在整個採購活動過程中，一方面，通過採購獲取了資源，保證了企業正常生產的順利進行，這是採購的效益;另一方面，在採購過程中，也會發生各種費用，這就是採購成本。我們要追求採購經濟效益的最大化，就是不斷降低採購成本，以最少的成本去獲取最大的效益。而要做到這一點，關鍵的關鍵，就是要努力追求科學採購。科學採購是實現企業經濟利益最大化的基本利潤源泉。
一、分析採購成本
採購成本在各類企業總成本中都佔有較大比重，是企業成本控制的重要環節。採購成本的構成關鍵是要分清狹義和廣義的成本。
(一)狹義的採購成本
狹義的採購成本包括髮生在採購過程當中，顯而易見產生的訂購過程成本(包括取得商品的費用，訂購業務費用等)，以及受採購影響的庫存維持成本和不及時的缺貨成本。但狹義的採購成本不包括商品及物資的價格。
1、訂購成本是爲了完成交易活動，而與供應商達成採購契約並向其發出訂單過程中發生的各種成本。這些成本中，部分與訂購次數或數量沒有直接的關係，如設置採購機構或辦事處的開支，都稱作訂購的固定成本;另一部分則隨訂購次數或數量的變化而變動，如差旅、郵遞、通信及餐飲等費用，都稱爲訂購的變動成本。
2、維持成本指爲保持商品和物資的數量和性質不發生變化而產生的費用。可同樣分爲固定成本和變動成本兩種。前者如倉儲折舊、倉儲人工等;後者如商品物資的佔用資金、損壞和變質、保險費用和稅金等。
維持成本不容小覷，往往佔採購成本的大部分比重，年度維持成本佔採購成本的比重往往變化較大，可在9%-50%範圍內，超市類企業一般在20%左右，這主要取決於超市的存貨政策。
3、缺貨成本，因採購延誤持續供給而造成的損失，如待產、停工、延遲發貨、喪失銷售機會和失去客戶等損失。
(二)廣義的採購成本
廣義的採購成本也就是整體採購成本，也可稱作戰略採購成本，指商品物資整個生產週期中發生的所有與產品、物資採購相關的成本。如採購市場調研費用、採購決策成本、產品開發中供應商參與成本及交貨、庫存、生產、質檢、售後各階段因供應商的參與所導致的成本增加或損失。
對採購成本的控制和分析也主要是對整體採購成本的關注，最終目的也是降低整體採購成本的花費。
從整體成本的各個功能出發，可將整體成本分爲以下幾種成本：
1、由於對供應商的選擇和供應商參與可能發生的成本，主要包括原材料及零部件影響產品的規格與技術水平而增加的成本;對供應商各項水平的審覈產生的費用;原材料或零部件的鑑別過程產生的費用;原材料及零部件不合格而產生的影響和損失帶來的費用。
2、採購過程成本。主要包括商品採購價格及過程費用;文件處理費用;付款條件導致的匯率、利息費用;材料運輸及保險費用等。
3、運營過程發生的採購成本。如收發貨費用;安全庫存費用，庫存利息;不合格產品帶來的退換貨、包裝、運輸費用;原材料及部件庫存費用;行政費用等。
4、質量控制中發生的採購成本。包括供應商質量體系審覈確認;檢驗費用;不合格品對生產交貨方面的影響;不合格品造成的返工及退貨成本等。
二、制定採購成本控制方案
採購人員的最終目的是降低整體採購成本，在對整體採購成本進行分析後，應制訂可行的採購成本控制方案。採購成本控制方案每一個步驟都直接影響到控制效果的實現。
(一)分析影響採購成本形成和變化的內、外部因素
首先要按照狹義採購成本，分析影響訂貨成本、維持成本和缺貨成本的可能因素;然後進行仔細緊密的供應價格因素分析。
(二)制定採購成本標準
成本標準作爲成本控制的準繩，在成本計劃中一般表現爲各項指標，採購成本控制也是如此。按照整體採購成本概念，不同企業需要根據自身實際，規定一系列具體的標準。確定這些標準的方法大致分三種。
1、計劃指標分解法。即將大指標分解爲小指標。分解時可以按部門、單位分解，也可以按不同產品和各種產品的工藝階段或零部件進行分解，若更細緻一點，還可以按工序進行分解。
2、預算法。就是用制定預算的辦法來制定控制標準。有的企業基本上是根據季度的生產銷售計劃和採購計劃來制訂較短期(如月份)的費用開支預算，並把它作爲成本控制的標準。採購用這種方法需由實際出發進行制訂和調整預算。
3、定額法。就是建立起定額和費用開支限額，並將這些定額和限額作爲標準進行控制。在企業裏，凡是能建立定額的地方，都應把定額建立起來，如材料消耗定額、工時定額等。實行定額控制的辦法有利於成本控制的具體化和經常化。
(三)制定採購成本控制規範，監督採購成本的形成
企業可通過制度建設，形成完善的採購成本控制規範，以根據控制標準，對採購成本形成的各個項目經常地進行檢查、評比和監督。建立嚴格的採購制度不僅能規範企業的採購後活動，提高採購效率，杜絕部門之間的矛盾激化，還能預防採購人員的不良行爲。首先，採購制度應規定商品和物資採購的申請、授權人的批准許可權、採購的流程、相關部門的責任和關係、各種材料採購的規定和方式、報價和價格審批等;其次要建立供應商檔案和准入制度;同時，要建立價格檔案和價格評價體系，組織專門小組，對採購物品的價格進行比較和分析，在此基礎上，還應設置標準採購價格和成本費用標準，根據工作業績對採購人員進行獎懲。 企業對供應商的管理有待加強。目前很多企業的採購工作都存在着一個誤區，認爲採購工作就是和供應商搞好關係，然後在這種關係基礎上，與企業需求之間尋求磨合和平衡。其實對企業而言，這種情況是很危險的。在採購行爲中，與供應商建立良好的個人關係固然重要，長此以往，就會產生企業對某些特定供應商的依賴，不利於企業尋找新的更好的供應商，不利於企業進行技術創新，損害企業的利益。
(四)及時糾正差錯
對於成本差異發生的原因，查明責任者後按情況給予相應措施，分別提出改進方法，並貫徹執行。
三、控制採購成本的關鍵因素
採購成本控制的關鍵因素，以製造業企業爲例，是指物資採購的控制、入庫與存儲的控制和對採購部門的考覈。
(一)對物資採購的控制
生產所需的採購品、外協件、元器件等物資一般實行集中採購，統一供給，目的在於實現批量採購，降低採購成本。
採購部門以生產計劃部門提出的需求計劃爲依據，結合庫存情況，編制採購計劃。組織採購時，要加強市場調研，堅持貨比三家，推行競爭機制，實行優質優價的`採購原則。同時，根據企業實際，確定採購額度審批權限，。此外，在市場上經常採購的物資，可實行定點採購。
(二)對物資入庫與存儲的控制
物資到達公司後，採購人員應及時填制入庫單，庫管員和驗收員根據物資的不同形態，分別採取各種計量手段，準確計量，認真驗收。財務部應該加強會計監督，審覈合同或計劃、發票、入庫單規格，手續是否齊備、完善。採購部年末應根據財務決算的要求進行全面的財產盤店清查，做到賬賬相符。並組織各部門清查盤店已領未用物資的結存情況。
(三)對採購部的考覈
公司定期下達成本控制指標，並據以對採購部考覈：
材料採購價格差異=∑當年實際採購量×(當年採購價-上年採購價)
採購品損失額=∑採購品損失數量×採購單價
採購費用降低額=本年採購品總額×(本年採購費用率-上年採購費用率)
財務部設賬單單獨覈算採購費用及損失。
四、採購成本控制方法的選擇
企業的成本控制方法有多種可選：價值分析(value analysis ，VA)、價值工程(value engineering， VE)和ABC分類控制法(activity based costing);此外，企業可以通過採購模式和策略的調整達到成本控制的目的，一般包括實施準時採購策略(JIT採購)、網上採購策略、集中採購策略、聯合採購策略、與供應商建立採購同盟或簽訂長期採購協議、陽光采購策略和國際採購策略等。
選擇哪種採購成本控制方法與企業採購物品的性質密切相關。一般說來，各行業採購物品可分爲槓桿產品、戰略物資、一般產品和瓶頸產品四類。
對於採購風險小、採購金額也小的一般產品，成本控制的重點在於降低採購管理費用，減少採購頻率。其中，可應用總訂單、綜合性供應商、長期合作等方式進行管理和控制。
對於採購風險小、單位時間採購金額大的槓桿產品，要求採購人員要具備充分的專業知識，利用VA、VE方法進行單件產品的成本分析;此外，還要培養潛在供應商，利用有效價格競爭得到合適的採購價格，當然供應商要保持相對穩定。
對於採購風險大、單位時間採購金額也大的戰略物資，除了要進行單件產品成本分析外，更重要的是要壟斷資源，保證供應，與供應商建立穩定和堅實的供應關係。
對於採購風險大、單位時間採購金額小的瓶頸產品，則需要與供應商進行長期合作，進行有效的搭配組合，提高對稀缺資源的掌控能力。同時，要努力縮短付款週期。
採購的管理工作是一項系統的科學的工作，在物資價格及採購過程費用飛快波動的今天，對於整體採購的成本控制更顯得至關重要。如何能做好採購成本管理的工作，是企業建立自身競爭力的關鍵因素。把握採購成本的管理，加強控制方法的多變性，有利於企業在行業競爭中的長足發展。
