總有人感慨時間不夠用，每天忙忙碌碌少有收穫，並且總感到自己被太多事情纏身，無法集中注意去做一件事，也有人非常擅長時間管理，yjbys小編下面爲你整理了關於祕書時間管理的方法，希望對你有所幫助。
一、“二八”原則
19世紀末20世紀初，意大利經濟學家帕累託提出了著名的“二八”原則，又稱2/8定律，即20%的目標具有80%的價值，而剩餘80%的目標只有20%的價值。這一原則對於那些在工作中喜歡面面俱到、事必躬親的職業祕書具有重要的啓示意義。所以，祕書應該根據每項工作的價值來投入時間，即應該用80%的時間做能夠帶來最高回報、價值較高的事情，而用20%的時間來做其他價值一般的事情。這一原則的具體應用方法是：首先對工作進行梳理，將每天的工作分條列項列出;然後對工作分類，標明哪些屬於價值80%的工作，哪些屬於價值20%的工作;最後對每項工作做時間和精力的分配。當然，這是運用這一原則最初時的狀況，當這一原則運用熟練以後，祕書應該清楚地將日常事務性工作列爲價值不高的工作，這些工作可以運用閒時處理、批量處理或授權他人處理，而集中精力和時間處理那些根據工作經驗可以確定爲價值高、高回報的事情。
二、ABCD法則
運用ABCD工作法來確定工作的優先順序，就是根據事情的重要性(縱座標)和緊急程度(橫座標)兩個維度，將事情劃分爲ABCD四個類型：A類，屬於既緊急又重要的`工作任務，如人事危機、客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等;B類，屬於重要但不緊急的工作任務，如建立重要的人際關係、新的機會、人員培訓、制定預防措施等;C類，屬於緊急但不重要的工作任務，如接聽電話、應對不速之客、例行檢查、參加通報性會議等;D類，屬於既不緊急也不重要的工作任務，如陪客人聊天、瀏覽報紙、喝茶等。
分清類別之後，就要優先處理A類工作，其次處理B類工作，再次處理C類工作，最後處理那些可做可不做的D類工作。這樣就可以最有效地利用時間，收到事半功倍的效果。這四類事情的具體處理策略是：對於A類事情應該在第一時間去做，要捨得爲它花費大量的時間;對於B類事情，應計劃好什麼時候開始做，要花費大量時間並付諸持續努力;對於C類事情可以採取馬上就做或授權他人處理的方式，但應在儘可能短的時間內完成;對於D類事情，應儘量控制做這類工作的時間，可以在完成了所有重要的、緊急的工作之後，花一點時間去做，甚至根本不去做。要特別重視處理B類工作，因爲這類工作重要但不緊急，如果不做的話，會隨着時間的推移越來越緊急，直到突破一定的極限變成A類工作，如果B類工作被忽略而一直拖延下去，就會變成突發事件。所以，祕書要加強對這類工作的計劃管理。C類工作如果不斷地被拖延，隨着時間的推移，它也會變得越來越緊急，當越過一定極限以後，C類工作就可能因爲失去時機而消失，由此就會遭受一定的損失。
三、計劃統籌
“凡事預則立，不預則廢。”科學地做好計劃是時間管理的重要方法。對時間進行計劃管理的關鍵有：一是系統統籌用時的思想，充分發揮時間效能，規劃不足和規劃過度都不利於時間管理。祕書一天的時間安排應張弛有序，不要100%地計劃，一般情況下計劃中所有工作所需時間總計不應超過75%，其餘25%用於處理突發事件或做緊急工作的調劑。二是按計劃執行，只有認真執行、靈活處理、隨時檢查、保持彈性才能真正起到計劃的作用。做計劃就要製作時間表，時間表主要包括年度時間表、每月時間安排表、一週工作計劃表和工作日誌等。要對未來發生的事件進行梳理並按照輕重緩急排序後填入時間表裏，起到備忘、控制和提醒的作用。要記好每天的工作日誌，記錄每件事情發生的經過、處理中遇到的問題和困難、處理的方式、辦理的效果和反思總結，爲以後處理同類事情提供寶貴經驗。在具體計劃安排時要注意三點：一是集中與分散相結合，要集中時間處理同類事務，比如每天排出固定時間集中批量處理電子郵件、信件和緊急程度不高的事情，對於分散的時間要根據逆勢操作和變閒爲寶等策略合理利用;二是並行與串行相結合，並行即將性質相同或相似的不同任務同步操作運行，串行即嚴格按照工作程序和步驟安排操作，但應注意任務的系統安排和優化組合;三是例行與變例相兼顧，要妥善安排例行工作，將常態中的例行工作流程化，不斷摸索總結祕書工作規律，形成操作規範，減少完成中的不確定性，節約工作時間，對於變例和突發事件要提高反應速度，靈活應對，儘量將處理這類事情的時間縮到最短。
四、制度約束
祕書可以通過制定成文的或者不成文的制度來進行時間管理，這其實是促使自己養成良好時間管理習慣的重要方法。歷史學家梅爾·克朗茲勃在辦公室裏的每個早上都寫10封信;傑出的演說學家喬·查伯納教授要求手下的電話行銷人員每個星期一、二都要打13個電話，星期三、四則是12個，星期五則用來打電話給這個禮拜沒有聯絡上的人。很多作家固定在每天某個時段工作，而且在停筆前必須完成一定的字數。這個方法很有效。假如你養成每天寫1000字的習慣，連續一個月後，寫1000字便易如反掌。接着你可以增加字數到大概1200字，過十幾天後，或許可再增加幾百字。
在祕書工作中，制定制度來管理時間主要體現在以下方面：規定自己辦公桌上的物品放置有序，工具或資料分類放置，用完以後及時歸回原位;每次只處理一份文件，每份文件只處理一次;保證辦公桌上只有一份正在處理的文件，處理完畢的文件及時歸檔;根據自己的工作和精神狀態每天固定某個時段處理一些同類性質的事件;規定工作的截止時間，甚至規定自己將工作截止時間提前;用制度來主動減少打擾;形成定時彙報 和反饋制度;儘量採用打擾性不強的溝通方式(如便條、電子郵件);對於常規事項製作簡明易懂的書面說明等。
五、日事日清
“日事日畢，日清日高”，這是海爾集團提出的口號，也是重要的管理方法。這是一條可執行的時間管理原則，包含兩層意思：一是當天的工作當天必須完成，工作都有截止日，不能無限期地拖延;二是提出了工作目標，在工作質量上每一天都有進步，在工作要求上每一天都要進步。這個方法能夠有效根除拖延症，顯著提高工作效率。其實這是一種心態或境界。時間管理的方法告訴我們永遠要往前看，要看到現在和未來，只考慮接下去怎麼做。正如歌德所說：“把握住現在的瞬間，把你想要完成的事物或理想，從現在開始做起。只有勇敢的人身上纔會賦有天才、能力和魅力。因此，只要做下去就好，在做的歷程當中，你的心態就會越來越成熟。能夠有開始的話，那麼，不久之後你的工作就可以順利完成了。”
六、逆勢操作
逆勢操作是一種重要的時間管理方法，是指在和大多數人不同的時間段裏去從事相同的工作，反而能節約時間，提高工作效率。這意味着當別人沒有做某件事的時候你就去做，這樣可以省下許多等待的時間。比如汽車快遞運輸，往往利用夜間開展物流運輸，因爲這個時間段汽車流量較小，道路通暢，運輸成本降低，運輸效率提升;逆勢操作者會在沒有人排隊的時候去兌現支票、採購，所以他們不會在週五下午去兌現支票，也不會在週五晚上進超市，而會選在晚上11點或早上六七點去逛24小時開放的超市。逆勢操作者退房的時間與其他人不同，他們會選擇旅館自動退房的方式：如果你可以在人潮多起來之前退房，你就不應該在早上9點、10點時去排長龍。在辦公室裏，逆勢操作者會在中午大多數職員外出午餐時使用傳真或複印機。
七、變閒爲寶
祕書要善於利用零星時間，比如通勤時間、旅途時間、等候時間，學習或處理瑣事，反思或規劃未來工作，做到湊零爲整、變閒爲寶。這是一種時間管理思想。要根據自己的身體和精神狀況在零散的時間裏處理相應的事務，但是不應因此而增加精神和情緒壓力，把所有時間都利用起來工作和學習也不符合時間管理原則，所以在零散時間裏放鬆和鍛鍊身體也是一種時間管理的方式。
八、善用工具
注意將傳統工具與現代工具相結合，可以方便地隨時進行時間管理。可以隨身帶一個記事本，列出待辦瑣事和物品清單，讓大腦騰出更多空間來容納更有意義和高創造性的事情;可以利用智能手機裏豐富的時間管理應用軟件來進行智能管理和智能提醒;可以利用OA系統裏的日程安排製作電子日程，並方便地隨時更新和管理;可以充分利用現代辦公軟件和辦公設備提高工作效率，使工作生活更加智能化。(摘自《祕書之友》)
