對於祕書來說，理順管理渠道，增強內部凝聚力，提高工作效率是最重要的。下面我們就來談談祕書局的工作總結。
祕書局處於溝通上下、聯繫左右的樞紐位置，工作涉及方方面面，因此，我局一直把發揮綜合協調作用作爲一項重點工作來抓。一是協助分管領導走訪市委辦公室、市政府辦公室、市檔案局、市交巡警支隊、市公路管理處、市車管所等相關部門，並與市委辦祕書處、信息處、市政辦祕書處、信息處、三外旅遊開發區處等處室建立了良好的業務關係，爲更好地開展工作奠定了基礎;二是加強同兄弟開發區的聯繫，文祕寫作祕書網組織人員隨領導赴江陰、吳縣、金壇、丹陽、江寧、西安等地開發區進行考察學習。三是協調與各職能部門的關係，上傳下達，及時反饋，做到政令通暢，確保日常工作高效運轉。
二、強化服務意識，文祕工作穩步發展一是文字材料方面。不斷提高文字水平，正確領會把握領導意圖，精心做好文稿起草工作，保證文件質量。全年共編髮辦公室及管委會正式文件190件，黨組及黨工委正式文件23件，函件11件;撰寫有關綜合材料51篇，其中彙報材料25篇，理論調研及經驗交流材料15篇，領導講話稿11篇，約24萬字;編髮辦公室會議紀要5期;編髮大事記70條，約4000字;作會議記錄近5萬字;編髮管委會周工作計劃13期和月工作計劃2期。完成2001年《江蘇年鑑》、《徐州年鑑》徐州經濟開發區篇組稿工作。以上文字總量約36萬，其中祕書局擬稿、記錄的約32萬，佔文字總量的89%。
二是信息工作。不斷加強信息工作，注重信息的時效性、真實性和適用性，積極蒐集開發區的相關信息，及時上報重要信息和緊急信息。全年共編髮《金山橋信息》13期，約4萬字;向市委、市政府上報信息28篇，其中在《徐州信息》上刊登12篇，在《政務信息》上刊登3篇，在江蘇省外經貿廳主辦的《開發區信息》上刊登1篇，採用率達46%。繼續執行重要電話記錄制度，使有關信息傳遞更加準確、及時。
三是文印工作。共打印各類文件35萬字，複印文件25萬頁，印刷40萬頁;切實做好各類文件的分類存貯，分階段刻成光盤保存、備用，全年刻錄各式文件500多份;不斷提高文字打印正確率，減少回機率。注重節約，儘量降低各類耗材的消耗量;做好計算機、複印機、一體多用機和打印機的維護保養，定期請專業技術人員檢查，保證其正常運行。
四是檔案工作。繼續狠抓檔案工作的規範化、標準化管理。完成2003年度文書檔案的入庫工作，整理2003年和2004年文書檔案86卷，彙編5本。接收2003年財務處會計檔案54本3冊，2003年財政局會計檔案79本19卷，基建檔案12卷。全年共收到各類上級來文、會議通知1252份，雜誌417份，發各類文件201份，接收開發區辦文登記24份;提供檔案借閱95次，清退編號文件46份。保密工作嚴格按制度執行，密級文件、公文和技術資料無泄密現象發生。針對兩年一次的全市檔案工作檢查，明確目標，分步實施，制定了詳細的工作進度表，加強軟硬件建設。硬件方面，做到辦公室、庫房和閱覽室三分開，爲庫房安裝了防盜網和深色窗簾，配備了除溼機和滅火器;軟件方面，添置了檔案管理軟件，實現檔案管理微機化，完成2003年和2004年度文書檔案的校對和檢查，輸入2003年和2004年卷內文件目錄871條，並上報市檔案局;組織5名專兼職檔案人員參加市檔案局的培訓;編寫立卷說明、組織機構沿革、全宗目錄等編研材料40多冊，各類管理制度和網絡上牆;組織人員對照檢查標準進行自查，找出不足之處，及時改進;通過市檔案局檢查，得到了一致好評。
五是文件督辦及內務管理工作。不斷加強文件督辦檢查力度，工作中加強學習，深入實際，做到了解全局，心中有數，堅持督事與督人相結合，對上級佈置的工作，及時交有關部門辦理，並跟蹤調度，對督促檢查中發現的新問題和新情況，及時反饋，確保上級決策和部署落到實處。切實做好印章管理、使用和介紹信的出具工作，完善手續，嚴格把關，全年共使用近800次，未發生擅自使用和違規使用的情況。
三、突出規範管理，行政後勤工作成效顯著一是制度建設。從制度建設入手，做到有章可循。逐步推進內務管理制度化，先後修訂了《衛生評比檢查辦法》、《值班管理規定》、《飲用水分配管理辦法》、《車輛管理辦法》和《接待工作管理辦法》，並相應設計管理表格20多種，切實執行值班制度，使管委會的行政後勤、車輛管理、接待、會務等工作步入了制度化、規範化的軌道。
二是車輛管理。不斷加強車輛管理，制定了《節假日期間車輛管理規定》、《辦公室車輛使用、管理辦法》等制度，每天主動與用車部門聯繫，確保各部門的車輛使用，特別是在開發區舉行的.幾次大型活動期間，合理調配車輛，提高使用效率，提供車輛保障;每月對車輛維修、油料消耗等費用進行統計，做到帳目清楚;辦理了5部新車的採購、掛牌等手續;組織安全教育15次，樹立安全第一的思想，全年無重大行車事故發生。
三是物品管理。認真做好辦公物品、招待物品及其他物品的採購、保管和發放工作，實行採購與分發兩條線，全年共採購物品近500次，職工福利4次，價值約30萬元;進一步完善辦公用品的統計和發放制度，按部門、種類製作了物品入庫、發放、統計等表格;發放物品時，堅持原則，嚴格把關，既完善手續，又提高效率，保證了辦公室各部門工作和接待工作中的物品使用;定期清點庫房，對短缺物品及時購買;做好各部門所需物品、職工福利物品的購買及大宗物品的政府採購工作。
四是後勤及物業管理。積極創造良好、寬鬆的工作環境，做好後勤保障。不斷改善各部門的辦公條件，安裝窗簾、添置飲水機、沙發等，每月組織衛生檢查。爲了方便全體工作人員就餐，新增加2個就餐地點，以滿足職工需要;先後制訂出6個改善職工福利待遇的方案並予以實施。做好房屋租賃管理工作，修訂《房屋租賃合同》，建立了房屋租賃的全套資料檔案。根據上級安排，認真做好開發區清房工作，共對671人的房屋進行了清理，清房率達99.97%，上報各種統計表格20多種。做好對物業公司的協調、督促和檢查工作;對辦公大樓及附樓進行了消防整改，及時添置、更換消防設施;因金山橋大廈及附樓產權主體變更，根據領導安排，就管委會大樓相關事宜向經濟技術總公司進行移交。
四、發揮窗口作用，接待和會務工作步入正軌一是接待和用餐管理工作。接待工作努力做到既熱情周到，又注重節儉，堅持統一標準、統一紮口，從接站、入住、就餐、會務、參觀、娛樂，到車(機)票購置、送站、費用結算等，實行統一管理，圓滿完成了臺灣投資考察團、美國太平洋公司、日本OBS公司、臺灣鋼鐵項目、美國棋與茶商務考察團、美國奶酪項目考察團及省內外領導、兄弟開發區等重要接待任務。全年共接待國內外客商322批2116人次，辦理出國手續1批2人次。嚴格執行招待審批制度，實行用餐管理辦法，堅持“節儉實在，杜絕浪費”的原則，實行定點定價自帶酒水的辦法，儘量控制經費支出。二是會務工作。每次面臨重要會務，都制定詳細進度要求，明確分工，責任到人。全年圓滿完成開發區首次科技工作會議、3.25二期開發工程開工奠基儀式、全省部分開發區工作座談會、12.6項目開工奠基儀式等會務工作。三是外商俱樂部工作。制定外商俱樂部活動計劃，組織區內外商參加了徐州第三屆櫻花節、徐州市第五屆經貿洽談會、彭城飯店之春—外國朋友民俗康樂賽、六一聯歡等活動，成立了足球隊，進行了多次足球聯誼賽，成功舉辦了外籍人員聖誕聯歡晚會。製作了外商《醫療服務卡》，並及時瞭解使用情況。
五、加強思想教育，提升人員綜合素質通過每週工作例會、每月工作調度會、安全教育會和支部民主生活會等形式，組織全體人員學習國家的大政方針、時事政治以及開發區的有關方針政策，提高人員的政治理論水平和思想道德修養，同時開展批評與自我批評，互通情況，交流思想;被市機關工委和團市委授予市級“青年文明號”，通過創建活動，確立了“四個一流”、“承諾制”、“公示制”的創建目標和實施舉措，進一步增強了全體人員的思想覺悟，激發了大家的工作熱情和自信心。加強支部建設，注重對入黨積極分子、發展對象和預備黨員的教育、培養工作，發展黨員1名，轉正1名。
六、存在問題(一)進一步加強對外聯絡，特別是與開發區業務相關聯的部門。
(二)調研工作亟需開展。建立健全調查研究工作制度，針對全區具有全局性、普遍性和長期性的問題，確定調研課題，制定調研計劃，取得調研成果，爲領導決策提供實踐依據。
(三)進一步加強內部管理制度化建設。
回顧2005年的工作，祕書局在搞好服務、加強管理和綜合協調方面取得了一定成效。展望新的一年，祕書局將以全新的精神面貌，團結一致，奮力拼搏，開拓創新，圓滿完成各項工作，爲開發區的發展做出更大的貢獻。
