祕書該掌握哪些職業技能

在許多人眼裏，祕書就是打字員和辦事員。但在國外，祕書早已被劃分到行政管理的範圍之內。從我國勞動部門最近幾年出臺的祕書職業標準來看，與國際標準尚有距離。那麼，在新的時代，祕書的職業標準是什麼呢?最近，英國倫敦工商會考試局負責行政管理方面的主考官Shirley-Taylor女士發表了自己的看法。

ShirleyTaylor女士認爲，在過去的幾十年中，祕書的.角色變化得很快，她們不再是打 字員或是辦事員。這個變化表明了祕書開始被歸入行政管理工作範疇，祕書的工作職能將涉及項目管理、計算機軟件應用、組織會議和出差、外部網和內部網的通信、文件信息整理、辦公室管理等方面。

這種變化使得市場對祕書人才職業技能的需要也開始發生轉變。Shirley介紹說，在21世紀，祕書需要有以下五方面的能力：一、多元化才能。祕書應用懂得兩國甚至三國以上的語言，具有一定的語言處理能力和計算機技能。二、組織能力。祕書應當是一個組織者，她要爲各種會議和活動作計劃，並落實安排。同時，她還需要應付一大堆的工作日記、計劃表、文件和電子檔案。三、溝通能力。祕書需要和老闆、同事以及客戶打交道，她要善於協調企業內外部的關係。四、獲取新知識的能力。祕書必須通過繼續深造來不斷增長知識和提高技能，特別是在辦公技術方面，她需要跟上計算機應用的發展步伐。五、團隊合作能力。祕書要參加到許多實際項目中去，她需要收集信息，需要督促團隊努力工作。因此團隊合作能力也是祕書工作的一個關鍵部分。

對中國想從事祕書的年輕人，Shirley提出建議：“要成爲一名好祕書，最關鍵的是對這份工作真正感興趣，並以此爲動力抓住每個機會，不斷學習，提高自我，以適應不斷髮展着的市場的需求。”

據瞭解，最近英國倫敦工商會考試局(LCCIEB)爲有志於從事祕書工作的中國年輕人開設了專門的祕書職業資格證書考試，有行政管理、簿記學、文字處理等各種級別的考試。對於想成爲新一代祕書者，不妨通過參加國際性的專業培訓，來提高自己的競爭力。