外貿英語函電寫作技巧
外貿英語函電是指在對外貿易交往過程中,憑以交換信息的英語信函、電報、電傳、傳真及電子郵件等。下面是小編分享的外貿英語函電寫作技巧,歡迎大家閱讀!
一、外貿英語函電的特點
1.語言規範化。隨着對外貿易的日益頻繁,外貿函電的語言越來越規範化,不僅要求用詞、造句、語法、拼寫和標點符號規範且合乎習慣,而且用於約束各種商務活動的法律、法規和慣例的使用,也更爲明確。
2.內容簡明化。外貿函電要寫得生動、具體和明確,特別是要求對方作出明確反映的信函,或是答覆對方提出的要求和問題的信函,或是報盤、承諾,都要寫得清清楚楚、明明白白,毫無艱澀難懂之處,使收信人看後不會誤解寫信人所要表達的意思,用盡可能少的文字完整、清楚地表達需要表明的意思。
3.態度禮貌化。寫信要有理有節,注意禮貌,不要盛氣凌人,避免命令和粗魯。做到不卑不亢、得體脫俗,既尊重國際貿易的習慣,又維護本國利益,同時還要體諒對方,要顧及對方的要求、願望和感情等,着重正面地、肯定地談問題,儘量避免否定地談問題。
4.格式“習慣”化。外貿在長期的發展中,逐步形成了許多約定俗成的國際慣例。外貿函電以其獨特的格式、慣用的商務詞彙、豐富的貿易術語、固定的句式和縮寫形成了獨特的函電文體,具有強烈的`商業色彩。其生命力在於與實際商務活動聯繫在一起,其語言形式、語言規範等都必須爲具體的業務服務,用詞用語約定俗成,符合國際慣例,爲世界各國商務人員所公認與接受。
二、外貿英語函電的寫作技巧
衆所周知,寫好外貿英語函電必須遵循4項原則,即4個C:簡潔(conciseness)、明確(clarity)、準確(correctness)、得體(courtesy)。這也是和外貿函電的特點相吻合的,具體來講:
1.把握簡潔原則。在國際貿易競爭愈加激烈的當今世界,簡潔在外貿函電寫作中顯得尤爲重要,要用盡量少的詞來表達完整的意思,同時內容要完整、準確,語氣禮貌。
(1)適當使用縮略語。在長期的發展中,外貿行業逐步形成了許多既定的專業縮略語,準確使用縮略語可減少信件的篇幅,節省讀者的閱讀時間。如:
A.國際經濟貿易組織縮略語。如:WTO(世界貿易組織),EEC(歐洲經濟共同體),等等。
B.常用外貿英語縮略語。如:A/S(見票後或見票),F.O.B(離岸價),a/c(帳戶),等等。
C.常用信函縮略語。如:Re(regard關於),Enc(隨附),等等。
(2)句子結構應該簡潔,用單詞替換詞組和定語從句。如:①We require furniture which is of the new type.②We require new type furniture.②句講究簡潔,①句顯得煩冗累贅。
(3)內容簡明化,也就是說英語函電的內容應簡潔明瞭。函電的主題應當開門見山地提出,無需羅列一些繁瑣的客套,讓人感覺轉彎抹角。例如,給國外客戶去函抱怨貨物短量,這時可首先直截了當地告訴對方寫此信的目的,然後列舉重要事實、數字證明,最後在信中闡明你希望收信人爲你做些什麼。
2.把握準確的原則。在經貿易往來中,交易各方處於不同的國家和地區,由於語言文化的差異,極易產生誤解,而根據國際貿易慣例和法規,交易雙方往來的函電是交易的一部分,具有法律上的效力,因此要行文嚴謹,措辭準確無誤。書寫外貿函電,在詞彙選擇上,要遵循選擇詞義相對單一的詞來替代詞義靈活豐富的詞這一原則。如:用tariff而不是tax,initiate而不是start,acquaint而不是be familiar,constitute而不是include等。
3.得體的原則。外貿英語函電是一種以國際商務爲目的的書面語言交際工具,除了詞彙、語法上需準確無誤外,還要注意表達恰當、得體。
(1)重視文化背景。在跨文化的實際商務活動中,由於各國的政治、經濟環境及傳統習俗的不同,人們的商業價值觀、消費心理、經營習慣有很大的差異,不同國家、不同民族、不同地區間的商務交往,涉及到不同的文化心理和風俗習慣。這些細節在書寫外貿英語函電中要加以注意。
(2)注意寫作的對象。寫外貿信函時,除了注意對方的文化背景外,還要留意對方是潛在客戶、新客戶還是老客戶,根據環境、對象,選用最恰當的言語體式,以營造和諧的言語氛圍,取得最佳的交際效果。
4.禮貌原則。明智的外貿函電寫作者會尊敬貿易伙伴,會從對方的角度看問題,理解對方的困難。在尊敬對方感情和利益的同時,獲得對方的好感,促進交易的成功。即使雙方在貿易中產生分歧,甚至提出索賠,在外貿函電中也要有禮貌,爲今後合作打下基礎。
(1)儘量少用否定句。否定往往產生消極的後果。在面對面的商務談判中,尚有解釋餘地。但在寫信時,我們就必須逐字逐句,認真對待。因此,我們在寫信過程中,要儘量使語氣積極肯定,避免消極否定。如,Your letter is not clear at all.I can’t understand it.應避免使用“I can’t understand.”這樣的否定語氣,因爲“不瞭解”有責怪對方表達不清的含意,最好改成:“If I understand your letter correctly…”此句既爲對方保全了面子,又藉機表明了己方觀點,一舉兩得。
(2)使用祈使句和疑問句表達禮貌的語氣。寫信人在表達自己的觀點或向對方提建議時,常有三種選擇:即陳述句、帶please的祈使句和疑問句。其中,陳述句過於直白、生硬而不宜使用,帶please的祈使句語氣比較禮貌。疑問句的語氣最客氣、委婉,並給對方留有餘地。因此,在語氣的使用上儘量使對方感受到尊重,這樣才能贏得對方的尊重,營造良好的交際氛圍。
綜上所述,我們在書寫外貿英語函電時,一定要把握好外貿函電的特點規律,遵循外貿英語函電的寫作原則,只有這樣,我們才能書寫出完美的外貿英語函電,從而促進交易的順利進行。
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