開會是一種正式溝通的渠道，專案經理通過會議解決問題，安排工作，制定計劃和決策，是推動專案最終達成目標的重要手段。因此，專案會議管理就變得十分的重要。那麼什麼是專案會議管理呢?一起來了解了解!
專案會議的型別與意義
(一)專案會議的型別
專案溝通中常用的專案會議有專案啟動會議、專案情況評審會議、專案問題解決會議、專案技術評審會議等。
(1)專案啟動會議
專案啟動會議是專案成立以後第一次召開的全體會議，它是專案實施前的內部會議，由專案經理負責籌備和主持，要求所有的專案利益者都應參加會議。(如果沒有必要，客戶以及主管部門的管理人員可以不參加)。
專案啟動會議的目的是，為以後的專案會議樹立榜樣;為專案成員之間的相互瞭解和熟悉提供機會，為以後的合作打下基礎;使專案成員全面深入地理解專案目標、意義;明確專案經理的權力職責範圍;明確專案成員的工作任務、工作崗位和職責範圍;統一專案團隊及利益相關者對專案的組織結構、工作方式、管理方式等的認識;討論專案工作的實施規則和專案實施中的管理控制方法;處理團隊成員對現階段工作的意見，並儘可能將其解決。
專案啟動會議的內容涉及到專案的基本情況(如目標、意義、規模、完成時間等)、主要成果、管理制度、主要任務及進度安排、專案所需資源的要求以及專案可能會遇到的困難及變化等。
(2)專案情況評審會議
專案情況評審會議是專案管理者獲得資訊、解決問題以及瞭解專案進展情況一種方式。召開專案評審會議的基本目的是通報專案進展情況、找出問題和明確下一步的行動計劃。
專案情況評審會議的內容涉及到：自上次會議後所取得的成績，即已實現的專案目標和已完成的專案工作，以及以前會議決定要開展的活動的落實情況;以已完成的任務、實現的實際質量和實際成本等方面的最新資訊為基礎，與計劃指標進行比較，分析各種計劃的完成情況;明確專案實際工作和專案成本、質量以及進度方面與計劃要求之間的差異，這種差異可能是正的，也可能是負的，找出存在差異的原因;明確專案工作的發展變化趨勢，無論這種趨勢是如是壞，都必須明確，並在會議上進行討論，以便專案可以按規定日期完成;根據專案的進展情況和發展趨勢，分析預測專案完工日期和完成成本的情況，並結合專案目標和計劃進行比較分析，給出預測，各種需要採取的措施，最後要確定出下一步具體的行動計劃安排,註明每一項行動的負責人及預計的開始和完成日期。專案情況評審會議應該定期召開,以便及早發現專案進展中存在的問題,防止危及專案目標實現的情況發生.會議同期根據會議的中心議題確定,可以是一週一個月一季度一年。這種會議通常由專案經理主持召開,會議成員一般包括專案專案團隊的全部或部分成員以及專案業主/客戶或專案的上級管理人員。
(3)專案技術評審會議
不管何種專案都要召開專案技術評審會議，以確保專案業主/客戶同意專案提出的技術方案。不同專業領域的專案召開的技術評審會議會有所不同，但大數專案都會召開專案技術初步評審會和專案技術終審會議兩種技術評審會議。
專案技術初步評審會議是為了在專案開始之前或專案初期獲得客戶對設計方案符合技術要求的批准，在專案初期或開始之前，專案承擔者完成最初的概念說明、圖形或流程圖設計後，由專案業主/客戶對專案的技術初步方案進行的審批而召開的會議。
專案技術終審會議是為了在專案承擔者開始建設、裝配和生產專案交付物之前獲得專案業主/客戶對技術方案的批准，在專案初期或開始之前，專案承擔已經完成詳細設計和說明、各種圖形和報告格式準備妥當之後，由專案業主/客戶對最終技術設計方案進行審批而召開的會議。
(4)專案問題解決會議
專案問題解決會議是當專案團隊成員發現專案進展中存在問題時召開的會議。在專案開始時，對於該種會議的主持者、參加者及召開時間等都應當設立相應的規章和準則。
專案問題解決會議通常涉及到以下內容：描述和說明專案存在的問題;找出專案問題的原因和影響因素;找出解決專案問題的各種可行方案，並對這些方案進行評價，從中選出最有可能或滿意的方案，作為解決專案問題的實施方案;最後，如果所選定的專案問題解決方案涉及計劃變更問題，則會議還需要對專案計劃進行修訂，反之則結束會議。以上各項內容都需要與會者共同討論，共同分析。
(二)專案會議的意義
專案會議是專案經理溝通專案資訊、跟蹤專案進展、制定專案計劃、形成專案決策、解決專案衝突、確保專案按計劃順利進行的有效手段。通過舉行專案會議，專案經理可以與組織外部的客戶、供應商、分承包商、政府機構以及組織內部的發起人、專案組成員、相關職能部門經理等專案利益相關者進行充分地、面對面地溝通，一方面可以幫助專案經理全面瞭解專案的進度、成本、質量、工作任務的完成狀況，以及人員表現，客戶滿意度，專案執行過程中暴露的問題和出現的衝突，另一方面也有助於專案經理集思廣益，博採眾長，充分聽取各方面意見，從而為提升專案團隊士氣、進行專案決策、解決專案衝突奠定堅實的基礎。
專案會議管理的原則
進行專案會議管理時應該堅持以下一些原則：(1)制定會議管理的政策;(2)會議應在真正需要的時候召開，會議應該解決一定的實際問題;(3)確定會議的目的，不召開無意義、無目的的`“糊塗會”;(4)明確參加會議的人員，與會議議題無關的人員無需要參加會議;(5)準備會議議程;(6)準備會議材料;(7)嚴格遵守會議的開始是時間;(8)按議程進行，提高會議效率;(9)鼓勵與會者的積極參與，發揚民主，集思廣益;(10)掌握和控制會議，引導會議發言朝著結論進行，避免會議跑題太遠;(11)會議不要超時，避免冗長的會議，在必須延長會議時間時，應徵得大家的同意;(12)結束時進行總結，編寫會議記錄(或會議紀要)：(13)即使分發會議記錄與會議成果。
專案會議管理的具體措施
管理會議是一項很重要的管理功能。這包括計劃、組織、指導和控制。一個管理良好的會議是分享資訊、明確方向和消除模糊的有效方式。它有益於協調團隊成員的努力和對專案事項獲得即時反饋，提供了一種集體解決專案問題機遇的方式。會議主持人通過計劃、主持和引領會議，創造適當的團隊氣氛。他/她必須明確對會議的期望。依據專案要達到的目標，主持人必須指導、闡明、控制、總結和評估會議結果。如果主持人在會議上講得過多，會議可能會低效。主持人的影響取決於與會者對他/她要達到會議目標努力的認可度和他/她幫助與會者達到這些目標的技能和效率。
會議可能是低效的或完全是浪費時間的，特別是專案經理犯下面一些常見的錯誤時：
召集太多或太少的會議;
在會前忽視分發會議日程;
沒能邀請有決策權的管理人員;
沒能與在會上做主要發言的人員協調;
在瑣碎的事情上花費了太多的時間;
沒能將活動任務分配給具體人員。
專案會議是否成功依賴於各種不同因素。這包括會議型別(嚴肅的還是自由的)、會議形式(正式的還是非正式的)、提前計劃的程度和主持人表現的權力水平。專案經理必須意識到這些因素，並恰當地利用這些因素，以便有效地管理會議。下面就如何有效管理會議提供一些實用性指南。
充分計劃和良好管理的專案會議，可能會非常富有成效。就像下面將要討論的那樣，有效的會議管理髮生在會議之前、會議期間和會議之後。
