1、明確記錄
酒店的名稱、電話、傳真、地址、郵箱、聯繫人
2、大致涉及的項目費用
餐飲標準：每桌多少錢或每人多少錢
服 務 費：服務費多少，是否可以減免
酒水和點心的費用，哪些是附贈，附贈有無時間數量限制
3、酒店配置或配送項目
新娘休息室：有無新娘休息化妝室，免費提供還是收費(收費收多少),休息室離宴會廳的距離
蛋 糕：是否贈送蛋糕，如贈送則贈送蛋糕的樣式及層數。如收費則收費價格及對應的樣式
簽到本、筆：是否贈送簽到本和簽到筆、來賓人數較多情況下諮詢贈送套數，以免婚宴當天造成簽到擁堵
婚 車：是否贈送婚車，贈送的婚車款式、顏色、有無公里數和時間限制。如超過限制如何收費。
香 檳 塔：是否贈送香檳塔，贈送的是三層(14只)、五層(55只)、六層(91只)哪種?
香 檳：是否提供香檳
紅 地 毯：是否免費提供紅地毯，如不免費提供如何收費
車 位：是否有充足車位，免費提供多少，額外收費車位如何收費。
4、酒店服務
軟 飲 料：是否暢飲，暢飲包含哪幾種軟飲，暢飲時間。不暢飲如何贈送，每桌几瓶包含哪幾種軟飲，額外不同軟飲如何收費。
紅 酒：是否贈送紅酒(若贈送，贈送數量多少);可否自帶，自帶是否限制數量，有無開瓶費用(若有，開瓶費多少)酒店紅酒價格?
其 他 酒：是否有贈送，贈送數量多少。不贈送可否自帶，是否收取開瓶費用。不允許自帶酒店售價多少?
燈 光：是否可以調節，酒店有無燈光師負責
追 光 燈：是否免費提供，不免費提供費用爲多少?
舞 臺 燈：是否免費提供，不免費提供費用爲多少?
音響系統：提供多少隻無線話筒，多少有限話筒，是否配備音響師。會場是否可以那些種格式的音樂：CD 、VCD 、DVD 、MP3
影像系統：是否免費提供投影儀及投影幕，不免費提供的話如何收取費用。 服務人員：每桌配備幾名服務人員，酒店針對此次宴會所安排的其他服務人員幾名，負責那些事情。
5、佈置
簽到臺花：是否有簽到臺花，若有花材是什麼.
舞臺大小：舞臺的長寬高尺寸，若爲小塊舞臺，小塊舞臺的尺寸和提供的數量. 柱 子：宴會廳是否有柱子，若有，有幾根是否影響佈置和視覺
大廳高度：宴會廳高度是多少，會影響背景搭建的高度
裝修風格：宴會廳的裝修風格是怎樣的
宴會廳大小：可以容納多少桌，一定要問好是否已經預留舞臺空間
主桌桌花：是否有主桌桌花，若有花材是什麼
主桌布藝：是否有主桌布藝，若有體現在哪裏?桌布OR圍裙OR口布OR椅背 客桌桌花：是否有主桌桌花，若有花材是什麼
客桌布藝：是否有客桌布藝，若有體現在哪裏?桌布OR圍裙OR口布OR椅背 背 景：是否免費提供背景，若收費，如何收費，背景可挑選樣式如何? 布場時間：布場時間爲提前多久?
預訂婚宴酒店流程
一、信息蒐集(婚禮前12個月左右)
新人也許會覺得挑選結婚的場所，沒有必要提前12個月蒐集信息、開始挑選。其實北京、上海兩地雖然酒店會所衆多，但每年登記結婚的新人都愈10萬對。而一年只有52周，婚禮又有很明顯的季節性，5月、10月扎堆結婚現象普遍，所以既能滿足長輩要求的吉日，又是氣候合適的非工作日，就顯得彌足珍貴。如果你挑定的是這些炙手可熱的吉日，而你看中的又是百裏挑一的適宜結婚的好酒店，就非先下手不可。
二、商家篩選(婚禮前10~9個月)
在信息蒐集階段，也許你會了解到很多商家的信息，考慮到時間及精力的問題，你並不能一一前往考察、洽談，所以商家篩選的過程就非常必要。新人可以在商家在線瀏覽相關商家，然後根據刪選規則——氛圍、大小、價格、地理位置、硬件條件等進行刪選，有不同側重點的新人可自行安排刪選條件。最好是將你所瞭解到的林林總總的商家信息控制在5~10家以內，這樣纔可以酌情安排進一步的場地考察。
除了明顯不符合需求的場地直接被刪選外，對於備選的酒店，電話諮詢是刪選最有效的途徑。電話酒店婚宴銷售，進一步詢問場地大小、地理位置、價格等有效信息，此外也要詢問你挑選的吉日是否還有空檔，如果一切都初步滿意，就可以酌情納入實地考察的範圍。
三、實地考察(婚禮前5-8個月)
實地考察前，不妨根據備選酒店的地理位置分類，將臨近的幾家場地歸爲一天考察，前後有個明顯的實地比較，也便利節省時間。
實地考察階段，要帶好筆記本及相機，詳細記錄各家酒店信息，避免一圈考察完畢已經將各個酒店信息搞混。相機可記錄下各酒店實際的場地條件，便利與家人、婚禮策劃人員一同參考。
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