高校財務管理，是依據教育法、會計法、事業單位財務管理制度和辦學方針，以實現辦學目標為中心，組織各項財經活動，解決各種財務關係的一種管理活動。信息技術的不斷髮展，尤其是互聯網的發展和廣泛應用，為多校區辦學格局的高校提供了創新財務管理模式的技術支撐。高校財務管理系統，是一個可以運行在現有硬件平台上的、可以和原有系統結合的、用以解決高校實際需要和個性化應用的管理系統，實現了多校區財務信息管理、工資管理與查詢、學生收費管理、部門指標控制與管理、經費項目管理等。通過校園網絡的實現，為全院教工、學生、Internet用户提供了財務管理和信息查詢等服務。
一、總體功能架構設計
財務管理系統是由若干個子系統組成的，這些子系統相互聯繫，共同完成財務信息系統的全部任務。由於存在不同子系統之間的相互關係和相互影響，為了便於今後不同子系統之間的數據交換，有必要對財務管理系統進行合理、規範的子系統的劃分。根據日常財務信息的需求，高校財務管理系統的基本功能包括系統後台管理子系統、資金項目管理子系統、教職工管理子系統、學生收費管理子系統、財務信息查詢子系統等。
二、資金項目管理子系統
資金項目過程管理的核心是依據不同的資金項目的要求，來設置不同的資金支出項目、類別、限額等，在資金支出前對所要支出的項目進行類別、數量等方面的檢驗，對不符合規定的支出項目進行提示或禁止。資金支出並實際報銷後，將實際發生金額記入系統，實現資金數量的動態管理。根據資金項目管理的業務流程，該子系統由賬務處理模塊、預算管理模塊、決算管理模塊、科研項目管理模塊、部門經費管理模塊。
(一)賬務處理模塊
主要包括高校日常業務的財務管理，主要包括憑證管理、轉賬結賬、賬簿打印等，年末結轉全自動進行;可實現多校區、多賬套核算，自定義憑證類型;多幣種核算，相關業務自動調匯;可實現動態查詢總賬、明細賬、多欄賬、項目賬等各類賬簿，賬證單據套查，操作方便快捷。
(二)預算管理模塊
預算管理是高等學校執行綜合財務計劃的重要環節。通過設置本年度某一科目的預算數，與本年度實際執行數相比較，生成預算執行情況分析表，是單位分析和監督財務狀況的有利工具。預算管理主要包括兩個功能，首先是預算指標的分配及更新，對全年各部門、各費用科目、科研項目科目等需要進行預算控制的，則應輸入預算控制指標數;再就是預算控制功能，在賬務處理時，對部門經費超支的情況、或者科研項目超支能及時提出警告，達到控制經費支出的目標。
在資金支出時，系統流程先要判斷是否超出允許支出的總額，如果超過，則不允許支出。然後再判斷是否超過支出的單項預算，如果超過，也不允許支出。
(三)決算管理模塊
決算是預算執行的總結。當預算執行進入終結階段，要根據年度執行的最終結果編制決算，反映年度單位預算收支的最終結果。該模塊能將決算信息以表格、圖表等形式顯示輸出，為學校領導、上級主管部門提供決策支持。
(四)科研項目管理模塊
科研項目管理模塊專門用於科研項目的經費管理，此模塊的功能是為每一個科研項目及對應的科研人員進行動態管理，對於學院審批的科研項目，如果同時劃撥了相應的科研經費，則在財務管理系統中建立項目賬簿，便於對項目經費進行管理。科研項目經費的管理同樣也是基於先預算，再支出的原則。
(五)部門經費管理模塊
部門經費管理模塊是專為財務部門下達的部門預算、各部門項目指標賬的查詢打印而專門設置的，並且有專人管理。這樣既加強了預算管理的可控性，又保證了部門經費管理的安全性。
二、教職工管理子系統
此模塊的功能是在實現與人事管理系統和離退休管理系統的人員信息共享的基礎上，為教職工提供網絡工資信息查詢，逐步替代現有的每次發放工資時財務部門為每個人打印的紙質工資條，通過歷史數據的查詢，還可以瞭解和掌握每位員工的工資變動情況，以及個人所得税代扣代繳等信息。教職工管理子系統由工資管理模塊、工作量結算管理模塊組成。
(一)工資管理模塊
此模塊可以管理教職工用户工資發放的詳細信息，例如工資收入的各項組成，包括崗位工資、薪級工資、崗位津貼、職務津貼、計劃生育獨生子女補貼、誤餐費、醫療補助、取暖費補助等信息，也能顯示扣繳費用的'項目，例如水電費用、公積金扣繳、醫療保險扣繳、所得税等。
(二)工作量結算管理
教職工工作量管理的主要功能有教學工作量統計、科研工作量統計、非教學工作人員工作量統計等功能，這部分功能與現有的科研管理系統、人事管理系統、教務管理系統緊密相關。大部分的基礎數據來自於教務管理的排課、課程調整、論文指導、論文評審等環節，人事管理環節，科研項目申報審批環節。
三、學生收費管理子系統
學生收費管理子系統的功能是通過與教務管理系統學生基本信息的數據，管理和生成每個學生的學費和其他繳費項目的詳單。該子系統包括學生學費管理和其他收費項目管理兩個功能模塊。
四、財務信息查詢子系統
該子系統主要面向學校領導、二級部門領導、教職工以及學生用户。子系統包括經費項目查詢、教職工信息查詢和學生收費信息查詢等幾個功能模塊。財務信息查詢流程圖如圖2所示。
用户使用賬號登錄成功後，系統根據不同的用户類型顯示不同的內容。學院領導可以通過查詢學院當前的各項財務狀況，作為其制定規劃、決策的參考依據。各教職工可通過用户名、密碼登錄系統查詢個人工資發放情況、各月各項代扣款，以及工作量結算的詳細情況。學生用户可以查詢自己的學雜費、各項收費項目情況的信息。
五、後台管理子系統
後台管理子系統主要用於對財務管理系統進行初始化、用户管理等、數據備份、運行日誌管理等功能模塊。後台管理子系統中的各模塊對整個系統的運行起控制作用，因此必須獨立於其他子系統。子系統主要提供如下的功能模塊：
(一)系統初始化模塊是在財務管理系統安裝後，對系統的環境數據進行初始化設置的功能模塊。例如二級單位的名稱、資金項目的名稱、建賬起始年月、單位領導姓名等信息。
(二)用户管理模塊主要完成進行用户賬號的管理、用户類型設置等操作。
(三)運行環境參數維護模塊用於對系統的運行參數進行設置和調整。
(四)數據備份與恢復模塊主要完成對系統數據進行定時或手工備份的功能。
(五)運行日誌查詢模塊可以提供對系統的操作記錄的統計查詢等操作。財務管理系統要求用户對其操作的數據有不可抵賴性，通過日誌記錄可以追查對系統數據的每一條操作的信息。
