物質條件意味着辦公空間:你只在客廳劃出一個角落當辦公室?還是有一個獨立的房間,營造出一個逼真的辦公空間?
然後,是非物質條件的部分。這些是每天遵循的規則。包括設置工作系統,以及你和家人之間的界線,那麼,每個家人都要尊重你的工作時間(不要干擾)。
首先,設置一個高效的電郵流程,那麼就不用整天收發消息了。
其次,得設置理想的工作時間。明確知道工作時間、工作量;你的家人同樣知道。
儘管以前你已經明確了一些界線,但還要和家人好好談談工作內容和工作時間,以避免不必要的干擾。
最後,是關於每週計劃和每日計劃的部分。這個步驟很關鍵,你給自己安排了接下來一週的目標。每日任務應該體現這些目標,並確保到週末的時候,能完成這些目標。
創建真正的居家辦公室
讓我們更詳細地定義居家辦公要素:
1.居家辦公室的空間
當安排辦公空間時,通常有以下幾個選擇:
*在公寓裏,專門劃出一個地方(如果沒有工作間)
*獨立房間,收拾成居家辦公室
*在住的城鎮裏找一個和別人一起工作的地方
*租一個專門的辦公室
*在戶外、在咖啡店或者在圖書館裏工作
根據事業發展的不同階段,每種選擇各有利弊。
如,可能一開始,你只能在客廳劃出一個角落(用屏風隔開),但隨着事業的發展,就可以租一個獨立辦公室了。
如果房子比較大,就有可能享受一間獨立的工作室。這樣安排還有一個好處,就是不用增加找辦公地點的.額外費用了——家中已經提供了。
還有就是找一個和別人一起工作的地方。此處,要在很大程度上和別的工人/企業主共享空間。這樣很可能提供合作、交流或者職場網絡。
最後,如果預算夠的話,而且真的非常喜歡“一個人”工作,那麼應該離開家外出:在戶外、咖啡館或者圖書館裏工作。雖然在這些環境中,很有可能要和別人打交道,但是他們肯定不會干擾,那麼你可以真正地專心工作了。
2.電郵流程
我處理電郵的方式:
*每天2-3次處理郵件
*檢查郵件時,我一次性處理所有消息
*取消對己無益的訂閱郵件(可以利用軟件,一次性取消很多此類郵件)
*在Gmail中,我設置各類標籤和過濾方式。這樣可以整理好郵件,並且隱藏那些不想看的消息,由此保持郵箱整潔。同時,更容易找到重要的消息。
*最後,當批量處理電郵時,在各類信息中,我篩選出可能的工作事項,列入工作日程的清單中。然後,將郵件存檔。
我建議你也設置自己的流程,因爲這樣,處理電郵就係統化了,而且讓你騰出時間處理業務中別的重要事項。
3.設定合理的工作時間
設定工作時間了嗎?如果沒有,現在就去做。
設定合理工作時間可能要做一些試驗,並且要知道一天中各個時間段的精力分佈狀況,但這確實值得一做。
如,我喜歡早上幹活,比外出上班的時間要早,那個時間段,效率非常高。當我早早醒來(早上5點至5點半),就沒有“偷走”和家人共處的時間。
這樣的設定適合我;但你可能得做一些測試,看看一天中,哪個時間段的效率最高,還有每天合理的工作時間。
4.設定和家人的界線
當解釋設定合理工作時間的時候,我已經有點觸及這個問題了。
另一方面,你還要設定其他界線。如,要清楚地表明:使用電腦的工作內容,以及當工作的時候,不得打擾。
當清晰表明期望時,大家都會很容易尊重你的工作時間,畢竟這有可能給家裏賺錢。
可以將事情安排得更透明,弄一本家庭日曆,做上記號,如哪些是旅行的日子。這個辦法簡單易行,讓每個人都知道發生的事情,以及你不在家的時間。
5.每日/每週計劃
週日,我爲下個星期做計劃。坐下來,想想下週可能要發生的事情。然後,我設置周計劃清單,然後,據此安排好每日工作清單。
用這種方法,那麼,我每天都在重要的事情上下功夫,然後,這樣有助於達成每週目標。
爲追蹤每日工作情況,我使用了Nozbe表格,該表格是根據“理想完成工作”(GTD)設計的。當然,還有很多別的類似表格,但你得通過試驗,看看哪種最有效,找到最心儀的那款。
瞧,你必須爲居家辦公設計架構,這樣才能支持高效。
當然,計劃和設置要花一些時間,但這真的物有所值。
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