祕書工作的最基本特點是輔助性。在沒有領導授意的情況下，無權處理問題，但要時刻做好協助領導正確處理問題的準備。如何當好領導的祕書？下面是小編分享的資料，一起來看一下吧。
一、祕書要發揮好三個作用
一是參謀作用。作爲祕書，要細心領會領導意圖，顧大體、識大局，體側其難處，儘可能協助領導抓取重要資訊，分析認識新形勢、新需要、新問題，圍繞決策的形成和落實，儘可能多的爲領導提供重要動態信息、經過篩選和綜合提煉的各種資料、全局性問題決策的意見或方案，使其充分了解決策的必要性、可行性、有利條件和不利因素，隨時迴應領導和有關方面的諮詢。
二是助手作用。作爲領導助手，要做好輔助工作，比如決策的事先準備和事後的督促檢查，文件的起草、審覈、修改、傳遞，協助領導安排會見和接待來訪，承擔聯絡、協調、會務和後勤保障的服務工作，接受領導交待的其他臨時性工作，特別是領導工作中的一些繁雜事務，凡是祕書可以承辦的，都應積極主動地承攬過來，使領導能夠騰出更多時間，抓大事、抓要務，爲他們創造良好的工作環境和條件，發揮好助手作用。
三是協調作用。既承上啓下、聯繫左右、協調四方的職能。祕書要扮演好自己的角色，在協調工作中，擺正位置，做到盡職不越位，辦事不越權，幫忙不添亂。要有比較敏銳的洞察力和較高的分析認識問題的能力，善於觀察分析事物，通過各種信息動態，透視各方面隱而不現的問題、處於萌芽狀態的新生事物和各方面的訴求，及時做好溝通、提醒、規勸、調解工作，對於一些固有的成見和新產生的誤會做好淡化、彌合和消除工作，發揮好協調作用。
二、祕書要做好四方面工作
一要做好信息的採集、加工和運用，高質高效輔助領導決策。一是廣採信息，利用信息網絡、圖書、報刊音像製品等多種途徑，開闢信息渠道，及時、準確、全面地獲取信息。確保信息種類齊全，不但有動態信息，還要有綜合類信息，既要有爲眼前服務的短平快信息，也要有爲長遠服務的知識性、戰略性信息。二是篩選信息，在紛繁複雜的信息當中，進行選擇、分類，丟掉信息垃圾、排除信息干擾，去粗取精、去僞存真，準確無誤地識別、理解信息含義，正確地判斷信息的價值與意義，全面把握其對領導決策的影響。三是處理信息，即信息的加工、開發、傳輸、存貯、調閱和吸收能力，做好對信息的綜合分析、整理排序、歸類處理、開發利用，使之產生效益，這是信息工作的落腳點。做好信息處理工作，要沙裏淘金，在大量初級信息中篩選有用的信息，挖掘出有價值的部分;要集零爲整，將分散在各條信息中有價值的內容聚集起來，綜合成爲完整有用的信息;要變缺爲全，對內容不具體、不完整的信息，通過調查研究進行補充拓展;要化淺爲深，從大量信息中找出帶有規律性、普遍性、傾向性的問題，抓住事物的本質。
二要協助領導做好決策執行情況的督促檢查。首先要吃透決策精神，領會領導意圖，從大局出發，重推動，重引導，重協調。多做宣傳教育工作，使督促檢查的過程成爲引導決策執行單位理解決策精神、幫助他們出謀劃策、協助他們抓落實的過程。其次要及時掌握決策實施過程中的動態情況，跟蹤決策落實的進展狀況，針對問題提出建議，並及時、準確、全面地反饋決策落實情況，以協助領導有針對性地對決策進行指導。第三要善於發現決策落實過程中典型經驗和好的做法，及時總結，積極倡導，大力推廣。對於那些有助於豐富和完善決策的合理化建議和不同意見，要高度重視，調查研究，及時向領導反映並儘可能吸收其合理的意見和建議。
三要認真處理公文，高水平撰寫材料，發揮好領導助手作用。一是文件的收發、登記、篩選、呈送閱批，根據領導人的閱批意見，將文件及時處理、送辦，瞭解和督促批件的辦理情況，按規定進行文件清退或立卷歸檔。做好此項工作，要有認真負責的態度和一絲不苟的精神，不放過任何細枝末節，努力向“萬無一失”的目標邁進。二是起草文稿，即根據領導人授意，做草擬文稿的組織協調、情況資料準備，或者直接參與起草及印製等各項服務工作。在文稿撰寫過程中，在內容上要把好事實觀和觀點觀，確保所運用材料的真實性和準確性。在結構上要做到佈局合理、層次清楚、條理分明，在內容上主旨鮮明、思路清晰、首尾照應，在文字上要做到準確、明確、得當、得體、通俗、規範。對於文稿中運用的材料，凡是有疑問的，都要找相關的單位認真核對，尤其是文稿中個人和單位的點名例證，要慎之又慎，反覆覈實研討，把握不準或無法覈實的斷然刪除，以免造成不良後果。同時確保文稿中的主旨和思想觀點和本單位的發展路線、方針、政策一致。
四要細心處理綜合事務，主動做好後勤保障。一是根據機關統一安排和領導本人意願，協調安排好領導的各項活動。作爲祕書，要在自己的職權範圍內，自覺地協調各類組織、各項工作、各個人員之間的關係，促進各項活動趨向同步化和和諧化。二是做好會議服務工作，會前準備好會議材料，安排好領導行程。會中做好會議記錄，協調安排好領導的衣食住行和內外聯絡。會後整理保存會議文件，做好會議總結，找出經驗、規律性認識和不足之處，不斷提升會議服務的水平和質量。三是後勤保障，這是服務領導工作中必不可少的重要組成部分，要根據領導的需求和外部環境的變化，及時補充和更新辦公設施和用品，關注好領導的飲食起居和身體健康狀況，做好相關的服務。四是爲領導安排好來訪接待和信件批閱，要在信訪內容、影響力和處理的時機上爲領導精心安排，使信訪工作和單位的中心任務、重點工作相結合，使之成爲既能解決信訪問題，又能推動工作的有力措施。
三、祕書要培育四種修養
一是注重自身修養，不斷提升自身心理素質。無論任何人，想成就事業，都離不開修養。歷史上凡是成大事、建大業、立大功的人，無一不是經過刻苦的學習和艱辛的磨練。對於祕書而言，祕書工作是一項十分繁重的勞動，祕書工作的緊張性、快節奏和高壓力，對祕書的自身修養和心理素質都提出了很高的要求。因此，祕書要十分重視自身修養，在複雜多變的環境下，保持健康的心理品質，做到忠誠、穩重、堅毅、隨和、機敏和靈活，在繁重瑣碎的工作下，具備良好的心理素質，善於控制自己的情緒和行爲，經得住失意和挫折，在成功與失敗、榮譽與屈辱面前，保持良好的心理狀態。
二是要有奉獻精神和責任意識，增強工作的主動性。祕書工作是服務性崗位，奉獻精神是服務工作的靈魂和本質特徵，祕書作爲從屬的角色，要有甘當配角、當好配角的思想準備和任勞任怨的修養，要以領導的需求爲出發點，根據需求變化及時調整自己的注意力、工作內容和工作重點。同時，祕書工作經常處於緊張的'“備戰”狀態，工作內容千頭萬緒、繁雜瑣碎，這就要求祕書要具有高度的責任感和積極進取的主人翁精神，保持飽滿、熱情的工作態度，立足本職崗位，從服務中把握主動，在被動中爭取主動，遇到困難不推脫，積極主動地面對、分析和解決問題，擔當好自己應負的工作責任。
三是要勤於學習，不斷增進知識，更新知識。祕書接觸的人和事既廣泛又複雜，處理的問題既具體又緊迫，應當是見多識廣，具有多方面知識的“雜家”。祕書作爲領導的參謀助手，負有輔助領導決策的職能，起草、審覈文稿的責任，需要有較高的理論水平、文化素養和文字能力。祕書需要聯繫上下，協調左右，應具有對事物敏銳的洞察力、綜合分析能力和協調應變能力。祕書人員只有勤於學習，不斷補充和更新知識，不斷增強自身綜合能力，才能適應新形勢的需要，才能跟上領導思路，才能在領導面臨問題或提出要求時，及時跟進和落實，爲領導提供更好的決策和諮詢服務，發揮好領導外腦的作用。
四是要強化大局意識，做到顧大體，識大局。強化大局意識，養成時刻關心大局的習慣，從大局出發，站在改革發展的角度認識和處理事情。培養大局意識，首先要關心政治，政治就是大局，政治上的堅定性、敏銳性、辨別力是人的基本素質、認識水平和工作能力的反映。其次要關心國內外經濟發展態勢。第三要密切關注思想理論的發展變化，理論的發展變化，是經濟社會生活發展變化的本質反映，對理論問題研討的關注，對新的理論觀點的及時發現和認真思索，不僅是提高理論水平的有效方法，也是從全局、從本質上認識和分析事物的重要途徑。
四、祕書要努力實現“四個轉變”
隨着時代的變化，過去那種“承上啓下、收收發發、寫寫報報、接傳電話”等事務性輔助內容，已不能滿足現代祕書工作的需要。作爲新時期的祕書，不僅是某一方面，如管理、科研、教育、工程等專業的熟悉者，還要具備較強的組織、溝通、應變、團隊合作和獲取新知識的能力，要努力實現四個轉變：一是從單純地辦文辦事轉變爲既辦文辦事又出謀劃策，二是從單純地傳遞信息轉變爲綜合處理信息，三是從被動服務轉變爲主動服務，四是從憑老經驗辦事轉變爲科學化管理。
