電話禮儀注意事項

接電話應注意的禮儀

1.接電話時掌握讓對方等候的時間

在一般人的觀念裏，爲查看東西或資料，讓對方在電話裏等5分鐘非常不應該，但通常大家覺得讓對方等1分鐘是很“應該”的。事實上，不管等多久，都會使對方感到很痛苦，因爲在等待的時間裏，對方必須把話筒放在耳邊，什麼事也不能做。所以在等待過程中，時間會被放大，1分鐘的等待時間會讓對方覺得有5分鐘那麼漫長。

一般對方會問：“大概需要多長時間?”假如你認爲要15分鐘，你就不能回答“15分鐘或10分鐘”，而應該說“大約需要30分鐘的時間。”大部分人認爲可能時間說得越短，對方會越滿意。實際上如果在約好的時間內沒有回電，反而會失禮。相反，本來預定30分鐘，卻在15分鐘內完成，對方會覺得你很高效和重視這件事。

2.傾聽電話要耐心

不管是哪一類公司，難免會接到顧客抱怨的電話，如果因爲公司的錯誤，給對方造成困擾時，就算錯誤發生在與自己無關的部門，也應該誠心誠意地道歉。而且，此時最重要的一件事，就是要耐心地聽對方的意見。因爲一般接到這種電話，都希望對方儘早掛斷，所以往往在對方說到一半時，就不知不覺地插嘴說：“關於這件事……”這種行爲是很失禮的。這種情況下，耐心傾聽能消除對方的不滿。

3.即使對方打錯電話也應親切應對

這種情形經常會發生，所以要特別注意應對的方式。最好的回答：“××公司，您好像打錯電話了。”一定要表現出很客套的樣子，以避免給對方留下不愉快的印象。一般人在電話中聽到與自己單位無關的事，會不知不覺地變成很生硬的語氣，這點必須注意。

4.隨時不忘說“讓您久等了”

如果因爲有事沒有及時接起電話，拿起電話第一句話就應該說：“對不起，讓您久等了。”在查閱資料讓對方等候時，無論時間多短，您也應該說一聲：“讓您久等了。”親切的致歉會讓對方感到溫暖和被尊重。

5.代接電話

即使是代接電話，也要禮貌、客氣、不要流露出不耐煩的態度，不應拒絕對方代找某人的請求，尤其不要對對方多要找的人口有微辭。

不要向來電者詢問與所找之人的關係。當打電話的人有求於己，希望轉達某事給某人的時候，轉達要誠實守信、不曲解內容，而且沒必要對不相干的人提及。

如果要找的人不在，要先向來電者說明，再問對方需不需要幫忙轉達。對於來電者要求轉達的具體內容，最好認真做下筆錄。在對方講完之後，還要重複一遍，以驗證自己的記錄是否準確無誤。記錄內容應包括：來電者姓名、來電要點、來電時間、是否需要回電話等。

6.注意結束

通話終止的時候，不要忘記向對方說聲“再見”。如通話因故暫時中斷後，要等待對方再打進來。如果對方的身份比自己高，還應該主動打過去。

對於接聽的電話，可以讓對方先掛電話以示尊重。

撥打電話應注意的禮儀

1.打電話時要簡短，而且聲音要柔和。我們不知道別人有多忙，或甚至認爲施壓給他爲理所當然，這是不對的。

千萬不要浪費別人的時間。打電話時，要保持柔和、輕鬆和確實，並儘可能用最短的時間表達你的目的，然後結束。如果你遵循這個原則來打電話，別人會很樂意在辦公室裏接聽你的電話。

2.打電話時，要注意周圍的嘈雜聲。例如電話的聲響、旁人的談話，或是你吃三明治所發出的聲音。吃喝的雜聲進入話筒後會擴大，這會令電話線彼端的人感覺煩躁。

3.如果你已經撥通電話，但是沒聯絡上，應重新再撥。如果你已經撥了一通電話，但是沒聯絡上，你應重新再撥，不管沒聯絡上是誰的不對。如果你撥錯了電話，不要對被你打擾的人發出不悅刺耳的聲音，“啪”地掛掉電話。你應該迅速柔和地表達歉意：“非常抱歉，我打錯電話了。請你不要見怪。”再掛掉電話。如果你表達了歉意，別人就不會心生憤恨了。

4.準時撥電話給忙人，這對他比較方便。如果你欲與某人聯絡，而直接打電話到辦公室找他，一定要問：“這時候打電話給你方便嗎?”如果時間不恰當，你可以重新約個時間再聯絡。他可能在趕時間，或是辦公室裏有客人，或是正在參與某項活動，所以沒辦法接聽你的電話二也可能你打電話給他時他在，但是因爲沒有祕書，或者他有其他約會，因而不方便接電話，所以你一定要問他：“這時候打電話給你方便嗎?”這是非常重要的事。

5.注意聽對方在說些什麼。當你接聽電話時，不要一邊看其他報紙，或是閱讀放在桌上的一篇報告，否則你會錯失重要的談話內容。對方也許已注意到你的興致不高，他也不知道該怎麼辦，這樣一來，談話時間就會拉長，比原訂長了很多。保持輕鬆，要有適當的間歇，這樣電話就會愈快結束，當然也就愈能稱心如意。其次，不要突然轉身與辦公室裏的其他人說話，因而打斷電話。當你料想必是你的電話時，你的注意力是與你交談的人最在意的問題，你應該示意祕書或同仁去接聽。同樣的，當你約了別人來辦公室商談某事，卻在這時候一直打電話，這種舉動實在無禮且沒效率。

6.打電話給外省市的人請求協助，應確定他是否該回電話。如果你打電話給外省市的某人，並請求協助，或者試圖向他推銷一個觀念，你必須確定他是否該回你的電話。當然，電話費應該由你來付，而不是他。舉例來說，如果你從紐約打電話到舊金山找某人，這個人正好不在辦公室裏，最好不要要求他回你的電話，否則你必須負擔那筆昂貴的費用。你應該問明他何時會有空，然後再打電話給他，如果留言請他務必回你的電話，要聲明由你付費(當對方請你回電話時，你可別以爲電話費很便宜)。打長途電話懇求某事，一個小型企業的老闆可付不趕這筆電話費呢!

7.對無趣的來電者要有禮貌。電話已經很普遍，你一定會經常接到推銷東西的電話，要避開這些電話很不可能。來電者也許令你不舒服，因而遭到不必要的斥責。但他們通常是年輕人，纔開始創業，斥責他們實在太殘忍，因此當有人來電推銷東西時，正確的處理方式是告訴他：“聽着，我不需要任何中介服務或股票諮詢。我的這個部門管理得不錯，不過我還是很感激你的來電。你的聲音很不錯，我們也談得很融洽，看得出來你很細心，我雖然幫不上忙，但仍祝你好運，希望你的業績卓越!”然後掛掉電話。因爲有如此的讚美，相信對方將會滿心喜悅，而不會生悶氣!

1、電話鈴一響，應儘快去接，最好不要讓鈴聲響過五遍。拿起電話應先自報家門，“您好，這裏是xx公司xx部”;詢問時應注意在適當的時候，根據對方的反應再委婉詢問。一定不能用很生硬的口氣說：“他不在”、“打錯了”、“沒這人”、“不知道”等語言。電話用語應文明、禮貌，態度應熱情、謙和、誠懇，語調應平和、音量要適中。

2、接電話時，對對方的談話可作必要的重複，重要的內容應簡明扼要的記錄下來，如時間、地點、聯繫事宜、需解決的問題等。

3、電話交談完畢時，應儘量讓對方結束對話，若確需自己來結束，應解釋、致歉。通話完畢後，應等對方放下話筒後，再輕輕地放下電話，以示尊重。

接聽電話之前

⑴、準備筆和紙：如果大家沒有準備好筆和紙，那麼當對方需要留言時，就不得不要求對方稍等一下，讓賓客在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽電話前。要準備好筆和紙。

⑵、停止一切不必要的動作：不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關的事情，對方會感到你在分心，這也是不禮貌的表現。

⑶、使用正確的姿勢：如果你姿勢不正確，不小心電話從你手中滑下來，或掉在地上，發出刺耳的聲音，也會令對方感到不滿意。

⑷、帶着微笑迅速接起電話：讓對方也能在電話中感受到你的熱情。

接聽電話時

⑴、三聲之內接起電話：這是星級酒店接聽電話的硬性要求。此外，接聽電話還要注意：

①、注意接聽電話的語調，讓對方感覺到你是非常樂意幫助他的，在你的聲音當中能聽出你是在微笑;

②、注意語調的速度;

③、注意接聽電話的措辭，絕對不能用任何不禮貌的語言方式來使對方感到不受歡迎;

④、注意雙方接聽電話的環境;

⑤、注意當電話線路發生故障時，必須向對方確認原因;

⑥、注意打電話雙方的態度。

⑦、當聽到對方的談話很長時，也必須有所反映，如使用“是的、好的”等來表示你在聽。

⑵、主動問候，報部門介紹自己;

⑶、如果想知道對方是誰，不要唐突的問“你是誰”，可以說“請問您哪位”或者可以禮貌的問，“對不起，可以知道應如何稱呼您嗎?”;

⑷、須擱置電話時或讓賓客等待時;應給予說明，並至歉。每過20秒留意一下對方，向對方瞭解是否願意等下去。

⑸、轉接電話要迅速：每一位員工都必須學會自行解決電話問題，如果自己解決不了再轉接正確的分機上，並要讓對方知道電話是轉給誰的。

⑹、對方需要幫助，大家要盡力而爲：作爲酒店的員工應盡力去幫助賓客，對於每一個電話都能做到以下事情①、問候 ②、道歉 ③、留言 ④、轉告 ⑤、馬上幫忙 ⑥、轉接電話⑦、直接回答(解決問題) ⑧、回電話

⑺、感謝對方來電，並禮貌地結束電話：在電話結束時，應用積極的態度，同時要使用對方的名字來感謝對方。

⑻、要經常稱呼對方的名字，這樣表示對對方尊重。

致：即給誰的留言

發自：誰想要留言

日期：最好也包括具體時間

記錄者簽名：有助於尋找線索，或弄清不明白的地方

1、如果接到的電話是找你的上級時，不要直接回答在還是不在，要詢問清楚對方的'姓名和大概意圖，然後說幫您找一下。將所瞭解的情況告訴你的上級，由他判斷是否接電話。

2、打電話時，列出要點，避免浪費時間。

3、在打電話之前，要準備好筆和紙，不要吃東西、喝水或抽菸，要保持正確的姿勢。

4、如果你找的人不在，可以問一下對方什麼時間可以再打電話或請其回電話，同時，要將自己的電話號碼和回電時間告訴對方。

5、在給其他部門打電話時，要先報部門和姓名，這樣可以避免對方因爲詢問你的情況而浪費時間。

6、通話完畢時應道“再見”，然後輕輕放下電話。

7、選擇適當的時間。一般的公務電話最好避開臨近下班的時間，因爲這時打電話，對方往往急於下班，很可能得不到滿意的答覆。禮儀講師譚小芳認爲，公務電話應儘量打到對方單位，若確有必要往對方家裏打時，應注意避開吃飯或睡覺時間。

公司前臺接待禮儀

公司前臺是一個單位的臉面和名片，所以前臺工作人員必須掌握公司前臺接待禮儀，這對於塑造單位形象有着非常重要的作用。公司前臺接待禮儀包括儀容規範、電話接待禮儀和來訪者接待禮儀。

一、公司前臺儀容規範

面帶笑容，保持開朗心態，有利於營造和諧、融洽的工作氣氛;保持身體清潔衛生，這不僅是健康的需要，更是文明的表現，有利於與人交往;頭髮梳理整齊、面部保持清潔;男員工不留長髮，女員工不化濃妝;保持脣部潤澤，口氣清新，以適合近距離交談;手部乾淨，指甲修剪整齊，男員工不留長指甲，女員工不塗抹鮮豔指甲油;宜使用清新、淡雅的香水。

二、電話接待禮儀

前臺接起電話的聲音要不急不慢，並終保持輕鬆、愉悅的聲調，不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。接電話中，要勤說“請問”、“對不起”、“請稍等”之類的謙詞。

在電話鈴響的第二、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要說“您好，×××(公司名稱，如果公司名稱較長，應用簡稱)”，忌以“喂”開頭。如果因故遲接，要向來電者說“對不起，讓您久等了”。對知道分機號碼或者轉向具體人姓名的電話，可以禮貌地說“請稍等”，並馬上轉接過去。

如果要求轉接領導電話、對方又知道領導姓名，不知道分機號的話，就要禮貌地詢問，對方是誰、哪個單位的。如果是如廣告、變相廣告之類的電話，應該用禮貌的藉口擋駕，或者轉到相關部門處理。

讓客戶先收線。不管是製造行業，還是服務行業，在打電話和接電話過程中都應該牢記讓客戶先收線。因爲一旦先掛上電話，對方一定會聽到“喀嗒”的聲音，這會讓客戶感到很不舒服。因此，在電話即將結束時，應該禮貌地請客戶先收線，這時整個電話纔算圓滿結束。

鑑於前臺每天要接很多電話，爲防止嗓子出現意外，要隨時準備水，以滋潤嗓子，隨時保持良好的聲音效果。

三、來訪者接待禮儀

前臺在崗位上一般是坐着的。但遇到有訪客來時，應立即起身，面朝向來訪者點頭、微笑致意：“您好，請問您找一位?”、“有預約嗎”。知道找誰，並確認是預約之後，請來訪者稍等，立即幫其聯繫。如果要找的人正在忙，可以請其稍等，用規範的儀態引領來訪者入座倒水。如果等了很長時間，訪客要找的人還在忙，要關照一下來訪者並說向其說明，不要扔在那裏不管。

如果來訪者要找的沒有出來接，讓其自己過去，前臺應該用規範的手勢指引如何去，或者帶來訪者去。如果來訪者要找的人的辦公室門即使是開着的，也要先敲門，獲得許可後再請來訪者進入，爲來訪者倒好茶後，前臺就要返回崗位。當然，如果前臺只有一位的話，直接指引來訪者就行了。

如果來訪者知道找誰，但沒有預約，前臺要打電話問問，告訴相關同事或領導助理/祕書，×××單位的×××來訪，不知道是不是方便接待。出於對來訪者的禮貌和方便拒絕時的得體處理，即使是要找的同事或者領導親自接，都可以當作是其他人接的電話，再詢問。這樣在來訪者聽來，即使電話那頭沒有答應接待，也不是他要找的人直接拒絕的，爲一下步的處理留下了餘地。

四、接待注意事項

1、願意提供服務的友好態度

客人來訪對公司來說都很重要，接待必須要有友好熱情和願意提供服務的態度。

如果你正在打字應立即停止，即使是在打電話也要對來客微笑點頭示意，但不需要馬上起來迎接，也不必與來客握手。

招呼客人時，應點頭致意並面帶笑容。接待老客戶更要加倍地親切。

客人離去時，要鄭重道別。即使你再忙，也別忘了最後的道別，稱呼對方的名字將造成好的印象，所以記住來訪者的臉型與姓名是很重要的。

2、接待“不速之客”是教養的試金石

有客人未預約來訪時，不要直接回答他要找的人在或不在。而要告訴對方：“我去看看他是否在。” 同時婉轉詢問對方來意：“請問您找他有什麼事?”如果對方沒有通報姓名則必須問明，儘量從客人的回答中，充分判斷能否讓他與自己的同事見面。

陌生客人光臨時，務必問清其姓名及公司或單位名稱。通常可問：請問貴姓?請問您是哪家公司?

未經上司同意，不要輕易引見來客。即使是事先有預約的來客光臨，也要先通報上司(用電話聯繫或親自前去報告)，等候指示。倘若沒有預約，即使是你認爲上司肯定會接見的客人，也不可擅自引見。

3、鄭重接過對方的名片

接名片時必須用雙手以示尊重，接過來後不可不屑一顧，隨手亂放，也不可拿在手中摺疊玩弄。

接名片時要確認一下名片上所列對方姓名、公司名稱等。如見到不易拼讀的姓，不要隨便亂念，必須詢問對方。

4、判斷來客的身份和種類

要事先了解上司是願意隨時接待任何來客，還是喜歡視情況而定，一般可以將來客分爲幾個種類：

(1)客戶。

(2)工作上的夥伴，搭檔。

(3)家屬，親戚。

(4)私人朋友。

(5)其他。

在沒有預約的情況下，通常可按照以上順序來決定何者爲先。

如果來客非常重要，就不要私自擋駕。

5、謝絕會晤要說明理由並表示歉意

如上司不在或一時聯絡不上， 應該向重要來客說明原因，表示將主動聯絡或協助安排另一約會時間。如果對方表示同意，應向對方探詢其通訊地址以及聯絡時間。

不要在沒取得上司的同意以前就確認你另定的約會時間，最好告訴來客：“我能否給您回電話再確認約會時間?”

但如果是前來無理取鬧，脅迫上司的來客，則應斷然擋駕。

6、讓來客等候要注意照料

如果你手頭一時放不下，或上司一時無法接待來客，你必須主動招呼客人，以免使其感覺受到冷落。如果客人要提前來訪，請其等候合情合理。

請對方在適當的地方坐下，接待室平常要準備些報刊雜誌，最好備有介紹本公司的機構、歷史、宗旨和服務範圍等資料的宣傳品，供來訪客人閱讀。

客人就坐的位置應與你的座位保持一段距離，這樣，在你離座時，使對方不會看到你辦公桌上的文件。

7、引導帶路應靠邊走在客人前方1-2步遠的位置

帶路引導時要留意客人的步速。可說：“請往這邊走。”走到拐彎處時要暫停，以手指示方向，並向客人說：“請這邊走。”在乘坐電梯時要讓客人先上先下。按下電鈕後示意客人先進先出：“請上電梯。”“請下電梯。”

開門關門時留意手不要交叉或揹着手開門。手把在右側的們用左手開，在左側的用右手開，這樣姿勢會更優美。若是向內開的門，則應你先進，用手按住門，等客人進來後再鬆開門。鬆開門之前應說：“請進。”

8、代爲介紹初次與上司見面的客人

一般應該先把來客介紹給上司，但有時如果來客的身份較高，則最好先向來客介紹上司。

引見後除非上司要你留下，否則做介紹之後即要退出上司的辦公室。

上司正在會客時，若有事聯絡或請示，須用遞紙條的方式。可將事項寫在便條上，進入辦公室後，先向客人道歉：“對不起，打擾了。”

9、招待飲料

以茶待客是中國的傳統，但也有些客人或來去匆匆或一再申明不要茶水，所以不是所有的客人都要用飲料招待。

“茶滿欺客”，茶水、飲料均要八成滿，遞送飲料要用雙手，遞送時微笑告知“您的茶(咖啡、飲料等)”

許多人不愛喝某種飲料，或對飲料的配兌有某種習慣愛好，所以準備飲料時，要禮貌地先問客人要喝什麼。諸如：“您喝咖啡還是喝茶?”“您喜歡咖啡如何泡法?”

10、製作來訪登記卡

在每天上班時要查看當天約見的來訪者名單。必要時應事先將約見的有關資料準備好，製成寫有姓名、職位、公司、訪問日期、求見人等等的卡片。

公司前臺接聽電話禮儀

前臺接聽電話禮儀需注意，接聽電話中反映出來的一切隱含意、個人素質、企業形象都能反映出來。接聽電話時的精神狀態也能通過聲音一覽無餘地轉遞出去，禮貌、積極、熱情周到的接聽能夠感染對方，不僅能夠收到好的效果，還能把企業的嚴謹幹練良好形象傳輸給客戶，無疑是對企業文化的無聲宣釋。

一些前臺人員接電話的時候，第一句就是;喂，喂;或是;你找誰呀;。一張嘴就是毫不客氣地查戶口式的一個勁兒地問對方找誰?有什麼事?對於客戶來說這樣很容易產生反感，並對公司產生不好的印象。

前臺接電話禮儀-表情" 前臺接聽電話原則

一、接聽來電：注意禮貌用語：

電話鈴響三聲內，需接起電話。

態度熱情，反應積極。聲調要顯得熱情愉快。

說話時注意口齒清晰、親切、熱忱、尊重。

重要事項要做好記錄：來電話者姓名、電話號碼和要義。

二、撥打電話：簡潔、明瞭、禮貌

吐字清晰，語速適中，,語氣親切、自然;

問候你好，自報單位、職務、姓名，感謝代接代轉之人;

用語文明、自信等。

重要的客戶訪問要提前做好準備。

前臺接聽電話技巧

前臺接聽電話基本的要求是：確定對方的電話號碼及接話人的姓名。在可能的情況下，選擇適當的通話時間，這樣可以提高通話效果。通話前準備筆和紙。做好備忘錄。備忘錄應簡單明瞭，記錄主要內容，如：姓名、時間、地點、內容、原因、處理結果。另外接聽電話不同情況採用的電話技巧包括以下內容：

電話服務的基作應對：

電話鈴響了，立即去接聽。如果電話超過4次鈴響以後才接起來，一定要說一聲致歉的話：;對不起，久等了。;要使用適當的問候語。說話聲音要清晰、溫和、語調適中。

如果正在處理緊急事情，聽到電話鈴響也應立即接起，然後要先致歉，向對方解釋：;對不起，請稍候片刻;，或者徵求其意見可否另外時間打來，或打另外一個電話。如：;實在對不起，請您再撥一次***好嗎?;如果暫時擱置電話，回頭再接聽時要說：;對不起，讓您久等了。;或;很抱歉，浪費您的時間了;。

如果電話講到中途斷線，一般來講，接聽電話的一方，應把電話放下，並等候對方再撥電話來，而打電話的一方要再撥一次，在再次接通電話後，應加上一句;剛纔中途斷線，真是抱歉。;

指定接聽的人重要事情處理中：

確定是否情況緊急。

無法立即出面接聽時要向對方致歉。

告知對方，當事人何時方便接聽。

電話聯絡事項應儘量做成筆記。

指定接聽的人無法出面時：

當事人不在時，請問對方可否留話代爲轉達。

當事有不在卻遇急事時，留下對方電話號碼，請當事人主動回電聯絡。

當事人忙碌時告知對方事後予以回電聯絡。

當事人出差或病假時，告知該人回店或銷假日期。

受託傳話之時：

善用傳話單或便條紙。

便條紙上記錄對方的姓名、來電事項、時間日期。

複誦事項內容以免錯誤。

告知自己的姓名以示負責。

傳話便條要確實交給指定的當事人。

談話結束時：

親切道別。

等對方掛斷之後再放下話筒。

輕輕放下話筒。

做好記錄總結歸納。

前臺人員，是客戶瞭解公司最初的窗口，其言行舉止與綜合素質，將是公司形象直觀的寫照。前臺接聽電話禮儀看似微不足道，實則十分重要。

　　接聽電話前的準備

準備記錄工具：如果大家沒有準備好記錄工具，那麼當對方需要留言時，就不得不要求對方稍等一下，讓賓客在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽電話前，要準備好記錄工具，例如筆和紙、手機、電腦等。

停止一切不必要的動作：不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關的事情，對方會感到你在分心，這也是不禮貌的表現。

使用正確的姿勢：如果你姿勢不正確，不小心電話從你手中滑下來，或掉在地上，發出刺耳的聲音，也會令對方感到不滿意。帶着微笑迅速接起電話：讓對方也能在電話中感受到你的熱情。

　　接聽電話的注意事項

1、三聲之內接起電話：這是星級酒店接聽電話的硬性要求。此外，接聽電話還要注意：

2、注意接聽電話的語調，讓對方感覺到你是非常樂意幫助他的，在你的聲音當中能聽出你是在微笑;

3、注意語調的速度;

4、注意接聽電話的措辭，絕對不能用任何不禮貌的語言方式來使對方感到不受歡迎;

5、注意雙方接聽電話的環境;

6、注意當電話線路發生故障時，必須向對方確認原因;

7、注意打電話雙方的態度。

8、當聽到對方的談話很長時，也必須有所反映，如使用“是的、好的”等來表示你在聽。

9、主動問候，報部門介紹自己;

10、如果想知道對方是誰，不要唐突的問“你是誰”，可以說“請問您哪位”或者可以禮貌的問，“對不起，可以知道應如何稱呼您嗎?”;

須擱置電話時或讓賓客等待時;應給予說明，並致歉。每過20秒留意一下對方，向對方瞭解是否願意等下去。

11、感謝對方來電，並禮貌地結束電話：在電話結束時，應用積極的態度，同時要使用對方的名字來感謝對方。

12、要經常稱呼對方的名字，這樣表示對對方尊重。

13、當手機出現未接電話時要及時回覆短信或者電話，詢問是否有要事等

14、若非有要緊事，晚上十點後儘可能不要給任何人打電話，以免打攪別人休息

　　打電話的時間

在打電話時，假如尊重對方，禮貌熱情，會給對方良好的印象。通話應選擇恰當的時間，無緊急情況，一般，白天應在8點以後(假日在9點以後)，夜間則在21點以前，以免打攪他人休息。有午睡的季節，不應在中午打電話。一般通話時間以3～5分鐘爲宜，儘量提高通話效率，減少佔用時間。

使用電話應做好充分的預備。通話以前，應對談話內容與目的做到胸有成竹、有的放矢，避免詞不達意、結結巴巴的通話;電話機旁應備有記事簿，以免需要記錄時忙亂而耽擱對方的時間。

向外打電話時，應記準電話號碼，以免打錯。假如撥錯號碼，應禮貌地向對方道歉，不可隨手掛機。撥通後，首先應說“你好!”然後迅速通報自己的單位，必要時還應報上自己的姓名;再告訴接電話的人你要找的是誰：“請麻煩您找一下××先生聽電話，謝謝。”如對方答應找人後，應手持聽筒靜候，不要在此時離開或做其它的事。對方告訴你要找的人不在時，切不可當即掛斷，而應當說“謝謝，打攪了!”或請對方幫助傳達：“假如可以的話，能不能麻煩您轉他……”等。若對方答應你的請求，應表示感謝;假如要找的人接電話，應先致以簡短的禮貌的問候，而後進入正式談話。

　　電話溝通技巧

上班時間打來的電話幾乎都與工作有關，公司的每個電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，切忌

粗率答覆：「他不在」即將電話掛斷。接電話時也要儘可能問清事由，避免誤事。

對方查詢本部門其它單位電話號碼時，應迅即查告，不能說不知道。

我們首先應確認對方身份、瞭解對方來電的目的，如自己無法處理，也應認真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。

對對方提出的問題應耐心傾聽;表示意見時，應讓他能適度地暢所欲言，除非不得已，否則不要插嘴。期間可以通過提問來探究對方的需求與問題。注重傾聽與理解、抱有同理心、建立親和力是有效電話溝通的關鍵。

接到責難或批評性的電話時，應委婉解說，並向其表示歉意或謝意，不可與發話人爭辯。

電話交談事項，應注意正確性，將事項完整地交待清楚，以增加對方認同，不可敷衍了事。

如遇需要查尋數據或另行聯繫之查催案件，應先估計可能耗用時間之長短，若查閱或查催時間較長，最好不讓對方久候，應改用另行回話之方式，並儘早回話。以電話索取書表時，應即錄案把握時效，儘快地寄達。