就會計電算化的特點說下會計電算化的6個應用技巧
首先重申一下會計電算化的特點：具有運算速度快、存儲容量大、高度數據共享、檢索查詢速度快捷、製作報表容易等特點。它的使用,可以節約大量人力、物力和時間。
一、建帳中的技巧
(一)代碼設置
會計軟件中大量應用代碼,如會計科目代碼。代碼系統的好壞,將直接影響整個系統的質量、實用性和生命力。在代碼設計與優化的過程中,一般應該遵循以下幾項原則:
1.惟一確定性:每一個代碼都惟一地表示一個實體。
2.可擴充性:代碼結構應能適應系統的發展和變化,當實體的集合不斷增加擴大時,應可直接利用原代碼加以擴充,而不需要重新設計代碼系統。
3.易識別性:代碼既要便於人們在使用時容易識別和記憶,又要便於計算機對其進行識別和處理。儘量避免一些易混淆的符號,如字母O、I、Z、S、V與0、1、2、5、U等混用。
4.簡短性:在不影響代碼系統的容量和可擴充性的情況下,代碼長度越短越好。因爲隨着碼長的增加,出錯率也隨之增加,同時也增加了收集、存儲和輸出信息的負荷。
5.標準性:代碼設計一定要儘可能的標準化,一級總帳科目的代碼通常已在會計制度中規定,需要用戶自行確定代碼長度的是二級以下明細科目。它的長度確定,首先要逐個分析總帳科目下明細科目數,如“現金”可不設明細科目,“銀行存款”通常以開戶帳號爲明細科目,科目數一般不會上百個,“短期投資”、“待攤費用”等下設明細科目也不會超過百個,兩位的代碼長度能容納99個科目,應能滿足需要,但“應收帳款”、“應付帳款”等通常以客戶名和供應商名稱設置明細科目,明細科目的數量不確定性較大,如果用戶的客戶和供應商較多接近或超過100個,兩位代碼就不能滿足要求,二級科目的代碼長度就應設定爲三位。先按客戶所屬地區分類,設置二級明細科目,然後再按客戶名設置三級明細科目。也就是採用順序碼,即有連續的數字所組成。例如:
代碼對象:北京 上海 天津 遼寧 黑龍江
代碼:0102030405
更理想的解決方案是應用往來客戶輔助覈算,因爲它的項目代碼與會計科目的代碼完全獨立,自成體系,與科目代碼的位數無關,非常便於擴充。
(二)明細分類合理
某些軟件在多欄明細帳中設置每頁爲6個明細類科目,打印時一頁最多隻能打印6個明細。如果設置了7個明細類,例如:在編錄經費這個科目中設置:差旅費、業務招待、市內車費、郵費、資料費、電話費、其它費用這7個明細,在打印時,將前6個在一頁打印,而“其它費用”又單獨打印一頁。即浪費紙張、又浪費打印時間。可以將平日裏發生費用不是很多的郵費與資料費放在一起,這就方便多了。
二、憑證輸入中的技巧來源：
(一)摘要輸入
憑證摘要多爲中文,輸入中會有許多常用會計詞彙,可將常用詞彙預先存儲起來,並配以自定義的代碼,輸入憑證時調用自定義詞彙,可提高輸入速度。
(二)科目代碼輸入
輸入記帳憑證時只需輸入科目代碼,操作較簡單。但要求用戶輸入確定的科目代碼,而用戶對會計科目較熟悉,對科目碼卻不一定能記得準確,如果用戶輸入了未經定義的科目代碼,軟件系統將提示科目不在,需重新輸入,如果用戶輸入的科目代碼並非所需,則需人工逐頁查找很費事。事實上,許多會計軟件的科目代碼表都能模糊快速定位,輸入此類科目時,只輸入到其上級科目的代碼,則所要查找的明細科目應就在附近,省去多餘的翻頁查找操作。再有一點,在具體應用中根據本單位的實際情況,運用自己的頭腦,讓計算機更好的爲自己服務,而且操作人員又能便於記憶。例如企業都有管理費用,則設置“52101—差旅費”,而設置營業費用時,就用“50301—差旅費”、設置編錄經費時,用“40501—差旅費”,即用01表示差旅費。久而久之,一些代碼就牢記在心了,節省許多時間。
(三)金額輸入
按照會計制度的有關規定,記帳憑證可以一借多貸,或多借一貸,在輸入完多借或多借的分錄後,輸入一貸或一借分錄的金額時可參照合計欄中的金額輸入,省去人工計算合計的'麻煩。
(四)編制會計分錄中的技巧
1.會計分錄儘可能細。記帳憑證是帳務處理的原始資料,所有帳簿都是根據記帳憑證的分錄來登記的,分錄越詳細,帳簿也越詳細。以便爲日後查帳方便、快捷。
2.衝減收入或費用以負數反映。在輸入收入和費用類科目的記帳憑證時,如果發生額的方向與該類科目餘額方向相反,如衝減收入或費用,應將金額以負數方式輸入到與該類科目的餘額相同的方向。例如:“財務費用”,發生費用時
借 財務費用
貸 銀行存款
當有利息入帳時,則仍是這樣做分錄,只是數字用負數。而不能象手工那樣
借 銀行存款
貸 財務費用
這樣做的目的是爲編制報表公式簡捷,有些報表需要取某一會計期間某些科目的發生額,如損益表,損益類科目期末結轉後沒有餘額,必須用科目的發生額填報。如果衝減費用金額記入貸方,報表所需的期間借方發生額就不正確,還應扣除衝減的費用,如取借貸方發生額的差,由於貸方發生額中包括期末結轉金額,差爲0,由計算機識別自動彙總衝減的費用比較困難,不如在編制會計分錄時以紅字或負數反映衝減的費用和收入。
(五)要注意充分利用自動轉帳憑證功能
自動轉帳憑證設置雖不是一個必選項,但利用自動轉帳功能無疑能提供極大的便利。自動轉帳憑證能自動彙總指定科目的發生額或餘額並自動生成一張轉帳憑證。在使用該功能前須進行必要的參數設置,包括轉出科目和轉入科目,以及彙總數據的性質(餘額、發生額),注意轉出科目可設置多個,但轉入科目只能設一個。且須先結轉收入類,後結轉費用類。
三、查詢時的技巧
在組合查詢窗口,輸入關鍵字。有時它會提示“沒有滿足信息的要求”,這時不要放棄查詢,看一看日期的輸入,有的軟件只默認“2002—01—01”而不識別“2002.01.01”。
總之,恰當地運用軟件系統提供的功能,可成倍的提高工作效率,使之更好的爲我們服務。
四、打印帳簿中的技巧
年終結帳後打印。不必每月打印帳簿。會計電算化後,輸入記帳憑證,並經入帳、結帳,帳簿即已在電腦中形成,只要及時做好備份,數據相對安全。查帳、用帳也方便、快捷,如有需要也可單獨打印出指定科目的帳頁,年終結帳後再打印出全部帳頁,裝訂成帳簿。
五、選擇記帳憑證類型的技巧
查帳是會計人員日常工作的一個重要部分,會計人員可以按常見分類方法分爲收款憑證、付款憑證和轉帳憑證。應當指出的是,記帳憑證分類不是一個必選項目,可以只用一種通用記帳憑證格式,即轉帳憑證。如果設置了憑證類型,增加了一個輸入項目,會影響憑證的輸入速度。又因各類憑證要各自獨立編號,憑證整理保管更爲繁瑣。所以,電算化後,無須理會記帳憑證類型設置項。
六、改錯更正技巧
發生錯帳,如果是當月的未入帳記帳憑證,可直接修改,如果是已入帳甚至以前月份的記帳憑證,可沖銷錯誤憑證,然後重新填制正確的記帳憑證。
