在備妥貨物和落實信用證後，出口企業按買賣合同和信用證規定，對外履行裝運貨物的義務。安排裝運貨物出口涉及的工作環節很多，其中以託運、訂艙、投保、報關、裝運和發裝運通知爲主要環節。本節以履行ClF出口合同並使集裝箱班輪運輸爲例，簡要介紹安排出口貨物裝運時上述各環節的具體做法。
(1)託運
凡由我方安排運輸的出口合同，對外裝運貨物，租訂運輸工具和辦理各項有關運輸事項，我出口企業委託我國對外貿易運輸公司(以下簡稱“外運公司”)或其他國際貨物運輸代理(InternationalFreight或FreightForwardingAgent，以下簡稱“貨運代理”或“貸代”)辦理。所以，在貨、證齊全後，出口企業應立即向貨運代理辦理託運手續。所謂託運，是指出口企業委託貨運代理出口貨物運輸事宜。
在CIF合同以及使用集裝箱班輪裝運貨物出口的情況下，我出口企業辦理託運，應向貨運代理提交出口貨運代理委託書(EntrustingOrderForwardingExportGoods)，其內容通常包括：信用證規定的提單記載事項、貨物的詳細說明、裝運港、目的港、裝運期限、分批和轉運的規定、對集裝箱運輸的有關要求，如集裝箱的類別和數量，等等。此外，出口企業還必須向貨代提供本批貨物有關的各項單證，如商業發票、裝箱單和/或重量單(磅碼單)、出口貨物報關單、外匯覈銷單、報關委託書等。對有些特定貨物，還需提供出口許可證、商檢放行單等。委託書是出口企業向貨運代理提出一種“要約”(offer)，一經貨運代理確認，即“承諾”(acceptance)(在實際業務中，一般由貨代以配艙回單反饋訂艙船名、航次和提單號)，就意味着出口企業與貨運代理之間的委託代理合同成立。
(2)訂艙
貨運代理收到出口企業的貨運代理委託書後，首先應通過查閱由各班輪公司和航運中介機構(如上海航運交易所)所公佈的與出口企業貨運有關的船期表和各種航運信息，瞭解各班輪公司的船舶、船期、掛靠港及船舶箱位數等具體情況。貨運代理選定合適的船舶後，
向船公司或其代理在其所營運的船舶截單期前訂艙位，即“訂艙”(Space Booking)。訂艙的手續是：貨運代理繕制集裝箱貨物運單(訂艙單)註明要求配載的船舶、航次，送交船公司或其代理。由於託運單的'使用是爲了訂艙，因此託運單(ShippingNote)也就是訂艙單(Book-ingNote)。船公司或其代理收到貨運代理的託運單(訂艙單)後，經審覈貨名、重量、尺碼、卸貨港或到達地後，認爲可予接受的，即在託運單各聯上填寫船名、航次、編號(此編號俗稱關單號，與該批貨物的提單號保持一致)，抽留其所需各聯，在託運單中的裝貨單一聯上蓋好籤章，連同其餘各聯退回貨運代理，作爲對該批貨物訂艙的確認。此時，承、託運雙方之間的運輸合同即告成立。船公司或其代理必須保證供應集裝箱箱量或艙位，按時配載裝運，及時簽發提單。
集裝箱貨物託運單一套多聯，分別用於貨代留底、船代留底、運費通知、裝貨單、繳納出口貨物港務費申請書、場站收據、場站收據副本大副聯、配艙回單等。託運單雖有多聯，其核心單據則爲裝貨單、場站收和場站收據副本大副聯。以下對這三種單據的作用，作簡要說明。
裝貨單(ShippingOrder，S/O)，又稱關單，是船公司或其代理向船上負責人(船長或大副)和集裝箱裝卸作業區簽發的一種通知其接受裝貨的指示文件。在準備裝貨前，託運人必須先向海關辦理出口報關手續。裝貨單是報關時必須向海關提交的單據之一。經海關查驗後，在裝貨單上加蓋放行章，託運人才能憑此裝貨單要求裝貨。這就是裝貨單習稱關單的緣由。
場站收據(Dock Receipt，D/R)是指承運人委託集裝箱堆場、集裝箱貨運站或內陸站在收到整箱貨物或拼箱貨後簽發的收據。場站收據的作用類似於傳統運輸(散貨運輸)中的欠副收據(Mate’s Receipt，M/R)，託運人可憑D/R向船公司或其代理換取正本提單。當然，如要換取已裝船提單(On BoardB/L)，必須待貨物裝上船後，經船上大副在D/R上簽字，才能憑以換取，否則，只能換取備運提單(ReceivedforshipmentB/L)。
場站收據副本大副聯[Copy。fDockReceipt(forChiefOfficer)]供港區配載使用，由港區或由大副留存。
(3)投保
在在履行CIF出口合同時，在配艙就緒、確定船名、航次和裝運日期後，出口企業應於貨物運離倉庫或其他儲存處所前，按照出口合同和信用證的規定向保險公司辦理投保手續，以取得約定的保險單據。在辦理投保手續時，通常應填寫對外運輸投保單(applicationforfor-eigntransportationinsurance)，列明投保人名稱、貨名、數量、包裝和標誌、船名、航次、預計起航日期、投保險別、保險金額等。有時也有出口企業利用現成單據副本如出口貨物時細表、貨物出口分析單等表式替代投保單。保險公司根據投保單考慮接受承保，並繕制籤發保險單。
