大凡舉辦會議，都必須做好會議記錄和會議紀要，以資備查和對照貫徹落實。根據筆者多年的文字工作實踐，要把會議紀要整理得相對得體，合乎規範，就必須在記錄整理時注意把握好以下幾個問題。
一、做好事前準備。通常情況下，舉辦或召開一次會議，都會涉及到會議的組織籌備事宜，包括會議主題的確定、議題的收集、議程的安排及相關背景材料的準備等等。無論是何種情況，主筆者都要儘可能地在事前多瞭解掌握相關的情況，根據會議確定的議題，備齊有關背景資料，掌握會議將要研究的主要問題，以便記錄整理時心中有數、查找方便。
二、忠於會議原意。不管是會議記錄還是會議紀要，首先應必須忠實地記下會議的整個原貌，包括時間、地點、參加對象、會議議題和議程、與會者的講話內容要點、會議總結或議定的事項等等；尤其是要認真領會並忠實記錄好主要領導的講話原意，不可隨意偏廢。對於每一個參加會議人員的姓名職務，都要認真落實清楚，原本標記。有時候參加會議的對象較多、內容較廣、議程也較分散，記錄時就要注意分門別類地按所定議題予以記錄清楚。對一些不明事項，則應在會後即行予以覈實，以免產生貽誤或遺漏。
三、把握會議要點。要掌握會議的要點，關鍵在於能抓住與會人員達成的共識和議定的事項，要特別注意圍繞主題，從與會者的發言中提煉出會議的觀點、主張和結論。具體要做到“四善於”：一是善於區分出討論性意見和表態性、結論性意見的差別。二是善於抓住主管領導、重點部門或某些權威人士發言的實質。三是善於領會把握會議主持人的總結性發言。四是善於整合大多數與會者形成共識的意見。
四、確定紀要形式。整理會議紀要絕不是把會議記錄簡單地再抄一遍，而是對會議記錄進行綜合歸納的再加工、細化和提煉的過程，必須集中精力，趁熱打鐵，精雕細刻。既不能把會議涉及的全部情況都事無鉅細地全寫上，又不能斷章取義或以偏概全，只寫某個人的意見，必須圍繞會議宗旨及主要成果來整理、加工、概括。根據會議紀要的特點，其正文的寫法通常有四種，即綜述式、分類式、條款式和摘編式。具體視會議內容而定。如果會議只有一項議題（如專題性會議），則可採用“綜述式”，即把會議研究討論的主要問題、與會人員的統一認識和看法、會議決定的事項等綜合在一起，用概述式的方法進行闡述和說明。如果會議規模較大或議題在兩個或以上（如常務會、辦公會等），通常用“分類式”或“條款式”。分類式即把會議的主要內容依其內在聯繫歸納成幾個方面，然後逐層逐段地將會議涉及的.問題分別予以闡述明白，可以分條撰寫或加小標題。如果涉及的事項比較多且相對具體，則小標題下還可以把決定的事項分列成若干條，並逐條說明。至於一般的座談會、學術研討會等會議，整理紀要時則多使用“摘編式”，即將與會者在會上的重要性發言，以摘編摘錄的形式在會議紀要上體現出來。當然以上所述只是“大略”，具體應視會議內容的多寡和實際情況而定。
五、加工處理文字。在詳盡做好會議紀錄的基礎上，一般可採取以下文字加工處理辦法。一是歸納。歸納，包括兩個方面的工作，一個是根據講話內容劃分不同的部分，讓讀者看後能夠明確會議紀要的主旨和內容。再一個工作，就是無論哪一種“即席發揮”，整理時都要將前後交叉、“枝節”重複的內容進行分類合併，讓其各歸其主（即劃歸到各小標題下）、各表其意，使紀要提綱契領、簡明扼要。二是綜合。口頭語言與書面語言的最大差別在於前者表達靈活隨意而直白，後者必須嚴謹規範、縝密準確、邏輯分明。因此整理時必須在對記錄稿的大幅度“修改”上下功夫。三是補刪。會議紀要的補刪工作既很重要，也很經常，同時必須堅持原則。從“補”這方面來講，一是補缺，二是延伸。補缺，就是對應講未講、有必要補充的問題，整理時要予以補上去，也可以說是一種“補充回憶”；延伸，就是對講得不夠透徹、容易使人產生誤解的問題，整理時要順着講話者的原意作適當補充和深化，使之更爲合理、充實和完善。從“刪”的方面來講，除了注意刪除前後重複的內容和與議定主題關係不大的內容外，更重要的是注意刪除那些政治敏感性比較高、不宜大範圍知曉的內容，也可以說是刪去那些多餘的話和不可操作性的內容。
六、用好規範語言。會議紀要十分講究表述層次，先寫什麼，後寫什麼要非常明確，語言要十分規範，要少用修飾詞，不講含糊不清、模棱兩可的話。要站在會議的高度，綜合全局的意見，而不能突出個人的意志。通常這種層次是用一些約定俗成的專用語言來表達的，如常用的規範語言有“會議聽取了”“會議認爲”“會議指出”“會議要求”“會議強調”“會議議定”等。此外，由於會議紀要屬於法定公文範疇，所以整理成文後還涉及到會審、簽發、分送等等問題。它與其它法定公文的顯著區別在於：一是文末不落款，二是不署日期，三是不鈐印。同時使用統一規定的版式，不能以“紅頭文件”代替。這些，都是需要在實際工作中加以注意的。
