一、會議準備
（一）會議室地點
（二）背板製作：名稱、規格、顏色
（三）外部條幅：形式、數量
（四）主席臺設置：按領導參會名單安排
（五）會議臺桌牌：桌牌形式、規格、人名
（六）會議臺擺桌：人數：麥克數量、鮮花
（七）會議室座次安排：印製全體參會人員座位圖，確保對號入座，並裝入文件袋。
（八）會議室用水
（九）禮儀人員（如發獎等）數量、任務
（十）貴賓席
（十一）會議報告用多媒體：是否使用
（十二）到會領導接送：通知時間地點、安排用車
（十三）負責人
二、活動日程
（一）早餐時間
（二）上午會議時間、內容、主講人、主持人
（三）中餐時間
（四）下午會議時間、內容、主講人、主持人
（五）晚餐時間
（六）餐後活動安排
（七）休息時間
（八）返程票定購、發放
（九）各環節用車及具體安排
（十）參觀活動的分組及活動時間、內容
（十一）離會時間
（十二）周邊環境：交通介紹，賓館位置及聯繫電話
三、材料準備
（一）材料準備：收集、印刷、分裝
（二）主要文件
（三）參閱文件
（四）領導講話、致辭
（五）活動安排
（六）證件：參會人員佩帶《代表證》，工作人員佩帶《工作證》，記者佩帶《記者證》，並裝入文件袋
（七）領導、新聞媒體材料（完整性）
（八）零星材料處理方式
（九）負責人
四、專家安排
（一）專家（專家人數、隨行人員及安排）
（二）迎接
（三）住宿
（四）報告順序（多名時）
（五）支付講課費、交通費
（六）交通安排（包括機票訂購）
（七）活動安排（非報告期間）
（八）小會交流安排
（九）專家就餐安排
（十）送行
五、 代表安排
（一）會議規模
（二）會議通知（起草、打印、簽字、蓋章、郵寄等）
（三）通知要素：時間、地點、內容、人員、要求、路線、回執
（四）報到：報到程序提示牌、提交相關材料、領取資料、餐卷、活動及相關物品、填寫通訊錄等
（五）紀念品發放
（六）住宿安排
（七）返程事宜
（八）臨時通知用品
（九）交通安排
六、 活動安排
（一）音響準備：專業人員提前對會場音響效果、燈光進行全面測試，確保燈光、音響、投影儀設備正常。
（二）提出會議紀律要求
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