目前國內管理信息系統(MIS)開發研製一般採用人們熟悉的dBaseX、Foxbase或Foxpro等,這裏將簡要介紹如何用Excel開發MIS。一般來說,一套MIS主要包括信息輸入、信息處理、信息輸出三大組成部分,用Excel處理這些部分均顯得遊刃有餘。Excel是Windows環境下的一種電子表格軟件,可向用戶提供史無前例的超強功能和易用性。它同時具有電子數據表、圖表和數據庫的功能,具有極強的分析性能、報表製作工具和豐富的統計圖表。筆者曾用中文Excel 5.0 for Windows爲一企業開發研製了一套物資管理、財會管理、營銷管理和人事管理的MIS,充分感受到其強大功能和方便性。下面就信息輸入、信息處理、信息輸出界面設計、代碼設計和數據保護等方面的問題談談如何使用Excel。
一、信息輸入
最常用的信息輸入方法有三種,一是在工作表(WorkSheets)的單元格(Cells)中直接輸入文字和數據(重複數據可由填充把柄拖拉而得);二是採用輸入框(InputBox)輸入少量數據;三是自行設計對話窗體(Forms),在其上可加入標籤框、文本框、列表框、分組框、選擇框、滾動條和命令按鈕等,然後設計其對象格式(如屬性、保護、控制項、對齊、字體和圖案等)。當然,Windows提供的剪裁板進行數據的複製或粘貼也不失爲一種常用的方法。此外,Excel還提供了強大的文件轉換功能,可將Txt文件、dBase、Lotus 1-2-3文件、QuattroPro文件、MS Work文件、SYLK文件、DIF文件等直接轉換爲Excel工作簿文件,這就爲數據的共享、快速錄入及轉換提供了極大的方便。
二、信息處理
按行業的不同,信息處理的要求有較大的差別,常用的信息處理包括數據的修改、查詢、檢索、排序和統計彙總。在dBase中,這些工作一般需要編程設計,而在Excel中,幾乎所有的工作均可由Excel本身提供的功能輕鬆地完成。最常用的是右端"數據"菜單中的各項功能∶"記錄單"選項提供了數據庫記錄查詢、輸入、修改或刪除的簡單方法;"排序"選項提供了數據庫記錄同時按三個字段的排序方法,可以按行或按列、以升序或降序、考慮或不考慮大寫來進行排序;"篩選"選項提供了隱藏除符合指定條件外的所有數據的方法,爲數據庫同類記錄的查詢和重點顯示提供了方便;"分類彙總"選項提供了同類數據的彙總及統計方法;"數據透視表"選項可以迅速使一個複雜的表格變得容易閱讀和理解,它可以方便地概括出感興趣的字段,從不同的角度"透視"出求和值、計數值、平均值、最大值、最小值、乘積值、標準偏差、總體標準偏差、變異值、總體變異值。
表格設計是MIS的重點和難點之一,然而在Excel中,表格設計卻易如反掌。Excel的工作簿(WorkBooks)是一個三維電子表格,一個工作簿由若干個工作表構成,每個工作表本身就是一張表格,它最多可達16384行256列,足以滿足表格設計的需要。表格中每一行的高度和每一列的寬度均可隨意調節,多餘的行和列可以隱藏起來,表格中的每個單元格可有不同的字體、字號、邊框線、前景色、數據格式、對齊方式和保護方式,在每個單元格中還可插入不同的文字附註和聲音附註。此外,在每個工作表中可任意繪製直線、曲線、矩形、橢圓、箭頭和
各種窗體控件(Controls),並且還可插入其他Windows應用程序的圖片和對象,支持DDL和OLE。Excel的這些功能爲靈活設計各種複雜的表格提供了極大的方便。
統計圖表是各類MIS的特色之一,能否設計出美觀易懂的圖表從一個方面反映了MIS生命力的強弱。Excel的作圖能力特別強大,操作使用方便,它可從工作表中靈活地提取所需的數據,快速生成二維或三維的條形圖、柱形圖、餅圖、環形圖、散列圖、曲面圖、雷達圖等。
三、信息輸出
Excel具有所見即所得的功能,凡是在工作表上能顯示出來的內容(文字、數據、圖形、圖表)均可打印出來,超寬表格可以自動分頁打印;其打印選項十分豐富,完全不需要自己編寫另外的打印驅動代碼。
四、界面製作
在Excel中,MIS的界面既可採用對話窗體進行設計,也可在工作表上直接進行設計,窗體的各種控件可隨意放置在工作表上。在錄製或編寫了宏代碼後,還可根據自己的'需要任意修改Excel的菜單、工具箱以及提示行顯示信息,而隱藏Excel本身的菜單系統,使MIS彷彿脫離了Excel處於單獨運行之中。
爲了在進入Windows的同時就進入MIS界面,可在Windows的初始化文件中加入LOAD=C: /E,在C:Excel5XLSTART子目錄中加入MIS的界面控制程序,這樣將在啓動Windows的同時直接進入Excel環境並啓動MIS的操作界面,而不顯示Excel的啓動封面;Auto-Open是含有特殊含義的子程序名稱,它可在打開工作簿的同時運行Auto-Open中的語句。
五、代碼設計
對於簡單的MIS,一般不需要進行代碼設計,用Excel本身提供的各項功能就可滿足要求。除具有通用的工作表函數外,Excel還提供了豐富的日期和時間函數、財務分析函數、統計分析函數和假設分析函數。例如在B1單元格輸入公式"=AVERAGE(A1:A9)",就可直接求出從A1到A9中各單元數據的平均值。
然而對於比較複雜的MIS,則必須使用Excel的編程語言—Visual Basic for Application (VBA,也就是Excel的"宏")。VBA直接嵌入Excel的工作簿中,其語法規則非常類似於Visual Basic,比較容易掌握。VBA包含豐富的各種函數、方法、對象、屬性和語句。理解並逐步掌握VBA中數量龐大的各類方法、對象和屬性是在Excel平臺上進行二次開發的關鍵技術。Excel的所有菜單操作均可通過VBA編程實現,此外VBA還可以實現Excel本身不具備的功能,如API函數的調用。利用Excel提供的"錄製宏"功能是初步學習VBA的簡捷方法。熟悉VBA之後,就可自己修改宏並編寫新的宏。
需要說明的是,中文Excel 5.0的宏支持漢字過程名和變量名,這就爲程序的閱讀和維護帶來了便利。例如以下的代碼片段是正確的∶
1: Sub求和計算()
2: Dim 被加數,加數,求和數
3: 被加數=100: 加數=350
4: 求和數=被加數+加數
5: MsgBox 被加數 & "與" & 加數 & "的和等於" & 求和數
6: End Sub
六、數據保護
MIS的數據保護能力是用戶和軟件開發人員共同關心的問題。用dBase開發的MIS,往往需要爲設計數據庫的保密功能而絞盡腦汁。然而在Excel中,您不必編寫任何程序代碼就可達到數據保護的目的。Excel爲用戶提供了多級保護手段,可以自行選擇是否保護每個單元格或每個控件,是否保護某張工作表,是否保護每個工作簿,是否需要輸入打開工作簿的口令。一般而言,打開工作簿的口令由用戶設定,其他保護功能由程序設計人員設定,一經設置了保護功能,任何人(包括程序設計者)在不知道口令的情況下均無法越權使用。
Excel內置的強大功能以及提供的二次開發平臺,爲快速、簡便地開發出具有專業水平的MIS提供了高效的手段,其衆多功能無法逐一談及,尚需讀者在使用中摸索。
