出國遊學交流交換項目的申請材料一般包括：學校申請單(Application Form)、個人陳述(Personal Statement or Study Plan)、簡歷(Curriculum Vitae or Resume)、推薦信(Recommendation Letters)、經濟證明、在讀證明(Study Certification)、成績單(Transcript)，具體以項目要求爲準。
一、個人陳述(Personal Statement or Study Plan)
個人陳述內容一般包括：
1)爲什麼要選擇這個學校和專業(項目);
2)有什麼優勢、潛力或業績使你符合對方錄取標準;
3)交流的打算、計劃和目標。
該文寫作要真實、誠懇、具體、語言要流暢、邏輯要清晰、內容要有血有肉，富有感染力和說服力。一般以1～2頁600～800字爲佳，太長則令人沒有耐心仔細讀完。另外，不要把文章寫成炫耀你詞彙量和語法的“GRE閱讀文章”。
值得強調的是，你在申請文件中一般需要重點展示你的專業水平和志向，再恰當涉及你的品德和個性。在描繪你的獨特性時，應注意儘量不要脫離你的專業;你應當利用你獨特的經歷和背景來加強你的專業能力、潛力和志向的說明。
如何開頭?
想法再好，如果不能被充分地表達出來也是枉然。國外的教授一般只能從書面材料對你的學識、人品和語言能力進行判斷，而你也只能以書面的形式來表現自己和證明自己。你和他們之間惟一的媒介就是寫在紙上的文字。由於洋教授一般不愛讀長篇大論，你的留學申請篇幅有限，所以就必須使用一些寫作技巧。
經常聽同學們抱怨寫作沒有思路，往往寫了很長時間都沒有什麼進展。也許湯姆森出版社的這段指南對你有幫助，下面是中文譯文的節選：
全面構思留學文書的主題
主題是你的短文最重要的部分。你得花費一到兩週的時間來構思主題。在構思主題之前，請先考慮清楚以下幾點。在構思的過程中，你可能會找到一個起初你連想也沒有想過的主題。
★你取得了哪些成就，以及爲什麼你認爲它們是你的成就?不要認爲得到了正式認可的纔算你的個人成就，因爲最好的短文經常寫的就是那些在當時看來平淡無奇、而一旦放開到你生活的大背景中時就顯得非常關鍵了的成就。
★你具體有什麼與衆不同的特徵、品質或技能嗎?你是如何發展這些特長的?
★思考一下你最喜愛的書籍、電影、工藝品等等。這些東西對你的生活產生過有意義的影響嗎?爲什麼你最喜歡它們?
★你生活中最艱難的時刻是什麼?爲什麼?這段苦難的經歷導致了你的人生觀發生了怎樣的變化?
★你曾經爲某種東西拼搏過並取得了成功嗎?是什麼使你取得了成功?
★你曾經爲某種東西拼搏卻以失敗告終嗎?你當時作何反應?
★你現在最想做的事情是什麼?最想去哪裏?在所有已經逝去的人和尚活着的人當中，你最想與誰在一起?這些問題會幫助你認識到什麼是自己最熱愛的。
★你有過頓悟的體驗嗎，彷彿突然之間看到了自己以前從未看到過的東西?
★你最優秀、最不可動搖的性格特徵是什麼? 你是否對某種哲學深信不疑或堅決支持它?你的朋友們會如何形容你的性格特徵? 如果由他們來替你寫短文，他們會寫些什麼?
★除了課堂學習以外，你還做過些什麼事情所表現出來的品質正是大學所尋求的?其中哪件事對你來說最重要?
★你參加的最重要的課外活動或社區活動是什麼?是什麼使得你參加了這些活動?又是什麼使得你繼續爲它們貢獻力量呢?
★你未來的夢想是什麼?三十年後當你回顧自己走過的人生道路之時，又會是什麼讓你認爲自己的生活是成功的?什麼人、事和成就是你需要的?
常犯的`錯誤
避免一下錯誤，力爭寫出引人入勝的文章，下面是在招生專刊中羅列出申請者最容易犯的幾種錯誤，值得大家留意：
1)寫作粗心，充滿拼寫語法錯誤，給人的第一印象很糟糕
There is really no excuse for careless errors, and having even one in your application can affect the way you are perceived. You have more than enough time to proofread and have others look over your essay an error slips through your readers may assume that you are careless, disorganized , or not serious enough about your application.
2)泛泛而談，缺乏實證，句子放之四海而皆準
The most egregious generalizations are the ones that have been used so many times that they have become clichés. For example, “I learned the value of hard work.” That statement has been said so many times as to become meaningless.
修改前：In the first project I managed, I learned many valuable lessons about the importance of teamwork.
修改後：In the first project I managed, I made an effort to incorporate all my colleagues as equal members of a team, soliciting their feedback and deferring to their expertise as needed.
The revised version explains the team dynamic in more detail, showing specifically how the applicant exercised teamwork principles. The passage should go on to include even more detail, perhaps by naming a particular colleague and discussing his interaction with that person.
3)過多的涉及敏感的宗教及政治話題，或者過於對有些事件抱打不平
Don’t get on a soapbox and preach to the reader; while expressing your values and options is fine, avoid coming across as fanatical or extreme. Religion and politics normally don’t belong, unless you were a member of a political committee or club. Personal political views usually are not appropriate for personal statements. Any views that might be interpreted as strange or unconventional should also be omitted. You want to avoid offending individuals in whose hands the fate of your graduate school application rests.
4)耍小聰明，不要試圖用花哨的文體
Don’t use a gimmicky style or format “clever” or “original” idea for style probably isn’t, and it may not be appreciated.
“Avoid cuteness; we’ve had people who have done career statements in the form of a mini-play, for example. You want to sound like a professional.”——The Woodrow Wilson School of Public and International Affairs
5)像老太婆的裹腳布又臭又長，令人沒有仔細閱讀的慾望
Sometimes the same writer who relies too heavily on generalizations will also provide too many irrelevant details. The problem is that writers often don’t consider what is actually necessary to include, or they repeat points freely.
Example of irrelevant detail: “After a meeting with my adviser, I returned home to think over the matter more carefully. Ultimately, I came to the conclusion that my interests in physical properties and mental life would best be explored in a double major of biology and psychology.”
In this example, we learn nothing about the applicant from the mention of his meeting with an adviser. What’s relevant are his interests and the decision he made based on them.
Example of redundancy: “The class taught me a great deal about the value of literature. I learned that literature can both instruct and inspire, and this understanding has changed the way I read every text.”
You also have to watch out for wordy writing. Short sentences are more forceful because they are direct and to the point.
修改前：“My recognition of the fact that the project was finally over was a deeply satisfying moment that will forever linger in my memory.”
修改後 ：“Completing the project at last gave me an enduring sense of fulfillment.”
二、簡歷(Curriculum Vitae or Resume)
簡歷主要是用來說明申請人的一些情況，是接受申請人瞭解申請人實際情況的一份重要材料。個人履歷一般需要英文書寫，並打印在A4紙上。
個人履歷應包括以下內容：
1)個人情況：包括姓名(中、英文)、性別、國籍、出生日期、聯繫地址、電話、Email等;
2)工作經歷：包括起訖時間、單位名稱、擔任職務等;
3)教育背景：包括就讀時間、學校(或學院名稱)、是否畢業等，一般從高中寫起;
4)公共考試成績：如TOEFL、大學聯考等，包括考試時間、考試名稱、考試成績等;
5)課外活動或志願服務：包括時間、活動/服務名稱等;
6)獲獎情況：包括時間、獎項名稱、等級等：
7)個人論文或著作發表：包括作者、論文/著作名、雜誌/出版社、時間、頁碼等;
8)語言及其他技能。
一般說來，個人履歷並沒有固定的格式，但在內容上要實事求是，力求以說明問題，體現個人實際情況爲主。
三、推薦信的格式(Recommendation Letters)
交流交換項目中，學校通常會要求2～3封來自由申請工作主管或任課老師/教授的推薦信函，其目的在藉由申請人外的第三者，就申請人的特質、能力和態度做評估，以作爲學校審覈申請者的一種參考。
寫推薦信，最重要的是，我們首先必須瞭解對方院系的特色(爲避免千篇一律，不同的推薦信內容可強調不同的特色);各校對推薦信內容的不同要求也需要留意，有的學校看重學術研究潛力和學生的創造力，有的還有一些特殊要求，比如外語能力或者對研究領域的適應度。這些都應該反映在你的推薦信中。
接下來分析自己的優缺點，在校成績及工作表現，有無特殊經歷可展現自己在此領域研究發展的潛力，或擁有那些特殊的能力(計算機、語言等)，並以明確具體的證據來支持證明自己的特殊能力和個人特質(例如：實驗成果、研究計劃、學術出版品、課外活動等)。
推薦信應當避免出現的問題：
網上論壇的網友生動地總結出三個學生在代替老師擬定推薦信時經常出現的問題：
1、老師太神了，不但知道你早起晚睡，還知道你做的任何事情，比父母還厲害。這樣的推薦有人信麼?
2、肉麻的誇獎。僅僅一門功課考得很好就把學生吹上天是不可能的!說這個學生簡直是“天才”這類的表達要當心。不過插一句：博弈論作者納什當年得到的推薦信就是一句話：這個學生是天才。
3、古怪的邏輯。
“一個學生在其他學生不來的時候都來聽我的課，她學習很認真。”
“一個學生認真記筆記，每頁都很清楚，所以我很欣賞他。”“這個學生每天都到辦公室問問題，我很喜歡回答。”看的人可能感到莫名其妙。凡是中國學生寫的推薦信，很少能夠不犯上面的錯誤的。真正站在閱讀者的角度上想一想，這樣一封推薦信可以有幾十個漏洞。
總之，推薦信是要花工夫的，絕對不要使用那些廣爲流傳的模版。看到翻來覆去、千篇一律的推薦信馬上失去了對申請人的任何好感。推薦信不要寫得太長，一般300～500詞比較適合，即能排在一張A4信紙，並上下留出寫擡頭、地址和簽名的充足空間。推薦信最好用印有推薦人單位(學校、公司)名稱的信封和信紙，並用激光打印機打印。
四、經濟證明(Certificate of Economy )
經濟證明一般是指各大銀行出具的存款證明(一般要求3個月期限以上的)：可憑定、活期存單/折至開戶銀行辦理。活期存摺中相關金額需按規定凍結。
如果所持經濟證明材料並非申請人本人所有，必須由證明材料所有人提供親筆簽名的書面聲明。說明與申請人的關係，並聲明願意承擔申請人在交流期間的學習生活費用。
五、在讀證明(Study Certification ) 和成績單(Transcript)
如果對方學校的申請材料中不要求提供在讀證明和成績單，最好也辦理一份，基本上你辦理簽證的時候都用的到。
在讀證明的辦理
辦理時間：工作日上午八時至下午四時
辦理地點：學生工作處(東院四舍313)
辦理方法：帶好學生證或校園卡，委託別人代理的需要出具委託書。
取件：正常爲當天取，如遇特殊情況另約。
成績單的辦理
辦理時間：週二、週四下午一時三十分至四時三十分
辦理地點：教務處(科教樓517)
辦理方法：寫好申請，請輔導員簽名並帶好學生證，委託別人代理的需要出具委託書。
取件：正常爲當天取，如遇特殊情況另約，需要翻譯成英文的要再到醫學院檔案館辦理。
六、戶籍證明
戶籍已經遷入醫學院集體戶口的同學，請至淮海派出所(普安路，近曙光醫院)辦理戶籍證明;戶籍在交大本部的同學請與交大派出所聯繫;戶籍未遷入醫學院的同學，請準備好戶口原件和複印件，包括：戶口本第一頁(即含有家庭地址頁)、本人信息頁及信息更改頁的複印件。
七、護照(Passport)
護照(Passport)是正式的證明文件或證書，由政府頒發，用來證明持有者作爲特定國家的國民。必須擁有護照才能出國，而護照的辦理，時間上不能太晚，因爲預約簽證的時候就需要護照號碼了，而辦理護照需要一定的週期，另外少數學校在申請的時候就要求申請者提供護照首頁複印件。所以早些辦理爲好。辦理護照過程較爲簡單，只需要到辦理地點一到兩次，花費RMB200元左右，以及兩週(10個工作日)的等待。
因私護照的辦理
所需材料：身份證及複印件，戶籍證明，三張護照照片。護照照片規格爲小二寸(40mm×30mm)，要求足夠清晰、白色背景、正坐、 臉部至少佔畫面的50%、雙耳可見、非宗教信仰原因不能戴帽子或者其他飾物。
辦理時間：週一至週五9:00～16:30;週六9:00～11:00、13:30～16:30
辦理地點：
1)上海市公安局出入境管理處，地址：民生路1500號，電話：28951900
2)各區辦理點，地址：請諮詢市公安局出入境管理處
辦理流程：
1)領取護照申請表表格，填寫中可直接參考樣本;
2)填寫表格時，可以選擇是快遞送護照上門或自己領取。前者需支付30元快遞費。護照申請辦理需要一到兩星期，爲省時省力，可以申請快遞(在填表示時需在郵遞項前打勾，一份30元，可多人同寄);
3)領取護照時需繳納200元護照辦理費/本。郵寄的價格與自取的價格一致;
4)拿到護照後，持照人應在“持照人簽名”欄內用正楷簽上自己的中文簽名(與常用簽名必須一致)，簽名時用毛筆、鋼筆或專用簽字筆，不得用圓珠筆或鉛筆，不得塗改。
護照延期：
如果在申請項目時已經有護照，應注意護照的有效期能夠涵蓋在對方學校的期限(有些國家不僅要求護照有效期要涵蓋停留期，還要超出停留期至少半年)，如果不能涵蓋，應至民生路1500號上海市公安局出入境管理處辦理延期。
