在做項目的過程中，我們通常希望避免單純因爲溝通不暢而引發的問題。作爲項目經理，如果團隊成員沒有像你所期望的那樣，按時提交合格的成果，缺乏良好的溝通極有可能是造成這種結果的罪魁禍首。
專業技能使你成爲某個領域的專家，出色的溝通技能則是你邁向成功管理者的一個關鍵因素。大多數的領導力培訓和演講技能培訓，都會把溝通列爲一個重要的內容。無論是職能經理還是項目經理，溝通作爲一種“軟技能”，是管理者必須具備的。
隨着通信技術的進步，在跨國團隊之間，全球化進程促成了虛擬團隊的發展，成員之間面對面交流機會逐漸較少。虛擬團隊指的是具有共同目標，但在完成任務過程中沒有機會面對面工作的一組人員。電子通信技術的發展如視頻會議等，使虛擬團隊規模越來越大。筆者將在下文中討論。
1 溝通基本原理
1.1溝通模型
一個簡單的溝通模型包含了五個元素:信息、發送方、溝通媒介、接受方和反饋。信息就是消息，一切存在的事物都含有信息。發送方是信息的傳遞者。信息在傳遞前必須進行編碼。溝通媒介指信息傳播的途徑或方法。
接受方是信息的接受者，要對被編碼的信息解碼。反饋是接受者收到信息後給發送者的反應。
1.2 編碼和反饋
在溝通模型的五個要素中，適當的反饋是雙方正確理解信息的關鍵。接受者必須知道發送者的編碼方式，才能正確地提取到信息，所以發送方要儘可能爲解碼提供便利。當雙方位於同一文化背景時，可以大大提高解碼準確率。
在跨國公司，英語作爲全球使用最廣泛的語言，成爲大家標準的編碼方式。當形成一種習慣後，國內團隊成員的溝通也使用英語。任何人對語言的駕馭和對信息的表達，沒有比使用母語來得更駕輕就熟了。
在非必要情況下用非母語編碼，既增加了編碼出錯率，又增加了對方解碼難度。
2 溝通方式
2.1 口頭溝通
一個團隊中的成員們性格是多樣性的，有開朗活潑的，也有含蓄內斂的。一般來說，外向的人比較健談。他們在談話中爲了營造輕鬆的氣氛或博得對方好感，會談論一些偏離主題的事情。和這類人討論問題時，項目經理要有多花時間的思想準備。
談話的節奏必須掌控在自己的手裏，當對方離題萬里時，要設法把話題拉回到正軌上。例如說:“不如我們先談一下你下一步準備怎麼做，那麼我們在中午吃飯的時候，就可以專心聽你這次有趣的旅遊經歷”。
如果對方仍然兀自喋喋不休，並佔用了太多的談話時間，項目經理必須及時打斷對方。例如說:“你的話題很有趣，但我們爲什麼不先解決眼前的問題呢?”當然還可以制定一些規則(groundrules)來約束這類人，例如規定當一個人發言的時候其餘人不能隨便插嘴，或者限定每個人講話的時間。
相反，內向型的人惜字如金，他們通常不願表露自己的觀點，很少主動開啓話題。他們傾向於使用簡短的字眼來回答提問。當你問他對一件事的看法時，他們用“很好”、“不錯”來回答。這類看似肯定的答覆並不代表他真正的想法。
因爲在談話的過程中，你很少得到他的反饋。對這類人，最合適的提問方式是使用特殊疑問句，例如問“你會怎麼處理這件事?”，而不是“你覺得我的處理方式可以嗎?”。項目經理要時刻注重公正性和客觀性，避免主觀臆斷。
不負責任的觀點會打擊成員積極性，給團隊績效帶來負面影響。未經調查就做出的負面評價，會影響團隊凝聚力。在任何情況下，不要在公開場合不加掩飾地直接否定別人的意見，類似於“你這樣做是不負責任的”之類的話是非常傷人的相反，應該採取相對委婉的表達方式，在陳述中加上自己的感覺。比如“我有不同的想法，我個人比較傾向於”或者“如果你能夠情況是不是會變得更好”。在沒有完全弄清事實真-相前，單獨的面對面交流是最好的方式。
這既能保護對方的隱私，又能形成輕鬆的氛圍。即使不小心說錯了話，也有機會立即澄清。
2.2肢體語言溝通
肢體語言體現在多方面，例如穿着、手勢、眼神等。在交談時，目光正視對方是一種起碼的尊重。目光接觸會讓對方感到你對當前的話題很感興趣，進而激勵對方繼續說下去。在雙方辯論時，堅定的目光還能體現出你的自信。
聽別人說話的同時幹自己的事，是非常不禮貌的。目光接觸也需要把握分寸，在上下級溝通時，一直盯着對方看會給對方壓力。當對方是異性時，過多的直視也會產生唐突感。聽對方說話時要面向對方保持放鬆的坐姿，在營造輕鬆氣氛的同時，也會傳達給對方你的尊重和專注。
除此之外，還應該放鬆面部表情，多點頭和微笑給對方鼓勵。任何多餘的小動作，例如蹺二郎腿、身體不停抖動或者玩弄手中的文具等，是絕對禁止的。衣着也是肢體語言的一部分，它能體現出相應的情感。
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