將領導講話錄音整理成文字材料，是辦公室日常工作之一，也是文祕工作者一項十分重要的基本功。概括來講，需要在下述四個方面動腦筋、用功夫。
一、瞭解錄音講話的背景
一般情況下，錄音講話都是領導的即興發言，要麼是領導脫離講話稿的有感而發。只有全面瞭解了領導講話的背景，才能準確把握領導講話的意圖，判斷領導講話時的“角色定位”，也才能在整理講話錄音時把握好領導的語言分寸，整理出符合領導身份地位、體現領導個性特點、突出講話效果的好材料。
二、保持“原汁原味”
整理講話錄音的目的是爲了將領導的思想以紙質材料的形式更清晰、更準確地體現出來，便於在更廣的範圍傳播，讓更多人學習貫徹，從而推動工作的開展。通常情況下，領導的講話即便是簡短致辭、表態也都是經過深思熟慮的，脫稿發言更是思維最活躍時的靈感突發，閃爍着智慧的火花。只有儘可能使用領導“原汁原味”的原話，才能將最明亮的閃光點保留下來，凸顯領導的個人魅力和風采。按照講話的本意，尊重領導的原意是整理講話錄音的基本要求。否則，整理出的講話再怎樣文采飛揚、超凡脫俗，也不可能得到領導的`認可。當然，也不能機械地堅持“原汁原味”，那種“領導怎麼講就怎麼整理，錯了也不能動”的作法也是極端不負責任的，是不可取的。
三、進行必要的補充和完善
領導的脫稿或無稿講話一般更加口語化，有時還配有肢體語言，不一定每句話都很完整併合乎日常語法;特定的語言環境，與受衆的互動影響，講話會更富隨意性與現場表達性，不一定每句話都很嚴密;較快的語速，思維上的停頓與跳躍，不一定每句話都很連貫，爲此就需要在整理講話錄音時進行合情合理的增加或刪減。在吃透上下文的情況下，要將領導想講而沒有講出來的合理地補充進去，將需要起承轉合的聯結語，合情地添加進去。需要補充的內容主要有：領導講話時因現場聽衆皆知而省略的內容，不補充僅看文稿就無法正確理解;領導講話時使用簡稱、代稱，現場觀衆就能會意的內容，不補充就不嚴謹、不嚴肅;領導講話時因思維跳躍表達不完整的內容，不補充就不正確、不嚴密。需要完善的內容主要有：多次講到的，保留最適合的一次，避免囉嗦;過於口語化的，如某些方言俚語等使用最準確貼切的書面語替代;寒暄客氣、偏離主題和不便公開講的，可直接刪掉;字詞搭配、成語典故、語法修飾不準確的，及時修正;統計數字、舉證事例出現偏差的，使用官方公開材料;標題與內容不吻合的，調整佈局。
總之，補充進文稿的必須是必要的，不補充會影響領導講話本意的;是合情合理的，補充後會彰顯講話主旨的。刪減的內容應是贅而無用的，不刪便讓人感覺拖沓、冗長與沉悶的。增刪得當，言簡意賅，就會使講話更加精煉。但這種增刪應把握一個原則：能不補即不補，能少補不多補，能不刪即不刪，能少刪即少刪。堅決杜絕以自己的觀點爲取捨標準，別出心裁、牽強附會地增刪，使文稿最終成爲整理者自身思想的表達或對領導講話的妄自揣度及引申。
四、具有強烈的責任心和緊迫感
整理講話錄音時，對提及的數字、事例、人名、地點等如有疑問，一定要仔細覈實;對聽不清、聽不準的地方，要不厭其煩反覆聽，找同事一起聽，認真辨別。不能因聽不清而隨意捨棄某句或某段，這樣容易造成斷章取義，或使其前後的表達顯得唐突。總之，要有高度的責任心，絕對不能讓領導講話產生誤解，鬧出笑話，更不能出現與領導要表達的觀點背道而馳的情況。此外，在準確的基礎上，還要有緊迫感。要像參加一次戰鬥那樣全身心地投入，提高工作效率，第一時間整理好，不要因爲我們的耽擱影響了領導講話的時效性，影響了工作的推動。最後，整理好的講話錄音，還要得到領導的充分認可。如果領導不滿意，最好能當面問個“爲什麼”，虛心聽取領導的意見，進行有針對性的修改。在此基礎上分析爲什麼要改成這樣，改成這樣好在哪裏等。只有這樣經過反覆錘鍊，不斷積累，才能在以後整理領導講話錄音和起草領導講話稿時少走彎路。
