導語：祕書人員的職業定義是：從事辦公室程序性工作，協助領導處理政務以及日常事物，併爲決策以及實施提高服務的人員。祕書人員具體有以下8大項工作。下面是文祕的工作職責及分工，歡迎參考！
文祕的工作職責及分工 篇1
一、 商務溝通
（一）接待工作
1. 全方面的收集類別資料，爲來賓接待工資做好準備。
2. 熟悉接待工作的內容以及寫作接待方案的格式和寫法，制訂最佳的代表接待方案。
3. 做好迎接來賓的準備和接站、接機等迎賓工作。
4. 瞭解來賓宴請工資的安排程序，做好宴請準備，熱情周到的款待來賓。
5. 送別來賓的時候，應該爲來賓預定返程票，安排好返程交通工具。
(二) 溝通與協作工作
1. 運用各種溝通方法和技巧，協調領導之間的關係，與領導、同事和客人有效溝通。
2. 組織和引導團隊有效溝通，提高團隊的工作效率。
3. 及時解決溝通的衝突，排除溝通中的障礙。
（三）商務談判
1. 掌握各種信息的蒐集方法和渠道，充分蒐集商務談判信息，並參與制訂商務談判方案和組建商務談判小組。
2. 佈置商務談判現場，營造融洽的商務談判氣氛。
3. 做好上午談判的輔助性工作，協助主談判人員處理談判中的問題。
二 會務管理
(一) 會議籌備
1. 科學準確地擬定會議的議題、名稱、規格、和標準
2. 合理地擬定會議議程、日程和預算經費。
3. 掌握選擇會議場所的程序，選擇並預定合適的會議場所。
4. 掌握會場座位的排列方法和會場佈置方式，精心佈置會議現場。
5. 及時通知與會人員，準備會議文件和製作會議證件。
6. 安排電話會議和視頻會議，減少會議開支。
(二) 會議溝通與協調
1. 掌握多種會議簽到的方法，做好會議簽到和會議服務工作
2. 運用高效的會議決策方式和達成會議決議的方法，促成會議決議的儘快形成。
3. 做好會議保衛、保密工作。
4. 組織會議新聞報道，使會議達到理想的傳播效果。
5. 及時處理會議突發性事件，確保會議的順利進行
（三）會議善後
1. 做好與會人員的返程安排
2. 檢查清理會場和整理會議文件。
3. 傳達會議決議，撰寫會議總結和結算會議經費。
4. 評估會議效果
三 商務活動管理
（一） 商務活動
1. 安排會見、會談
2. 組織和協調大型商務活動以及安排與會人員參加文娛活動
2. 掌握組織信息發佈會的程序，成功舉辦信息發佈會。
4. 安排剪彩儀式、簽字儀式和慶典儀式。
（二）商務旅行
1. 協助領導制訂周密的出行計劃，爲其準備旅行時攜帶的物品
2. 做好票務預定、旅行住宿的安排和辦理出國商務旅行手續等事務。
3.爲大型團隊商務旅行擬定旅行計劃。
四 辦公室的管理
（一）辦公環境管理
1. 合理設置辦公室的佈局
2. 佈置和美化辦公室環境以及合理擺放辦公室設備。
3. 維護責任區整潔的工作環境
4. 應對辦公中出現的緊急情況，做好辦公室的安全管理
（二）辦公資源管理
1. 採購、調配和利用各類辦公資源
2 做好辦公資源庫存的監督管理工作
3 參與政府採購管理和招標工作
（三）辦公效率管理
1. 制訂科學的辦公室工作計劃，併合理的安排辦公室工作任務。
2. 科學的爲領導和自己編寫工作日誌，提高工作效率，進而推進各項目標的順利完成。
五、 信息與檔案管理
（一）信息管理
1. 運用各種信息蒐集的渠道和方法，及時充分的手機領導所需要的各種信息。
2. 掌握各種信息整理和加工的方法，對所蒐集到的原始信息進行處理。
3. 運用各種方式，把經過整理加工過的信息提供給領導和其他人使用，做好信息的傳遞和利用工作。
4. 熟悉信息儲存程序，做好已用信息的保存工作
5. 熟悉 執行反饋信息的5個步驟，組成反饋與再反饋鏈條，實現反饋信息的良性循環。
6. 掌握信息開發的途徑與方法，對信息進行全面挖掘、綜合分析和概括提煉。
（二）檔案管理
1. 掌握檔案收集的途徑和方法，接收與徵集應立卷歸檔的文件材料
2. 熟悉檔案整理的程序，對需要進一步條理化的檔案驚喜分類、組合和編目，使之系統化。
3. 瞭解影響檔案價值的因素，掌握各種檔案保持價值的鑑定方法，對檔案進行科學的鑑定。
4. 掌握各種檔案的保管措施，維護檔案的完整與安全
5. 掌握常用檔案檢索工具的編制方法，編制多種類型的檔案檢索工具
6. 運用各種檔案的利用方式和途徑，向檔案使用者的提供各種服務。
六．日常辦公事務處理
（一）文書處理
1. 熟悉處理手法文書的程序，做好收發文書的處理工作
2. 科學做好文書的清退和傳遞工作
3. 掌握文書立卷的步驟，提高文書立卷的質量，進而提高檔案的質量
4. 掌握文書歸檔知道和文書歸檔步驟，做好文書歸檔工作
5. 掌握文書銷燬的範圍，掌握文書銷燬的程序和方法，對已無保存價值的文書進行焚燬。
6. 掌握各種專用文書的管理步驟和方法，有效的管理各種專用文書
（二）其他事務
1. 運用印章的使用和報告方法，加強對印章的管理。
2. 掌握接打電話的步驟和方法，妥善處理好電話事務。
3. 掌握零用的管理方法和報銷手續
4 瞭解值班工作的內容，加強值班工作的標準化管理。
七．常用事務文書寫作
（一）行政事務文書寫作
掌握公告、通知、通報、請示、批覆、命令、指示、計劃、決議、總結類文書、記錄、簡報類文書和規章制度類文書等行政事務文書的書寫格式與寫作要求。
（二）公關禮儀文書寫作
掌握各類演講稿、致辭、請柬、聘書、感謝信、賀信和信息傳播類文書等公關禮儀文書的書寫格式與寫作要求。
（三）涉外經濟類文書寫作
掌握經濟於此報告、市場調查報告、業務合作意向書、產品說明書、廣告、可行性研究報告、經濟合同和招投標書的書寫格式與寫作要求
八 商務禮儀
（一）個人禮儀
掌握儀容儀表、交談禮儀、服飾禮儀等個人禮儀要求
（二）日常交際禮儀
掌握稱呼禮儀、致意禮儀、介紹禮儀、電話禮儀、辦公室禮儀和異常情況下的禮儀等日常交際禮儀要求。
（三）涉外商務禮儀
掌握拜訪禮儀、宴請禮儀、饋贈禮儀、公共場所禮儀、中國習俗禮儀和外國習俗禮儀等涉外商務禮儀要求。
文祕的工作職責及分工 篇2
本職：負責公司內、外部文書處理，協助辦公室主任進行相關會議的組織，並做好記錄，協助辦公室主任做公司的接待工作，協助辦公室主任做好其它各項工作。
職責與工作任務：
1、負責公司內、外部文書處理：負責集團公司相關資料文件的接收、裝訂、傳閱、送籤；負責集團公司內的複印、傳真、打印等工作。
2、協助辦公室主任進行相關會議的組織，並做好記錄：負責會議的記錄和整理；負責會議場所的安排與佈置；負責會議的服務工作及相關活動的安排；負責會議相關資料的編印。
3、協助辦公室主任做好公司的接待工作：協助辦公室主任負責公司來訪人員的接待，包括外事活動的組織、接待、翻譯工作；協助辦公室主任負責公司相關公共關係的建立和保持。
4、協助辦公室主任做好其它各項工作：協助辦公室主任做好公司印籤的使用與管理，並做好用印的登記，以備查。
5、協助檔案管理員做好檔案管理工作。
6、完成辦公室主任交辦的其它各項工作。
文祕的工作職責及分工 篇3
1、綜合協調機關政務工作;
2、擬訂相關工作制度並組織實施;
3、負責會議組織、公文審覈、文電處理、機要文檔、政務督查、政務信息、宣傳報道、政務公開、安全、保密等工作;
4、擬訂全市人力資源和社會保障事業發展規劃和年度計劃;
5、負責編制全市人力資源和社會保障事業信息化建設規劃和項目管理規劃;
6、承擔信息項目和統計管理工作;
7、承擔全市人力資源和社會保障目標考覈工作;
8、負責綜治、計劃生育和應急管理工作;
9、負責局有關基建重大項目的申報和統計工作;
10、負責機關固定資產、財務管理、後勤管理服務等項工作;
11、負責機關綜合檔案的建立和管理工作;
12、承擔重要文稿起草工作，負責工作計劃、總結等文字綜合工作，承擔人力資源和社會保障新聞發佈、政策宣傳、輿情監督和引導工作，人社局辦公室工作職責，管理制度《人社局辦公室工作職責》。
13、完成領導交辦的其他工作。
文祕的工作職責及分工 篇4
1、協助校長制定期初財務工作計劃預算、期末財務工作報告和財務公開工作。
2、制訂後勤方面的有關管理制度及崗位職責，認真檢查、督促制度的執行及崗位職責的履行，做到循章辦事，制度管人。
3、協助校長做好校舍建設規劃及修繕工作，負責學校設備的添置、更新，負責校園環境的美化、綠化工作，改善師生學習、生活、工作的環境，創設優良的育人環境。
4、加強學校後勤管理工作，組織、指導後勤人員認真履行後勤管理各項規章制度，管理好圖書、儀器、教具、電器等財產設備，落實責任制，督促有關人員正確使用，提高使用率和完好率；協助學校保衛人員抓好創安工作，定期檢查，及時消除不安全因素，做好維護、防盜、防火的工作。
5、積極開展勤工儉學活動，認真做好食堂的管理工作，提高服務質量，改善師生生活條件，提高教職工的福利；搞好師生的外事保健工作，積極協同工會解除教師的後顧之憂。
6、做好新學期各項教學設備、教具、辦公用品、課本書籍，必需的體育、衛生器材等的準備，爲學校各項工作的順利開展提供快捷、優質服務。
7、嚴格遵守財務制度，堅決執行主管部門關於學校收費管理的各項要求，把好財物採購申請關。
8、勤儉節約，合理使用各項經費，嚴格控制開支，對學校的用水、用電、用紙等要規定製度，嚴格管理；完善必要的公物使用、出借等登記手續，執行公物損壞、丟失報告制度和賠償制度並督促有關人員及時補給、維修，以免影響正常教學秩序。
9、在校長的領導下，負責總務處有關對外事務的聯繫、洽談，辦理並簽訂有關合同、協議。
文祕的工作職責及分工 篇5
一、及時處理與打印公司相關文檔資料
1、商場在辦理相關事項需要公司出示相關證明時及時打櫻
2、公司有相關新品訂價與貨品調價時出示相關貨品價格通知。
3、公司有員工調動是及時出示調動通知並及時更改公司的通訊錄。
4、及時整理電腦中的文檔資料，合理歸檔。
二、考勤的製作
1、文祕在每日早晨做好考勤的嚴格把關。
2、每月月初將上個月的考勤用電子表格製作出來，在製作過程中注意請假、轉正人員及已滿週年人員的詳細標註。
三、人事處理
1、新員工在入職時一定要將入職書、個人擔保書及擔保人的身份證複印件一起存檔放入檔案庫中。
2、新員工在入職後要將新員工的員工檔案輸入電腦中的電子檔案之中。
3、所有員工離職均要辦理好公司的離職書並及時發放離職員工通知告之公司所有部門同事。
4、員工離職後均有一份離職書保存在公司檔案資料。
四、後勤處理
1、爲公司所有員工名片制定的確定與覈實。
2、及時收取公司電子郵箱的電子信件。
3、收理好送上公司的包裹。
4、公司日用品的採購。
5、報銷公司相關開支費用及公司的郵寄費用。
6、及時處理好客戶的投訴問題。
五、與跟單部署的緊密合作，及時收快遞費用單並將快遞費用單上交到公司財務。
六、跟單部客戶資料的入檔
文祕的工作職責及分工 篇6
(1)負責公司各類文件及外來文件的收集、發放、存檔、借閱工作。
(2)負責起草公司行政會議及其他例會的會議紀要。
(3)負責做好計算機打字、複印等行政工作。
(4)負責公司辦公設備的管理，計算機、傳真機、電話機、複印機的具體使用和登記，名片印製等工作。
(5)負責公司郵件和報刊的收娶分發工作。
(6)負責公司電話的接線工作。
第一，對來往電話撥接準確及時、聲音清晰、態度和藹，恰當使用禮貌用語。
第二，對未能聯絡上的記錄在案並及時轉告。
第三，對緊急電話設法接通，未接通着速報行政部經理處理。
(7)負責低值易耗辦公用品的發放、使用登記和離職時的繳回。
(8)負責各類辦公用品的倉庫保管，每月清點，年終盤存統計，做到入庫有驗收、出庫有手續，保證賬實相符。
(9)按標準定額，做好添購辦公用品的計劃編制和申購手續工作，做到既不脫檔又不長期積存。
(10)完成各項勤雜、採購工作。
(11)負責公司的室內外綠化、盆景狀況的檢查監督，保證舒適良好的工作氛圍。
(12)完成行政部經理臨時交辦的其他任務。
文祕的工作職責及分工 篇7
一、執行辦公用品的採購、發放、管理
1、新員工入職時，由部門經理根據辦公用品實際需要，提出申請，向行政文員簽字領取。其餘時間，員工急需領取辦公用品，必須簽字，並寫清楚領用時間、項目、數量等。
2、員工離職時，部門經理應認真清點其辦公用品，併到行政部填寫移交清單並簽字。
3、行政文員每月對辦公用品進行一次盤點，辦公用品採購原則上由各部門向行政部提出申請後統一採購，特殊物品採購由部門主管、副總同意後另行購買。
二、信件的收發、文件資料打、複印，傳真管理
1、公司所有打印、複印文檔工作及信件、報刊收發管理工作由行政文員統一負責。收到信件資料由行政文員及時通知或遞送給收件人。對投遞錯誤的信件，退回或轉移。 發件時，由發件人填寫好資料，再由行政文員執行發送。
2、行政文員妥善保管外部提供的文件資料打印、複印或快遞的結賬單據，並負責覈對單據數量、金額，便於財務結算。
3、員工不得利用公司機器打印或傳真與工作無關的文件，行政文員有權監管教育。
三、執行印製名片的聯繫、校稿與管理
1、公司名片格式統一化，由公司行政文員依據企業形象規劃並聯系印刷業務。
2、需做名片的員工，先填寫名片印製申請單，經部門經理簽字後交由行政文員負責辦理。
3、名片印製前需校稿，確認名片職務、部門是否相符，姓名、聯繫辦法等需確認無誤。自確認名片內容起，一週內，行政文員將做好的名片發放給名片印製申請者。
四、執行固定資產及低值易耗品的管理
1、負責對公司的固定資產進行盤點、登記。做到編好號、貼標碼、註明使用狀況、統計數量、並責任到具體員工。使用者離開本公司時，公司資產收歸行政部管理。對需要報廢的資產進行報廢登記處理。
2、行政文員根據盤點狀況，製作《公司固定資產使用情況登記表》，發給公司相關負責人。
3、行政文員負責對打印機、傳真機等其它辦公設備、設施的保養維護和聯繫維修工作。
五、執行書籍、文件、資料的規範管理
1、公司所有書籍應編碼貼號、做好編目、分類存放、按順序排列整齊，及時更新登記表。
2、公司員工借書、領取文件資料時，必須簽字登記。應註明“日期、姓名、編號、項目名稱、數量、歸還日期、備註”等。
3、員工借書的限期不超過一個月，行政文員應提醒催還。員工離開公司時，應歸還所領文件、資料給行政文員。書籍、資料被歸還時，行政文員應備註說明歸還日期。
六、執行公司證照、年檢及員工社保卡的申辦
1、公司變更或申請辦理分支機構，先準備辦理營業執照相關資料，然後到工商局領取營業執照登記申請表；營業執照申辦完畢後，持營業執照原件及公司法人代表身份證複印件辦理組織機構代碼證；組織機構代碼證辦理完畢後，準備相關資料辦理稅務登記證。
2、公司年檢一般從三月份開始，至六月底結束。可登錄“深圳市工商行政物價管理局”網站，瞭解當年度辦理年檢的需要的資料，先進行網上申請，再交實物資料到工商局辦年檢。
3、需辦理社保卡的員工，先提交“勞動保障局數碼照片回執”，行政部打印“制證清單”後，行政文員到社保局四樓交錢辦理。後憑社保局回執領取社保卡。
七、飲用水管理、訂餐、訂會議廳、訂房、訂票等
1、根據飲用水的飲用情況，及時負責公司飲用水的訂送。確認送水桶數、空桶回收數量。
2、公司負責人或其它部門根據實際需要，提出訂餐、訂會議廳、訂票、訂房申請時，行政文員予以代辦，結款方式根據實際情況而定。
3、訂餐、訂會議廳、訂票、訂房工作需一定的提前量（訂票一般提前2～3天知會行政文員，訂餐、訂房一般提前1～2天，訂會議廳一般提前10～20天）。
八、來訪者接待、會議活動、員工考勤統計管理
1、負責公司來訪客戶的禮貌接待與服務。
2、公司會議，由行政文員統一發出通知。如需投影設備，會前應做好會場佈置及設備調試。會議所述內容由行政文員記錄、整理存檔。會後，行政文員負責清理會場、查收設備。協助客服部，負責做好課程活動前，宣傳資料、橫幅、食品、水杯等相關物品的準備。
3、每月需製作考勤簽到表。負責員工每月病假、事假、加班、遲到等考勤的管理與統計。
九、執行公司領導交待的'其它臨時性的突發事情
1、優先完成公司領導交辦的各類緊急事務。
2、規定時限內完成不了的，應向領導說明其原因，並盡力儘快完成，最終彙報完成結果。
3、有任何工作困惑，可通過郵件或面談的方式提出，記住：透明溝通，工作暢通。
總體來講，行政部屬於服務保障部，是爲公司包括其它部門服務的，所以也要協助處理一些日常事務。否則會影響正常工作秩序，甚至會影響經營活動。故日常事務的處理是行政工作的重要方面。
文祕的工作職責及分工 篇8
1、負責組織部召開的各種會議的會務工作，做好會議記錄，起草公司工作計劃總結、會議紀要、簡報，協助督促各單位貫徹落實各項工作任務的狀況;
2、整理總經理簽發文件，做好各類文件的登記、保管、轉發、立卷、存檔等，保管使用印鑑;
3、做好部信件登記、分發、寄發工作，受理信來訪工作，及時做好登記、自辦或傳遞等工作，遇到重大問題及時向部領導彙報;
4、做好辦公室文書檔案管理工作，如：有關文件收發、登記、傳閱、下發和年終清理、立卷、歸檔工作;辦理定購和發放各種學習材料;
5、草擬年度工作計劃、總結、報告、清算、批覆等文件;
6、公司管理制度、規章制度，網頁設計方案書、合同書，公司總體運行配合;
7、總經理活動、內外部接待的安排、報銷單的整理等工作;
8、掌握總經理的日程安排做好預約工作，安排商務活動;
9、接聽電話、妥當應答，並做好電話記錄;
10、嚴格執行保密制度，做好各項保密工作;
11、協助總經理收集、分析公司主要數據及整合信息;
12、協助總經理處理各種日常事務及與公司各部門之間的協調與溝通;
13、根據公司發展的要求制定人力資源戰略;設計並完善公司人力資源結構;
14、瞭解相關法律與法規(如：公司法、合同法、勞動法、世界貿易組織法等)，爲公司帶給可行性方案，做好領導的參謀和助手;
15、完成總經理交辦的其他工作;
文祕的工作職責及分工 篇9
一、行政管理職責：
1、負責學院行政人員的管理工作，每週召開一次行政例會，通報學院情況，
溝通各部門信息，交換意見。
2、負責對學院行政人員考勤管理。
3、負責商學院印章的使用管理，嚴格按照制度和程序辦理學院介紹信/證明等公文的簽發用印手續。
二、日常接待與對外聯繫：
1、負責學院領導的工作聯絡與接待，領導日常工作日程的安排與協調。
2、協助領導做好來訪接待及電話尋訪工作。對不適宜領導接待的來訪，要主動婉拒，並做好解釋工作。
3、負責學院與學校其他行政管理處室及各院、系之間的聯繫及溝通工作。
三、文檔管理工作：
1、負責來文的簽收、登記、呈批、複印、分送、催辦。負責學院領導文、電的運轉和管理，根據文、電內容和需要及時呈批和催辦。
2、負責學院行政文件的制發，安排編號、打印、校對、裝訂、分發及印發工作。
3、協助學院領導做好行政方面的一般信函和文件材料的草擬與整理工作。
4、負責學院文件資料、原始數據的保管、歸檔、立卷、交檔和銷燬及檔案利用。注意積累文件，做到平時歸卷。立卷歸檔要齊全完整、分類正確、移交及時。
四、行政後勤管理工作：
1、負責學院辦公會議會務工作，協助領導建立必要的工作檔案(領導講話的保管，重要批示的登記、重要活動的登記等)。
2、協助主管領導收集、彙總學院工作計劃、總結等文字材料的組織與協調工作。
3、負責催辦上級文件要求事項、學院領導批示意見並將檢查落實情況反饋。
4、負責管理和檢查學院辦公場所的使用和衛生清潔情況並作好記錄。
5、負責行政辦公用品的管理工作，根據辦公使用情況和經費指標合理制定辦公用品及辦公設備消耗材料的採購種類和數量，督促有關人員及時分批合理採購，並負責入庫保管和按教職工的實際需要合理發放。
五、其他工作：
1、負責收發傳真、文件的登記並落實到具體相關執行人。
2、協助主管領導實施人力資源管理等方面的具體事務。
3、負責辦理學生證明、介紹信及行政蓋章手續。
4、協助主管領導組織和編寫學院簡訊。
5、完成其他領導交辦和學院相關職能部門佈置的臨時工作。
6、負責劃定辦公區域內的清潔工作，做到窗明几淨、文檔歸類整潔。
文祕的工作職責及分工 篇10
一、做好各類行政文件，信函、報告等材料的收發、轉遞工作，做到手續完備，及時準確。需要清退歸檔的，資料應做好登記和立卷工作。
二、負責做好公司內外來訪人員的接待工作，認真熱情，態度和藹，做到積極主動、不推諉、不拖拉。
三、負責保管和正確使用公司印鑑，開具介紹信或出具證明，做好登記，做到有據可查不出差錯。
四、及時、準確地向領導和有關人員傳達上級機關及有關部門的通知事項和每週的會議安排。
五、負責公司各類行政會議的通知，記錄和辦公會議紀要、決議、決定的起草；印發，同時協助公司領導起草有關行政文件。
六、要準確無誤地完成公司領導交辦的事宜，並將完成情況及時彙報。
辦公室主任（副）主任崗位責任制：
一、按着辦公室的職責，負責主持辦公室的全面工作。
二、在經理領導下，負責組織起草公司行政綜合性的工作報告、決議、規劃和決定等文件。負責各種事項的通知，會議決定的草擬和發佈。
三、負責辦公室內部的基礎建設和業務知識的學習，監督檢查部門的崗位責任制的執行，努力提高工作水平和工作效率。
四、協助經理組織安排經理辦公會議議程，並做好會議記錄，同時負責檢查會議的執行情況。
五、負責審覈以公司名義所發的決定、報告等文稿；並及時轉呈領導籤閱，建立相應的登記薄。
六、認真及時處理，批轉傳閱上級有關文件和其它事項的通知。
七、負責公司人事檔案及統計等項工作。
八、負責公司的安全保衛工作。
九、負責組織協調各部門共性的綜合性工作，及時做好領導交辦的其它事宜。
十、注意瞭解與全局有關的情況和問題，搞好信息反饋工作，並提出解決辦法，爲領導決策提供參考。
十一、會同黨支部共同抓好辦公室的政治和業務學習。思想政治工作，堅持“兩個文明”一起抓。
