祕書是一種特殊的社會角色。處理人際關係是一門學問。“世事洞明皆學問,人情練達皆文章。”下面整理了一些祕書處理人際關係能力和技巧,趕緊收藏起來吧!
祕書處理人際關係應具備哪些能力?
理解和領會的能力
要聽得快,聽得準,記得牢。只有清楚領會他人的意圖才能理解他人的立場,從而和諧融洽人際關係。
會說話
會說話是一門學問,也是一項技巧。它關係着人際關係成敗的基礎。會說話要求:在適當的時間地點說適當的話。
應變能力
祕書接觸的人際關係多樣化,辦公室各色人員之間難免有時會出現不和諧的因子,這就要求祕書人員能堅守原則,靈活處置。
控制自我情緒的能力
工作時應該保持穩定的情緒狀態,絕不把消極負面的情緒帶進辦公室,帶進工作中。
祕書處理人際關係應具備哪些技巧?
尋找共同語言。
向對方有限度地敞開自己。
善解人意,站在對方的立場上考慮問題。
學會傾聽。
真誠的讚賞。
沉着應付。
尊重同事,不當個人英雄,用適當的方式解決問題。
如果只有領導表揚你,而同事卻經常在背後詆譭你,這表明你可能是個能幹的個人英雄主義者,你應認識到缺乏同事的配合,個人英雄主義做不長久,
年輕人很容易想到什麼就說什麼,想做什麼就做什麼,有人認爲這樣很自然真實,沒有絲毫的虛僞,但卻可能事與願違,被人認爲莽撞、無禮、不成熟,結果好心辦壞事,好事多磨。
因爲年輕人的眼裏心裏只有自己的世界,很少考慮到別人的想法。這可能也是第一次當祕書的你的特點,缺乏人際交往的經驗,急於求成,想用簡單方式解決問題,如果沒有一個正確的方式,只是一個好的出發點,很難達到預期的效果,甚至會走向反面。
勤於溝通,重視同事間的交往
當人們在辦公室忙碌,思想禁錮在本職工作範圍。但在飯廳食堂、生日聚會、集體旅遊時,你可以接觸到不同部門平時不大容易接觸到的人員,在辦公室之外,人們在相對放鬆的狀態下講述自己的苦樂,你會聽到真實的抱怨、真誠的讚譽、客觀的評價,你可以更加了解某個人和某個集體,也會發現誰會成爲自己的朋友,誰將止於同事關係。
作爲祕書,與同事交往不僅能提高你的聲譽,擴大影響力,改變別人對你的誤會,還可以收集掌握信息,瞭解羣衆的心聲,某項政策的反饋。當然,同時要提防“包打聽”飛短流長者,推心置腹向你泄密者,兩面三刀巴結奉承領導者,公私不分功勞獨佔者。
強化爲羣衆服務的觀念
做好份內的羣衆服務工作;
做好力所能及的羣衆服務工作。
爲羣衆服務也應謙和有禮,不要有“ 恩賜” 的心態。
化解辦公室的衝突,營造親密、融洽的“家庭式氣氛”。
瞭解同事的潛在語言,技巧性地回答不能回答的問題,及時化解辦公室的衝突。
有些同事講話尖酸刻薄,把他當作無知或把他拉到一邊:“你這人這麼好,不應該說這種話。”或者直接了當地告訴他:“你這樣說冒犯到我了”但表現自己時不要憤怒,否則只能表現自己的軟弱。你的毫不動氣,可以在相形之下顯示出對方的態度很不成熟,而且你的鎮定會避免衝突,使對方鎮定下來。
加強領導與羣衆之間的信息溝通。
要站在領導和羣衆的不同角度看待問題和解決問題。既把領導的意圖及有關政策原原本本傳達給羣衆,也要把羣衆的意見和要求不折不扣轉達給領導。
(2) 祕書在同事交往中的忌諱
切忌拉小圈子
忌情緒不佳,牢騷滿腹
切忌趨炎附勢,攀龍附鳳
切忌逢人訴苦
切忌故作姿態,舉止特異
(3)祕書與同事交往溝通的具體做法
絕不居功
以誠待人,信守承諾
讚美別人,不吝讚美與鼓勵
關注他人,勤於聯絡感情
專注工作,積極參與公共事務
尊重對方,記得感謝
融入集體,保持個性
不忘幽默與寬容
(六)祕書的業緣關係
(1)祕書與其他業緣關係的`範圍
政府機關,部門牽涉的工作關係
工商企業與顧客、客戶的關係
組織與新聞媒介的關係
組織與社區工作的關係
企業與政府部門的關係
企業與股東的關係
(2)祕書與其他業緣關係的特徵
廣泛性
複雜性
靈活性
變動性
(3)祕書處理其他業緣關係的原則
廣結良緣:這些關係涉及的人員都是祕書的服務對象,必需以“爲人民服務”爲根本宗旨。
區分主次:面對廣泛、複雜的人際關係,祕書必須平均使用精力,區分主次輕重。
一視同仁:無論對方的地位、身份等如何,祕書都應一視同仁,以禮相待。
微笑的魅力:祕書真誠的微笑能給對方美好印象,繼而輔之以文雅得體的舉止言談。
記住姓名:姓名,對於每個人都是最重視最美好的字眼,初次見面能適當稱呼對方,會給對方得到尊重的滿足。