第33屆廣州國際傢俱展實習報告
--“會展的策劃和組織”實習小組成員：
實習時間：2015年3月18日到3月21日
報告製作完成時間：2015年4月5日
I. 會展開幕的現場策劃與管理
1. 展會現場佈置
2. VIP（very important person) 接待
3. 媒體的接待和管理
4. 展會開幕
II. 會展布展與現場服務
1. 辦展機構現場管理
2. 參展商的現場管理工作
III. 撤展管理
1. 展位的拆除
2. 參展商租用展具的退還
3. 參展商展品的處理和回運
4. 展品出館控制
5. 展場的清潔
6. 撤展安全保衛
IV. 參展觀衆的統計
1. 依據觀衆辦理登記手續的內容進行統計
2. 根據門票進行統計
3. 參展商的客戶統計
V. 分析不足與建議
VI. 附件
實習概述
實習簡介
實習項目：
實習時間：2015年3月18日到3月21日
實習地點：廣州廣交會展館
所選的撰寫角度以及選擇的原因
角度：展會現場服務的組織和管理
原因：與實習的內容和崗位的分配相符合。對該角度有比較直觀的認識體會。
正文摘要
本實習報告是全組成員在爲期4天的實習過後，經過各自的思考總結得出來的心血結晶的彙總。通過這份實習報告，可以瞭解到很多與本次展會相關的東西，例如：會展開幕現場策劃與管理、會展布展與現場服務、撤展管理、參展觀衆的統計等等。同時，我們希望通過對本次實習過後的總結與沉澱的記錄，及時回顧實習過程中的所見所聞，所思所想，力求把通過實習獲得的實踐經驗內化爲自己的專業素養。
一、會展開幕現場策劃與管理
（一）展會現場佈置
1．展會開幕現場
廣州國際傢俱展布置好開幕背板、門樓或展會橫幅，並在背板上寫上展會名稱，開放時間，展會的主辦、承辦、支持單位等辦展單位的名稱等。
2．展館序幕大廳
要佈置好展館、展區和展位分佈平面圖、各服務網點分佈圖、各參展企業及其展位號一覽表及名錄牌、展會簡介牌、展區參觀路線指示牌、展會宣傳推廣報道牌、展會相關活動告示牌等。但也存在現場指示標誌不明顯或者容易讓人產生誤解，在A區和B區門口卻放着C區的廣告。
3．展會各展館
你 本主辦方除了各參展企業的展位以外，還在各展館（展區）設有提示牌、參觀路線指示牌、本展區服務網點提示牌、至其他展館（展區）的路線提示牌、本展區參展企業及其展位號一覽表等。
4．展會嘉賓的休息室或者會客室
廣州國際傢俱展除了配備一些茶水、咖啡和小點心等以外，還放一些有關展會的介紹資料在VIP接待中心。可以爲該休息室或會客室配備具有一定英語溝通能力的服務人員。
5．其他
爲方便參展商和觀衆。由於廣州國際傢俱展在諮詢服務中心設立一條龍服務中心，，安排專門的人員負責接待和聯繫客戶，現場處理和回答客戶的有關問題。由於展會規模較大，展會在各個館設立一些諮詢服務點，爲客戶服務。
（二）VIP（very important person) 接待
本次展會的VIP接待中心的接待對象主要是貴賓和媒體朋友。除了配備一些茶水、咖啡和小點心等以外，還設置了電腦無線上網服務，還有兩張高檔全自動按摩椅。
（三）媒體的接待和管理
該傢俱展主要的媒體接待就是在新聞中心和VIP接待處，開放給各個媒體。 其主要的活動有如下：
（1）主題：第33屆中國（廣州）國際傢俱博覽會開幕介紹會
時間：2015年3月18日 9:30-10:00 地點：展館A區珠江貴賓廳
（2）主題：第6屆廣州家居設計展開幕式
時間：2015年3月18日 10:30-10:45 地點：展館C區16.4館
（3）2015年9月第36屆中國（上海）國際傢俱博覽會發佈會
時間：2015年3月18日 11:00-11:45 地點：展館A區珠江貴賓廳
（4）主題：“秀給你看”——2015北京品牌傢俱產品薈暨5.28推介會啓動儀式 時間：2015年3月18日 14：00-16:00 地點：展館A/B區中平臺
（5）（5）主題：2015年CIFF-CSIL全球傢俱前景研討會：全球傢俱和牀墊市場 時間：2015年3月19日 13：40-17:40 地點：展館A區白雲會議室
（6）主題：探尋“休閒生活體驗”的國內發展前景
時間：2015年3月20日 14：00-16:00 地點：展年3月館A區白雲會議室
（7）主題：第33屆中國（廣州）國際傢俱博覽會頒獎典禮
時間：201520日 15：00-16:30 地點：琶洲AB區中平臺
（四）展會開幕
1、開幕時間和地點
2015年3月18日 ，第33屆中國（廣州）國際傢俱博覽會隆重開幕，開幕儀式在琶洲展會的AB平臺上。
2、開幕式講話稿和新聞通稿
中國對外貿易中心集團董事長王治平致辭：享有“品牌第一陣營”美譽的第33屆廣州國際家展會於3月18—21日在廣州琶洲展館舉行，此次展會以現代傢俱和古典傢俱爲核心，特別設置有現代國際品牌展區、兒童青少年傢俱展區、定製傢俱展區、新中式紅木傢俱展區等，匯聚了來自廣東、浙江、北京、江蘇等地的知名本土企業和來自美國、德國、意大利、法國等20多個國家和地區的跨國企業，共有超過1000家的中外展商濟濟一堂，亮點紛呈。此次廣州傢俱展爲了使中外客商有更多的洽談交流機會，從2015年開始，3月廣州傢俱展兩期展會的展覽時間均從原來的四天延長到五天，即第一期展覽時間爲3月18-22日，展覽題材有民用傢俱、戶外傢俱及休閒用品、家居飾品及用品、家紡布藝及輔料等；第二期展覽時間爲3月28日-4月1日，展覽題材有辦公傢俱、商用傢俱、酒店傢俱、傢俱生產設備及輔料等；9月的展覽時間則調整爲9月5-8日，仍爲四天不變，展覽題材有民用傢俱、戶外傢俱及休閒用品、家居飾品及用品、家紡布藝及輔料等“大家居”系列。廣州傢俱展規模達68萬平方米，參展商數量達3800家，近20萬來自世界各地有商業價值的專業採購商和行業人士會。
二、會展布展與現場服務
（一）辦展機構現場管理
1、展會現場佈置
上面是這屆傢俱展的現場位置平面圖，這次展會主要分3個區域，分別是A、B、C區，
A區：主要有國際館展區、民用現代展區和戶外休閒展區，其中1.1、2.1的粉紅色部分是國際館展區，3.1-5.2紅色部分是民用現代展區，6.1-8.1的綠色部分是戶外休閒展區。
B區：主要有民用現代展區和民用古典展區，其中9.1-11.1、12.1-13.2的紅色部分是民用現代展區，9.2-11.2的黃色部分是民用古典展區。
C區：主要有家紡展區、家居飾品/用品展區和家居設計展區，其中14.1、15.1的粉紅色部分是家紡展區，14.2-16.3的紫色部分是家居飾品/用品展區，16.4的天藍色部分是家居設計展區。
另外，展館內都設有登記處，醫療室，VIP，行李寄存處等全套展館服務設施設備，方便參展入員進館參展。
2、展會註冊及入場管理
展會人員主要分爲三大類別：觀衆爲一類將持有綠色證件，採購商、VIP、服務商、記者，工作人員爲一類持有藍色證件，參展商爲一類持有黃色證件。所以展會註冊也按這些類別來分類進行。
普通觀衆可以通過網上預登記或拿名片現場登記來換取見證進場，或者也可以通過現場買票換取一日有效的證件。
在整個場館類設有8個登記處，展館設有多個入場口，而且規定參展商可以再8點30分可以入場，而採購商、觀衆等需9點30分才能入場，讓參展商提前入場，讓他們有足夠的時間裝飾展位。
3、展會設備設施及安全管理
展會現場都配有與之相關的設備設施，首先進場都需要經過條形碼掃描，然後過安檢，禁止人們帶違禁物品進入展會現場，確保展會能順利舉行。其次展館內都設有吸菸區，快餐區諮詢臺，行李寄存處等。另外爲了方便採購商、觀衆進入C區，在B//C區間設有纜車搭乘人們過去C區。
在安保方面，每個場館有設有至少一名安保人員，在入場出會設有至少3名以上安保人員，其間還會有武警人員來回巡查展館，確保整個展會能順利舉行。
4、展會現場的相關活動管理
此次傢俱展在y通道西門、北廣場等地方都設有行李寄存處，方便參展人員寄存行李，另外在每個展館內都有諮詢處，爲參展人員解疑，指路。另外都設有休息處和餐館區，可以解決參展人員吃飯問題。地下車庫也有足夠的車位給參展人員停車。
5、展會現場的其他服務
因爲1.1和2.1是國際館展區，所以其中會有不少外國人，他們的文化習慣跟我們比較不同，有寫人需要每天都進行祈禱，所以這次傢俱展凸顯人性化設置，在負一層設有穆斯林祈禱處。
（二）參展商的現場管理工作
1.布展
廣州國際家居展爲進一步推進傢俱展的綠色發展。循環發展、低碳發展，提高資源的利用與再生，打造綠色傢俱展要求參展企業採用無毒無害、課循環利用的環保材料，主體框架採用型材（鋼結構、鋁結構）；不產生特裝板材垃圾；展位照明燈使用環保節能燈。並且按照搭建的相關規定進行布展。
2. 展位的人員配置和管理
所有參展單位必須是合法登記註冊的法人單位，否則，組委會有權取消其參展資格，並且，組委會將保留追求其法律責任的權利。
展商的活動和人員必須限於其展位內。我們必須提醒展商，在展覽會結束之前，所有展品必須處於展覽狀態。在此之前，組委會將阻止參展商的一切撤離行爲。展商不得在展館其它地方進行廣告宣傳活動，比如宣傳單、樣本、雜誌的散發等。除了爲其產品尋找地區代理，展商不得利用展覽進行人員招募。
3.其他相關宣傳推廣活動
燈箱廣告、條幅、玻璃牆吊幅、護欄玻璃廣告、電梯間外牆、展館門口上方廣告、樓梯護欄、落地廣告牌、扶手電梯廣告、地貼廣告、三角廣告塔、展館側立面大型條幅。
5.信息收集工作
根據展會的相關要求，大會有權收集參展商的相關資料用以更好的管理展會的秩序，同時能發現展會期間參展商遇到的問題，並通過信息的收集提供相應的解決方案。參展生也可以通過合法合理的方式獲得採購商的聯繫方式等信息從而擴大自己的業務。
6.細節管理注意事項
1). 在布展期間貴重物品最易丟失，在所有手提物品撤走或打包，及租用器材、設備歸還供應商之前，請確保您的展位有人照看。（失物招領應向保安部查詢。所有的失物招領將分類保存30天。30天期滿，展館將自行決定物品的處理方式，其他人無權對這些物品進一步追索。展館將不對在規定期限內未撿到的物品負責。）
2). 未能參展。已經簽署並提交有效展位預定合同，但未參展且未被組委會免除合同義務的展商應支付合同規定的所有費用及組委會因展商未參展而產生的額外費用。
3). 展館裏設有吸菸區，不可隨處吸菸。
4). 展位清潔。展覽會每天閉館後組委會將安排各個展廳的清潔工作。展商負責自己展位的清潔。
5). 垃圾清理。在展位搭建和撤展時，包裝、展位搭建材料或碎片不得阻塞展館內通道。負責光地展位搭建或展位內部裝修的搭建公司每天必須負責清理展位內搭建用廢棄物。油漆和鋸木的工作只能在展館外指定地點施工。
6). 存儲。存儲和運送展品的紙板箱、板條箱、箱子、包裝材料和集裝箱不得存儲在展館內。展商必須指定運輸代理公司預先安排存放這些物品。組委會保留移走和處置留在展館內物品的權利。任何由存儲和處置發生的費用由展商承擔。
7). 破損。由展商、搭建公司之相關僱員造成的展覽場地設施的破損所發生的費用由展商負責。對於申請裝修標準展位的展商，由展商、搭建公司或其相關僱員造成的展位裝修材料，如地面鋪裝物、燈具和租用設備的損壞所發生的費用將由展商負責。
8). 不可抗力。由於不可抗力因素，展會的時間有可能改變。組委會不承擔展商直接的或間接的由於以下原因而遭受的損失：遭遇火災、洪水、地震、風暴或其它自然災害、政府行爲等不可抗力、勞工爭端引起的法律判決。在以上情況下，組委會不退還展商已付的全部或部分款項。
9). 不可預見情況。如有超出本“規則”和參展合同內指明的不可預見情況發生，組委會將保留最終決定權。
三、撤展管理
（一）展位的拆除。
展覽完畢，各參展商的展位要安全拆除，讓展覽場地恢復原貌，展位的拆除工作一般在展品取下展架後才進行。展位的拆除工作就要由參展商負責。不及時清理的材料，大會將代爲清理，但其中產生的費用及附加費用由參展商支付，大會要監督各參展商或承建商按規定的程序進行展位的拆除工作。
（二）參展商租用展具的退還。
展覽完畢，各參展商臨時租用的展具要及時退還展館服務部門或者各承建商。如果參展商在退還展具時和展館服務部門或承建商之間出現問題，大會可以從中協調。
(三)參展商展品的處理和回運。
展覽結束後，參展商的展品有四種處理辦法:出售、贈送、銷燬和回運。不管是哪一種處理辦法，參展商都要提前做好計劃和準備。撤展時，大會將安排二樓和三樓展館近南北面展品出入口主通道旁的部分展位優先撤展，以騰出該區域的空間便於其他車輛出入。
(四)展品出館控制。
爲了保證所有出館人員帶出展館的展品是他自己的物品，在展會展覽期間及展會結束後，大會要對所有的出館展品進行查驗纔給予放行。大會給出館展品實行放行條控制，需要出館的展品相應的參展商要向大會申請放行條，展會在查驗展品與放行條一致時才准許其出館。
(五)展場的清潔。
展會撤展時往往會比布展時產生更多的垃圾， 對於這些垃圾，展會或其指定的承建商要及時處理。施工單位撤展時必須同時清理乾淨本展位的裝修垃圾，並自行將板材垃圾直接拉到大會指定的垃圾堆放點：A區，南廣場塔樓底，北廣場7.1館外，B區：南廣場塔樓底。施工單位必須在規定時間內拆除展臺及清掃完裝修垃圾，延時將被扣罰保證金。
(六)撤展安全保衛。
會場保安由大會安排，展會辦理了公衆責任險保險，在展會期間盡力確保場館及展品安全。撤展期間，展商必須負責其展品之安全，如有需要，展商可個別聘請護衛員同行。展會撤展時往往比較雜亂，展會不要鬆懈撤展現場的安全和消防保衛工作。
四、參展觀衆的統計途徑
展觀衆的統計途徑有：
1、依據觀衆辦理登記手續的內容進行統計：
2、根據門票進行統計：
3、參展商的客戶統計。
五、分析不足與建議
不足之處：
1、物資準備不足。在展會期間，剛開始的兩天，雖然物資方面充足但也補充不及時，後面幾天，物資相當地匱乏了，特別是參觀指南，到展會最後兩天基本沒有得派發了，觀衆對物資的不足顯得十分不滿意。
2、後勤處人手不足。三個區的後勤人員只有5-6個人，而且距離又相當得遠，物資的運送根本不能做到及時充足，通常會出現諮詢處物資不足，而後勤沒能及時供應。
3、與安保人員溝通不足。在展會期間，出現了安保人員攔截後勤部的拖車的情況，原因是安保人員說上級不允許展館之內使用拖車，造成的結果當然是物資只能靠人力搬運，只不僅增加了後勤部的工作量，而且也需要更多的時間去運送物資，直接造成了諮詢處物資缺乏而無法派發的情況，造成參觀人員抱怨不斷。
和充電插頭沒有提供。不方便一些國際採購商，無法及時地向當地公司傳達各種文字或者圖片信息。
5.承辦商與主辦方傳達到各個諮詢點的信息不對稱，如有時候給提供了錯誤的信息給一些需要提供信息幫助的'人。
6.現場指示標誌不明顯或者容易讓人產生誤解，在A區和B區門口卻放着C區的廣告。因此讓很多人誤解。
7.現場沒有設置電腦供客人查詢參展公司位置，引起客人很大不滿，並且有些外國觀衆抱怨中國科技落後。
建議：
1.開源，節流。其實上述的設備和資源不足的情況都是由於資金不足引起的。可以通過一些途徑增收，像會刊這種具有很大商業價值並且人們不惜花高價購買的資源，不應只讓少數人免費得到，可效仿其他展會設會刊售賣點。因爲在展外有很多黃牛黨通過複製會刊售賣。有需要的人還是會購買。另外也可減印一些沒有太大價值的書籤（設計很不實用），和高成本的電子會刊。因爲光盤沒辦法一眼明白他的價值，很多客人都不要。
2.現場導購圖應根據往年統計的人數大概預算，準備充足。導購圖首頁應該有個展館類別的總結。現場應粘貼顯示觀衆所在位置的導覽圖。
3.承辦方開展前需與主辦方再三確認信息的準確性。
4.工作人員必須進行合理規劃。想要工作順利進行，人手必須充足，因爲場館的距離和諮詢點比較多，每個展區都應該準備5-6個工作人員，只有人員充足，物資才能正常供應。
5.與各方面的工作人員必須做好溝通工作。不僅是要和安保人員做好溝通，各個崗位的人員也需要進行事前充足的溝通，如安檢人員、倉管人員、諮詢處的工作人員等等。
六、附件—成員情況
1.諮詢點：
崗位情況；主要工作就是向需要幫助的人提供信息幫助。因此，我們需要掌握大量有關展會的各種詳細信息，才能給別人提供準確的信息。在工作工程過，我們需要面對來自世界各地的朋友，包括國內與國際。所以需要較強的語言交流能力。主要是普通話和英語。有時候因爲自身能力與對方英語發音問題，會產生一種語言交流的障礙，但是，我們小組成員之間互相幫助，或者讓對方寫下來，或者是一些肢體語言讓我們及時地解答了所有的問題。有時候一些觀衆會反應到我們提供的信息不真實，在這種情況下我們會先自己踩點，跑到組長給我們提供信息的地方，先確認觀衆反應是否屬實，若是屬實，則向組長反映並找出正確的位置，避免下次出現這種誤導觀衆的現場。
2.後勤：
崗位情況：在各個相關負責人的指導下完成相關參觀指南、掛繩、證件等物品的運送，保證現場的物品充足；在中午用餐及下午輪休時，在相關負責人的指導下替補崗位上的工作人員進行輪休及用餐；早上高峯過後，服務處相關負責人可以安排資料整理的工作人員進行資料的整理工作，保證在每天結束時能按時完成整理資料的工作。
3.門禁：
崗位情況：門禁處工作人員需要在對每位進入展館的參觀者配掛的胸卡中的條形碼進行掃描，相互配合及時補漏，做到門禁掃描絕不遺漏；對沒有配掛胸牌的觀衆進行指導，告知他如何換取胸卡，讓每位參觀者配掛本次展會胸卡入場展觀；協助維護現場門禁處的觀衆入場次序。
