以下是本站小編收集整理的外貿英語函電的特點和商務英語郵件寫作的注意事項，希望能幫助到你。
外貿英語函電的特點
( 一) 語言規範化
隨着對外貿易的日益頻繁, 外貿函電的語言越來越規範化, 不僅要求詞、造句、語法、拼寫和標點符號規範且合乎習慣,而且用於約束各種商務活動的法律、法規和慣例的使用, 也更爲明確。
(二)內容簡明化
外貿函電要寫得生動、具體和明確, 特別是要求對方做出明確反映的信函, 或是答覆對方提出的要求和問題的信函, 或是報盤、承諾, 都要寫得清清楚楚、明明白白, 毫無艱澀難懂之處, 使收信人看後不會誤解寫信人所要表達的意思, 用盡可能少的文字完整、清楚地表達需要表明的意思。
( 三) 態度禮貌化
寫信要有理有節, 注意禮貌, 不要盛氣凌人, 避免命令和粗魯做到不卑不亢、得體脫俗, 既尊重國際貿易的習慣, 又維護本國利益, 同時還要體諒對方, 要顧及對方的要求、願望和感情等, 着重正面地、肯定地談問題, 儘量避免否定地談問題。
(四)格式規範化
外貿在長期的發展中, 逐步形成了許多約定俗成的同時規範化的國際慣例。外貿函電以其獨特的格式、慣用的商務詞彙、豐富的貿易術語、固定的句式和縮寫形成了獨特的函電文體,具有強烈的商業色彩。其生命力在於與實際商務活動聯繫在一起, 其語言形式、語言規範等都必須爲具體的業務服務, 用詞用語約定俗成, 符合國際慣例, 規範化，爲世界各國商務人員所公認與接受。
附加商務英語郵件寫作的注意事項1. Write a meaningful subject line “主題”要有意義
在把你的郵件發送出去之前，你要檢查一下郵件主題是否能夠準確概括郵件的正文內容。如果你的主題寫得很模糊，或者主題欄是空的話，那麼很有可能對方壓根就不會打開你的郵件。
我們來看一個例子：
Subject: Important! Read Immediately!!!
簡評：你認爲很重要的事情在別人看來卻未必如此，你在郵件主題欄裏大喊大叫只會讓對方覺得你很傲慢，且不專業。郵件的主題一定要informative (具體;提供有用信息)，讓對方在沒打開你郵件之前就知道你大概要說什麼。上面這個主題可以這樣改：
Subject: Emergency: All Cars in the Lower Lot Will Be Towed in One Hour
簡評：如果你的郵件內容真的.很重要且緊急，那麼不妨把主題寫得具體些，同時，嘗試主題首字母大寫，這樣可以引起對方的重視。
2. Identify yourself clearly 選擇一個專業的郵箱地址
試想一下，假設你是會議的主辦方，在會議開始的前一天，你收到這樣一封郵件：
To: Bruce Blinderson
From:
Subject: [Blank]
Hi, I'm going to miss tomorrow conference, can you send me the conference proceedings?
簡評：收到這樣一封郵件之後，你肯定很蒙：FuZzYKltTy2000是何許人也?這封郵件可以這樣改：
To: Bruce Blinderson
From:
Subject: Conference absence, Sept. 10
Dear Mr. Bruce,
This is Morris Ponsybil from…
簡評：這封郵件的郵箱地址更專業，收信人可以把郵箱地址和寫信人的真實身份聯繫起來。
3. Distinguish between formal and informal situations 語言風格得當
郵件有正式和非正式之分。如果你是寫給和自己比較熟的同事，那麼在郵件裏用一些表情符號(smilies 如 ：P 等)，縮寫(比如IIRC表示“If I recall correctly”;LOL 表示“laughing out loud")和網絡語言可以使你的郵件充滿個性，增進你與對方的感情。但是如果你是寫給你的上司，或者不太熟的客戶，那麼在語言風格的拿捏上就要謹慎了。
