1、美國研究生套磁信不要用俚語和縮寫。例如：How r u？ 普通的網絡通訊聊天還合適，但是如果是給老師寫信的話，老師會覺得你不夠嚴肅。
2、如果可以，請在網頁上給老師寫信。
3、收件人的姓名不要寫錯！不要把老師的名字拼寫錯誤，也不要將姓和名弄混。
4、美國研究生套磁信的開頭稱呼不要寫成“親愛的教授”(Dear professor)，這樣看起來好像是你給這個院系的所有教授都發了郵件。然後老師就會想：你可能已經收到了其他老師給你的答覆，那麼我爲什麼還要給你回郵件呢？如果老師知道自己收到的是一封羣發的郵件，那麼他會覺得你很無禮。不要以爲老師是傻瓜，不知道。老師會經常跟同院系的同事交流。當老師收到一封郵件的時候，他會跟其他的老師討論，只是想知道別的'老師是否也收到了同樣的郵件。發件人同時對兩個老師說：我對您的研究特別感興趣。這絕對是謊言，因爲兩個教授的研究領域是完全不同的。
5、不要把你的簡歷放在附件裏。如果你給教授發了一個附件，那麼教授還需要打開它，閱讀它。如果教授的電腦系統跟你的不一樣，然後無法正常閱讀，那麼教授就會毫不猶豫刪除你的郵件。
6、不要表達對教授的研究很感興趣之後，然後接着說一些風馬牛不相及的研究領域，這樣很容易讓教授識破你的謊言。教授會覺得你對他的研究並不瞭解，或者並不理解。
7、美國研究生套磁信一定要寫對稱謂。有些老師在學校被稱爲教授(Professor)，有些老師被稱爲博士(Dr.)，有些被稱爲先生(Mr.)、女士(Mrs.)或者小姐(Ms.)。如果你把這些稱謂弄錯了，老師會很生氣，因爲老師會覺得你不能區分這些稱謂，或者你不關心這些事。
順便跟大家講一講博士(Dr.)的意思。Doctor是拉丁語，意思就是我們通常所說的老師(Teacher)。它是對於那些完成了博士學位，並且在高校待了8年以上的少數人的一種尊稱。
8、如果你想給一個你並不認識的老師發郵件，請一定確保你的郵件是專業性的、簡短的、具體的(重要的事情說三遍：要具體，要具體，要具體)。儘管所有的老師都很友好，很樂於幫助學生，但是老師們的時間和精力也是有限的。所以，你一定要確保你的郵件專業性強、簡明扼要並且具體。
9、最後，你要知道任何被學校錄取的學生都是經過錄取委員會對學生的材料評估審覈後選拔出來的。沒有任何一個學生是因爲給教授發郵件而被錄取的。每年學校都會收到大量優秀學生的申請，但是總是隻有少數的學生有幸被錄取。
請記住，不是每一個優秀的學生都會被錄取，所以請保持樂觀的心態。
