商務禮儀之接電話禮儀
商務禮儀不僅涉及到個人形象,也關係到公司的整體形象,而接電話是每天都會有的一件小事,如何從細節體現出公司的企業文化呢?今天我們就來說說商務禮儀之接電話禮儀。
拿起電話之前
1、當接到電話時,回答要禮貌得體,即使對方看不到你表情,也要保持微笑;
2、儘量在電話鈴響三聲之內接聽;
3、確保你的嘴裏沒有任何東西,可以清晰的交談;
4、筆記本和筆要放在方便拿取的位置,以便記錄一些信息。
拿起電話之後
1、在接到電話時首先要問候,如果接聽電話晚了應該向客人道歉,問候時聲音要有精神。然後自報家門,外線報哪個公司,內線報哪個部門;
2、注意傾聽,並時不時的`說些——嗯、是、對、好之類的短語;並要注意說話聲音不能過大也不能過小,吐字清晰,簡明扼要;
3、如果是需要轉接電話,應該請客人等待並且儘快轉接,如果是代聽電話應主動詢問客人是否需要留言或轉告。留言要準確記錄,並重復確認留言;
4、如果對方說了一些問題或事情應該及時記下來;
5、如果對方迫切想得到回覆,儘量掌握主動權,不要讓客人等幾十分鐘後打來,要內部詢問清楚後,再主動打給對方;
6、對於一些推銷電話,態度也不要過於不好,只要有禮貌的拒絕就好,因爲你的語氣也會影響到對方的心情。
通話結束後
1、在沒聽清對方的問題或需求時不要匆匆結束通話;
2、掛電話時要詢問客人還有什麼吩咐嗎,表示對客人的尊重,沒有事情就與客人道謝,結束通話前要記得說,“謝謝您的來電”、“再見”、“我會盡快與您聯繫”等;
3、等客人或領導掛電話後,再放下電話。
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