用圖解的方式從開始介紹Excel的基礎的知識、功能和操作，即使是完全沒有接觸過Excel的讀者，也可以輕鬆學習掌握。後面我們會通過大量的實際運用實例來引導學習，用操作學習過渡到實例學習，這樣循序漸進的學習方式過程將充滿樂趣，同時更容易獲得解決實際問題的能力。期待你的關注!
一、Excel可以做什麼?
作爲微軟Office家族的重要組件之一，Excel可以做的事非常多，功能也非常強大。它的基本職能是對數據進行記錄、計算與分析。在實際應用中，它小到可以充當一般的計算器，或者記算個人收支情況，計算貸款或儲蓄等等;大到可以進行專業的科學統計運算，以及通過對大量數據的計算分析，爲公司財政政策的制定，提供有效的參考。
在實際的行業運用中，教師、企業辦公文祕人員、政府審計部門、統計部門和一般的工作人員等等那個都會或多或少的用到Excel。大量的實際應用經驗表明，如果能夠熟練地使用Excel，將會大大提高我們的學習和工作的效率，運用於商業管理中，直接帶來的就是經濟效益的提高，還是那句話，花些時間學習Excel是值得的。
二、基本概念
進入具體的操作性學習之前，這裏先說明幾個基本的概念，理解這個幾個概念是進一步學習的基礎。
(一) 文件
用術語說，文件就是存儲在磁盤上的信息實體。用電腦，可以說我們幾乎天天都在和文件打交道。對我們初學者來說，要明白文件是有不同的類型的，我們可以通過它的後綴名來區分。就拿微軟Office家族來講，Word創建的文件文檔文件後綴名爲DOC，Excel創建的工作薄文件後綴名爲 XLS，PowerPoint創建的演示文稿文件的後綴名爲PPT等。
不過類型的文件，需要不同的應用程序才能打開它，有的初學者從別的電腦上覆制了一個用Excel創建的工作薄文件到自己的電腦上，可是無論如何也打不開它，後來才明白原因是自己的電腦上沒有安裝Excel應用程序。
所以，要順利地進行後面的學習，請現在你的電腦上安裝Excel 2003，其它版本的Excel雖然可以仿照操作，但是由於本系列課程都是以Excel 2003爲藍本的，因此建議讀者朋友儘量使用Excel 2003進行學習。
(二) 工作薄和工作表
學習和使用Excel，肯定要和兩個概念打交道，那就是"工作薄"和"工作表"。前面已經說過，工作薄是一種由Excel創建的文件，而工作表則是工作薄的組成部分。可以這樣形象的理解，工作薄是一個筆記本，而工作表是這個筆記本里的每頁紙。操作和使用Excel，絕大部分工作是在工作表中進行的。
三、Excel的工作環境和基本操作
(一) 啓動Excel
啓動Excel2003之前，先要確定你的電腦上已經安裝過它。
我們可以通過三種方式啓動Excel。
1、通過開始菜單
操作步驟：依次單擊桌面上的"開始→所有程序→Mircosoft Office→Microsoft Office Excel 2003"命令，一會出現Excel 2003的閃屏，隨即可啓動Excel 2003。
2、通過桌面快捷方式
操作步驟：如果在桌面上建立過Excel 2003的快捷方式，則雙擊該快捷方式的圖標即可啓動。
3、通過Excel工作薄文件
操作步驟：如果你的電腦中存儲有由Excel創建的工作薄文件，則可雙擊該文件啓動Excel。
(二) 認識Excel的工作環境
啓動Excel 2003後，我們將看到Excel的工作窗口。如果你完全是一個新手，那麼可能會這個工作環境感覺有點複雜。如有你有使用Office家族中如Word等應用程序的經驗，那麼應該有點似曾相識的感覺。因爲它們的菜單、工具欄、任務窗格和編輯窗口的佈局是大體相同的。
下面我們來介紹一下這個工作環境的情況。瞭解各部分的稱呼(名稱)，如菜單、工具欄、任務窗格等等都是必要的，因爲我們後面的操作將使用這些稱呼。
(1) 標題欄 這裏顯示程序的名稱，以及當前工作薄文件的名稱。
(2) 菜單欄 可以通過選擇相應的菜單命令來向Excel發出命令。Excel爲了用戶便於記憶，將類似的命令分門別類地放到同一菜單項目中，菜單可以根據自己的習慣定製。
(3) 工具欄 可以通過單擊相應的按鈕來向Excel發出相應的命令。工具欄可以根據自己的習慣定製。
(4) 公式欄 在單元格中輸入數據或公式後，將在這裏顯示輸入的內容。對輸入數據或公式的編輯在這裏進行相當方便。
(5) 列標題 從A到IV的256個字母。每個字母代表工作表256列中的一列，從按英文字母順序A開始到Z，Z之後是AA，AB，AC，依此類推到AZ。AZ之後是BA，BB，BC，依此類推到BZ，最後一列是IV。單擊列標題可以選中整列。
(6) 活動單元格指示器 這個黑色邊框的指示器代表當前活動的單元格，所謂活動，即當前被選中的單元格。
(7) 行標題 從1到65536的數字，每個數字代表工作表的一行。單擊行標題可選中整行的`單元格。同時，由於有256列，則Excel工作表的單元格總數爲 256×65536=16777216個，我們用列標題和行標題就可以確定一個單元格，如A4，代表第A列，第4行那個單元格，其餘依次類推。
(8) 任務窗格 這是2002版本開始出現的新特性，方便快速選擇相關的任務，例如新建工作薄、使用剪貼板等。
(9) 垂直滾動條 使用該滾動條可以垂直滾動工作表。
(10) 水平滾動條 使用該滾動條可以水平滾動工作表。
(11) 工作表標籤 每個標籤代表工作薄中不同的工作表，每個工作表的名稱都顯示在標籤上，選擇單擊標籤即可切換到相應工作表。一個工作薄可以包含任意數量的工作表，但是爲了方便管理，工作表數量最好不要太多。
(三) 使用Excel的菜單和工具欄
要想熟練地使用Excel完成自己的任務，菜單和工具欄是必須掌握的。
我們要讓Excel做事，必須向它發出命令。發出命令的方法通常有四種：使用菜單、使用快捷鍵、使用快捷菜單和使用工具欄。
下面通過一個具體任務的操作進行說明。
任務：在A1單元格中輸入字符"語文"，並把該內容複製到A5單元格。
1 使用菜單
操作步驟：
(1) 選中A1單元格在其中輸入"語文"，可以看到單元格中的插入點光標還處於閃動狀態，Excel等待我們輸入其它的內容，因爲確認輸入完畢，則按下鍵盤迴車鍵，可以看到活動單元格指示器跳到B1單元格。
(2) 現在用鼠標單擊A1單元格，可以看到活動單元格指示器重新回到A1單元格，這時單擊菜單"編輯"，在展開的菜單選項中選擇"複製"命令，可以看到A1單元格周圍出現黑白相間的滾動條，表示複製命令已被執行。
(3) 然後選中A5單元格，再單擊菜單"編輯"，在展開菜單選項的中選擇"粘貼"命令。可以看到A1單元格中的內容被複制到了A5單元格中，按下鍵盤迴車鍵完成操作。
說明：在第1步中，爲什麼輸入"語文"後，要按下回車，再重新選擇A1單元格呢?這是因爲，當輸入"語文"後，插入點光標在單元格中閃動，這時如果直接通過菜單執行復制命令，那麼該命令是針對單元格中的插入點光標的，由於該光標什麼也沒選中，因此相當於沒有複製任何內容。而按下回車後重新選擇A1單元格，可以看到A1單元格中沒有插入點光標，所以這時通過菜單執行復制命令，就是複製A1單元格中的內容"語文"。
值得注意的一個區別是：單擊A1單元格是激活它，讓它成爲活動單元格，可以直接輸入數據或公式，執行復制粘貼等命令;而雙擊A1單元格是編輯它，可以在內部修改數據或公式。其它單元格依此類推。
2 使用快捷鍵
如果你認爲展開層層菜單操作比較麻煩，那麼可以通過快捷鍵操作。大部分常用的命令都有快捷鍵。比如複製的快捷鍵爲"Ctrl+C"，Excel把常用命令的快捷鍵放在了菜單列表中對應命令的右邊。
操作步驟：
(1) 先刪去A5單元格中的"語文"，然後用鼠標單擊一下A1單元格，按下鍵盤組合鍵"Ctrl+C"，和前面一樣，A1單元格周圍出現黑白相間的滾動條，表示複製命令已被執行。
(2) 選中A5單元格，按下鍵盤組合鍵"Ctrl+V"，可以看到"語文"已被貼貼到A5單元格中，按下鍵盤迴車鍵完成操作。
3 使用快捷菜單
操作步驟：
(1) 先刪除A5單元格中的"語文"，然後選中A1單元格，並單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單選項中選擇"複製"命令。
(2) 然後選中A5單元中，並單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中選擇"粘貼"命令，按下鍵盤迴車完成操作。
4 使用工具欄
操作步驟：
(1) 先刪除A5單元格中的"語文"，然後選中A1單元格，單擊工具欄"複製"圖標。
(2) 選中A5單元格，單擊工具欄的"粘貼"圖標，按下鍵盤迴車鍵即可完成操作。
上面通過一個簡單的任務，初步介紹了一下向Excel發出命令的常用方式，大家可不要小看了這些基本技能的學習，以後完成更復雜的任務，都要靠它們哦。
(四) 瞭解對話框
如果你夠仔細，應該會發現有的菜單選項中的命令後帶有省略號(三個小黑點)，當你單擊這種命令時，將會顯示一個對話框。
對話框的用途是，Excel可以通過它獲得更多的信息，以便能夠完成更爲複雜的命令。比如我們選擇"文件→頁面設置"命令，顯示"頁面設置"對話框，在這裏可以設置頁面的方向、縮放的比例、頁面的大小等等參數，Excel通過這個對話框接受這些信息後，才能準確執行我們的命令。通過對話框操作是相當方便的。
關於使用對話框的細節，會在後面的具體任務中詳細介紹，在實踐中掌握對話框的操作方法是非常好的途徑。
(五) 創建新的工作薄
用Excel工作，首先要創建一個工作薄，啓動Excel後，它會自動創建創建一個工作薄，名稱爲Book1。默認情況下，它包含三個工作表，名稱分別爲Sheet1、Sheet2和Sheet3。如果我們要開始一個新的項目，可以通過下面的三種方法創建新的工作薄。
方法一：使用菜單
操作方法：選擇菜單"文件→新建"命令，Excel將在窗口的右邊打開"新建工作薄"任務窗格，單擊其中的相應選項即可。
方法二：使用工具欄
操作方法：單擊常用工具欄上的"新建"按鈕，即可新建一個工作薄。
方法三：使用快捷鍵
操作方法：按下鍵盤組合鍵"Ctrl+N"即可新建一個工作薄。
(六) 打開已有的工作薄
在實際工作中，我們肯定會常常打開已有的工作薄，進行修改、添加等操作，因此學會打開已有工作薄是必須的。
打開已有的工作薄，可以通過下面的五種方法。
方法一：使用任務窗格
操作方法：在"開始工作"任務窗格面板上的"打開"區單擊要打開的工作薄。
方法二：使用文件菜單列表
操作方法：單擊"文件"菜單，在下面的列表中選擇需要打開的工作薄。
說明：以上兩種方法適用於打開最近幾次使用過的工作薄的情形。
方法三：使用文件菜單打開命令
操作方法：單擊菜單"文件→打開"命令，彈出"打開"對話框，通過該對話框定位到工作薄文件的存儲位置，選中要打開的工作薄文件，單擊"打開"按鈕即可。
方法四：使用工具欄按鈕
操作方法：單擊常用工具欄上的"打開"按鈕，彈出"打開"對話框，其餘操作和方法三相同。
方法五：使用快捷鍵
操作方法：按下鍵盤組合鍵"Ctrl+O"，彈出"打開"對話框，其餘操作和方法三相同。
(七) 保存工作薄
從學習的開始就要重視保存工作薄的重要性，不管是人爲的疏忽還是碰到意外的情況而沒有保存工作薄，那麼花費巨大心血的勞動成果就可能付諸東流。
保存工作薄的操作非常簡單，可以通過下面三種方法。
方法一：使用菜單"文件→保存"命令。
方法二：單擊常規工具欄上的保存按鈕。
方法三：按鈕鍵盤組合鍵"Ctrl+S"。
如果是第一次保存，三種方法都將打開"另存爲"對話框，先選擇文件要保存的位置，然後在文件名欄內輸入文件的名稱，單擊"保存"按鈕即可。
(八) 關閉工作薄和退出Excel
當工作全部完畢後，我們應該關閉工作薄，以釋放內存。
關閉工作薄可以使用以下二種方法：
方法一：使用菜單"文件→關閉"命令。
方法二：單擊工作薄標題欄上的"關閉窗口"按鈕。
說明：以上方法只是關閉了工作薄，並沒有退出Excel程序，如果還要進行新的項目，可以根據前面介紹的新建工作薄的方法創建新的工作薄進行新的工作。
下面介紹兩種退出Excel程序的方法。
方法一：選擇菜單"文件→退出"命令。
方法二：按下鍵盤組合鍵"Alt+F4"。
四. 小結
介紹了學習和使用Excel必須的最基本知識，即使是完全沒有接觸過Excel的讀者來說，也是可以輕鬆學習的。不過本節的缺點是沒有介紹具有實際意義的任務，難免讓學習的過程有點枯燥。
