會計檔案具體應該如何處理

會計檔案是記錄和反映企事業單位經濟業務發生情況的重要史料和證據，整理好的會計檔案要怎麼處理？下面是小編爲你整理的會計檔案的具體處理方法，希望對你有幫助。

你們是否也想了解不同公司的財務部門都是怎麼管理資料?財務部門負責保管的資料，主要包括採購合同、銷售合同、會計檔案、憑證、發票等。資料的存儲方式包括電子、紙質兩種。資料的內容不同，存儲方式不同，管理流程肯定也各不相同。

小公司，銷售財務一式兩份

公司的財務部門，不同的文檔和資料都交給相應崗位的財務人員。例如，合同原件附在憑證後面，電子檔合同由銷售文員、財務人員各一份，分別保管，原件沒有額外保留。

規範些的公司，會有專人管理合同、檔案資料

財務保留一份紙質的合同原件，重要內容掃描關鍵頁單獨存檔，其他的都掃描存檔，建立目錄，便於查找;財務、業務各留一份原件;由一個人專門負責電子、紙質檔案的歸檔、整理工作。平時由其他人整理好的資料給他存檔。

例如：年度打印好的賬薄。各崗位負責自己崗位檔案，包括紙質和電子資料，年度或定期整理好，上交檔案管理人員。質保金賬務單獨掛賬管理。作爲債權方應該有相應的`臺帳進行跟蹤，或者系統跟蹤。人少可以讓一個人兼管，管理標準可以降低。

重要合同必須存檔，一般的直接附在憑證後面。檔案需要規範管理，檔案管理如果比較差，很多經營活動沒辦法查清楚，沒有資料支撐。財務資料要經常備份，避免因爲一些不可抗力，造成財務資料缺失。曾經有個案例，公司財務軟件是單機版，服務器壞了，數據沒有備份，結果好多年的憑證從頭再輸一遍，浪費了很多時間。檔案用U盤或者刻錄光盤存檔一份，其他的電腦也存檔一份。

事務所常見的管理資料的方法，是採用激勵與獎懲政策

某會計所，合同也作爲底稿的一部分，歸檔了。專門的法務出的套用模板，申請也是在單位的OA上申請。OA提交(信息輸入)—>辦公室處理—>拿合同—>蓋章—>歸檔。由於在報告審覈，也是通過OA，信息都會備存電子檔案，檔案由專人負責。由質監部簽字後，交檔案室複覈簽字，歸檔。不歸檔，不給提成，所以相關人員都很積極。大家一致認爲，國企或者上市公司，憑證的歸檔和裝訂都很到位。

專門的人管專門的事，其實放在哪個部門是次要的，只需明確一個部門管理此事，重要的是管理流程。

公司做的就比較規範或者說成熟

合同統一存檔於行政部。行政部門把這些合同掃描件電子化，給相關人員開通查閱權限。公司有檔案管理制度，制度裏要求資料統一歸口部門是行政，分紙質和電子兩種方式，檔案有公司證件資質、法律文件、對外信函、會議紀要、協議合同、規章制度等，都是分類別的，並建立臺賬，做好目錄和索引。

資料移交、資料借閱，都有相應的時間限制。資料借閱需要OA，資料外借比普通借閱要加兩個審覈人。索引就是檔案編號，年份-公司名稱-部門名稱-小類-編號。可以全員查閱的檔案，放在OA公共資料庫裏。借閱OA審批流程一般是：申請人—>部門負責人—>行政—>通知檔案管理員。

大型企業管理比較規範的，那麼小企業?有沒有什麼好辦法?

小企業的資料一式兩份，涉及到財務的資料原件財務留存。同時複印一份給相關部門，憑證附件也是用合同複印件。掃描電子檔，按日期月份歸檔。查閱原件或者外帶需要手續。網上找個合同管理軟件就可以用。小企業好在資料也少，所以理順一下就好了。

原件及電子檔統一管理、電子資料多備份、建立臺賬、完善借閱制度、專人管理等等這一系列成爲了資料管理必不可少的必要流程和關鍵步驟。

原來的《會計檔案管理辦法》(財會字(1998)第32號，1998年8月21日財政部、國家檔案局發佈)

第十三條 單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理註銷登記手續之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管。法律、行政法規另有規定的，從其規定。

新的《會計檔案管理辦法》(2015年財政部、國家檔案局令第79號)

第二十條 單位因撤銷、解散、破產或其他原因而終止的,在終止或辦理註銷登記手續之前形成的會計檔案,按照國家檔案管理的有關規定處置。

第二十一條 單位分立後原單位存續的,其會計檔案應當由分立後的存續方統一保管,其他方可以查閱、複製與其業務相關的會計檔案。

單位分立後原單位解散的,其會計檔案應當經各方協商後由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規定處置,各方可以查閱、複製與其業務相關的會計檔案。

單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證,應當單獨抽出由業務相關方保存,並按照規定辦理交接手續。

單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案,應當由原單位保管,承接業務單位可以查閱、複製與其業務相關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證,應當單獨抽出由承接業務單位保存,並按照規定辦理交接手續。

第二十二條 單位合併後原各單位解散或者一方存續其他方解散的,原各單位的會計檔案應當由合併後的單位統一保管。單位合併後原各單位仍存續的,其會計檔案仍應當由原各單位保管。

給會計檔案分類及編碼。(1)會計檔案一般分爲：會計憑證、會計帳簿、財務報告、其它。(2)會計檔案編碼示例：①會計憑證 J1

②會計帳簿 J2③財務報告 J3④其它 J4

給會計檔案分年度。分類後按年度分檔案。

確定會計檔案保管期限。根據會計檔案管理的專業要求，確定會計檔案的保管期限。如附圖。①會計憑證 J1②會計帳簿 J2③財務報告 J3④其它 J4

排列會計檔案案卷。在一個類別的會計檔案內，按年度、保管期限將檔案順序排列。

填寫會計檔案內容。(1)全宗號：檔案館指定的歸檔單位編號。這個看情況，許多單位不需要這個。(2)目錄號：目錄的編號。(3)案卷號：案卷的順序號，案卷內唯一，不能重複。

製作會計檔案目錄。

目錄應包含：序號、類別、檔案標題、起止時間、保管期限、卷內頁數、備註。

打印會計檔案目錄。

將目錄打印出來，一式三份。

會計檔案歸檔。

檔案整理完畢，裝入檔案盒，填寫檔案盒封面和背脊。填寫《會計檔案移交清冊》，移交單位檔案管理部門管理。