行政前臺工作職責1
1、負責公司前臺接待及日常行政事務工作;
2、負責電話接聽與轉接、接待訪客並通知被訪人員;
3、負責公司快件收發、結算及各類行政費用申請統計工作;
4、負責辦公環境的管理維護,包括會議支持、茶水間管理;
5、負責xxx具的'採購、盤點、領用及出入庫管理;
6、負責辦公設備使用和維護管理;
7、負責出差人員的機票車票及酒店的預訂、及報銷手續;
8、負責公司各類活動的組織和籌備;
9、負責倉庫理貨、產品出入庫及發貨等相關工作;
10、完成領導交辦的其它工作。
行政前臺工作職責2
1、負責接聽來訪電話,並記錄相關信息及時轉告相關人員;
2、負責客戶接待、引領及服務工作,做好試驗委託單的.填寫;
3、有客人者來訪,及時和業務部門人員聯繫並協助接待工作;
4、完成領導交辦的其他工作。
行政前臺工作職責3
一、日常接待
1.接待來訪者:接待不明目的的來訪者,先問清對方來訪原因,根據原因來看來者是否是無關人員,還是需要找公司相關人員再進行接待。
2.接待諮詢者,若有諮詢者來訪,應及時請實驗室或辦公室相關工作人員來協助接待。
3.接聽轉接電話:前臺是總機電話,一般電話撥入後都需轉接其他分機,根據通訊錄的分機號碼,準確的進行電話轉接;接聽諮詢電話,若在前臺接到諮詢電話,如對方不明確自己的諮詢顧問是誰,直接將電話轉接至相關部門助理處。
4.接待推銷人員:上班時間若有其他公司的推銷人員上門推銷,應婉轉拒絕,告知上班時間在公司推銷,會影響他人工作,若有員工需要他們的服務,告知相關部門員工直接與其對接。
5.面試人員:請面試人員在前臺處填寫面試人員資料表,並帶領其前往會議室等待,通知辦公室主任或相關部門領導進行面試。
6.接待頻繁往來的相關人員:
a)快遞,公司內部不論發件或者寄件,均以電話通知相關員工至前臺處進行處理,不能讓快遞員直接進入公司實驗室內部。
b)物業公司,公司內部的水電維修、物業規定的各項活動的聯繫工作;
c)送水公司,關注公司各處飲水機水量情況,及時聯繫送水,每次接待時只需要在送水公司的卡片上寫清送水“XX”桶,拿走空桶“XX”個即可。每月月底結賬,填寫請款單提交辦公室主任,向財務申請費用支付。同時關注公司飲水機是否正常,如有異常及時通知飲水公司進行維修。
二、辦公用品管理
1.盤庫:每月23-25日對庫存的辦公用品進行全面盤點,製作“辦公用品庫存統計表”提交辦公室主任審查。若有用品數量不足或已領用完,即時上報,進行補充;
2.購買:每月25-28日通知公司各部門提交下月所需的辦公用品清單,統計出“購買清單”後報辦公室主任審批。批准後,聯繫辦公用品供應商送貨;
3.領用:員工領用所需辦公用品時,讓其填寫“辦公用品領用表”並簽字,然後給予發放;
4.結算:每月底聯繫辦公用品供應商提供本月未結貨款清單及發票,確認無誤後,填寫支出單,報財務人員審批後通知供應商前往領款。
三、日常事務
1.保證行政電子設備的正常使用,包括:掃描儀、傳真機、複印機等,若機器出現故障,及時聯繫供應商解決問題;
2.每月15日左右統計公司提供話費補助的員工名單,並將名單與話費總數報於辦公室主任審覈。領款後,前往移動和聯通營業大廳購買充值卡,並開具發票。將充值卡發放給相關員工,並要求其簽字確認;
3.每月定期統計公司所有人員通訊信息,更新員工通訊錄,公司若有新進或離職員工,都應在2-3個工作日內製作新的通訊錄,發送至每位員工郵箱中;
4.名片的申請與製作:當公司部門有印製名片需求時,需要其填寫“名片申請單”,並提供名片相關信息。確認名片信息後,將信息發送給供應商,通知其排版印刷,電子版確認無誤後印刷,後交於名片申請人;
5.每週一定時查看公司信箱,將信件發放至員工手中;
6.公司備用門卡的'管理,前臺應妥善保管備用鑰匙以備公司同仁有緊急情況時使用;
7.公司有人員招聘時,協助人事部門電話通知應聘人員各項事宜;
8.收發傳真,協助各部門員工收發業務傳真;
9.協助辦公室主任組織協調公司內部活動,如員工生日會、公司集體活動、拓展等業務的聯繫、通知、協調事宜。
10.新員工入職時,提供入職表格、歡迎信、辦公用品、公司通訊錄等,並收取新員工的個人身份證明(身份證、學歷學位證、戶口本、照片)的複印件,提交辦公室主任整理歸檔。
11.積極配合公司的市場宣傳活動,做好後勤保障工作。
四、接待工作
1. 接待前準備工作
a)來客人數確認:會議前向相關負責人確認來客人數,爲佈置會議室及訂餐做準備;
b)會議室桌椅佈置:在開會前將會議室的桌面收拾整潔,會議椅歸位;
c)茶水及點心:會議前準備好茶、熱水及杯子,等來客就位後逐個送茶;接待貴客時,應提前準備必要的水果及點心供開會人員食用;
d)相機:準備公司相機,爲來客拍照留念所用。
e)訂餐:向會議負責人確認是否需要訂餐,如需訂餐應確認就餐人數後,電話聯繫餐廳預訂包房;
f) 預訂酒店:如需爲來客預訂酒店,確認主客姓名後,電話聯繫錦江富園大酒店預訂房間,預訂成功後向辦公室主任彙報確認。
2. 會議中服務工作
a)爲開會人員添加茶水;
b)按照領導要求提供會議支持;
c)安排專人負責會議中的攝像工作;
3. 會議後完善工作
a)組織來客及公司領導合影留念,並將照片發至來訪者郵箱內或作爲賀卡發送。
b)如遇重要客戶來訪,應及時將會議相片資料上傳至公司網站內。
c)會議後的清理工作:將剩餘茶水及茶杯清理乾淨,未食用的點心整理歸入茶點處,以備公司員工食用;
d)會議後器材的歸庫:會議後器材應及時歸庫,將相機及其他器材放回原處;
行政前臺工作職責4
1. 熟悉大型公司行政管理的規章制度和流程;
2.對前臺區域、接待區域、會議區域進行日常管理;
3.做好各類日常訪客和申領物品的登記工作,並彙總成表格;
4.差旅管理,訂票和對帳統計工作;
5.對快遞進行管理與統計;
6.對公共區域的`環境衛生進行管理;
行政前臺工作職責5
1、性格外向、反應敏捷、表達能力強,具有較強的.溝通能力及交際技巧,具有親和力;
2、負責來訪者的接待、登記、引導、安排洽談地點;
3、工作仔細認真、責任心強;
4、熟練使用各種辦公軟件;
5、五官端正,形象氣質佳;
6、能接受偶有加班
行政前臺工作職責6
1、負責訪客、來賓的接待、登記、引薦,安排洽談地點,及時通知被訪人員;
2、負責外來電話的接聽、傳達、登記,熟悉公司概況,解答來電的一般性問題;
3、保持前臺、接待區清潔衛生,展示公司良好形象;
4、負責會務茶水服務及會議後勤工作;
5、負責公司書籍、報刊、信件、包裹、傳真的收發並做好相關信息登記;
6、協助領導對日常辦公環境衛生的檢查、整頓;
7、負責公司的用車安排與登記;
8、負責辦公用品的領用與登記,各類行政費用的結算;
9、負責公司的門禁管理;
10、負責公司人員的車、船、機票及酒店的預定;
11、負責公司訪客的.飯卡發放及登記;
12、負責公司通訊錄的更新及發放;
13、負責公司的每月考勤統計及考勤資料存檔;
14、完成領導安排的其他工作。
行政前臺工作職責7
1.前臺區域的管理,保證前臺區域乾淨整潔,文件擺放有序;
2.接待訪客並保證記錄完整、準確;
3.接聽電話並轉接,記錄相關請求並追蹤反饋;
4.按要求預定會議室並提供會議相關其他支持;
5.協助客戶新員工辦理門卡以及工牌;
6.接收快遞並通知客戶員工按時領取;
7.日常消耗品的'採購(包括辦公用品、茶水間消耗品等);
8.對辦公用品的領入、發放、變更進行記錄;
9.辦公室清潔、綠植的審查;
10.協助支持主管或客戶需求的其他事項。
行政前臺工作職責8
1、負責公司行政辦公設備維護,辦公環境維護;
2、負責外來人員接待登記工作,面試安排工作;
3、負責辦公用品的採購、領用登記工作;
4、負責辦公區信件、物品的收發工作;
5、負責打印、整理、分類保管公司的日常報銷等常用表格;
6、協助上級處理其他行政、後勤類的`日常事務。
行政前臺工作職責9
職位描述:
工作職責:
1、負責人員來訪登記、聯繫接口人、諮詢解答等前臺接待工作;
2、負責前臺物品日常管理工作,物品借用、領用、寄存、轉交、認領、登記、發放、回收;
3、負責前廳打印紙、水杯、花茶、糖果、抽紙、以及報刊雜誌等物料的`準備工作;
4、負責大堂區域的秩序維護、綠植情況反饋與需求受理;
5、前臺突發事件的處理與反饋;
6、參與制定和改善職責內工作流程,追蹤工作執行結果,不斷改進和完善工作質量;
7、完成上級交付的其他工作事項。
職位要求:
1、學歷要求:全日制大專及以上學歷
2、專業要求:服務類專業優先,酒店服務、物業管理專業更佳歷
3、有親和力,較強的客服溝通意識,且具有協助組織能力;處事有條理,事務處理能力強。
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行政前臺工作職責10
1、協助建立暢通的溝通渠道,做好人文關懷;
2、門店考勤製作
3、門店店容店貌管理
4、負責公司門店的.日常管理工作和綜合服務工作,確保後勤保障到位,工作順暢和環境優雅;
5、負責公司資產管理、辦公用品和勞保用品的管理工作,避免公司資產流失和浪費。
6、負責公司物料管理,物料分配以及倉庫。
行政前臺工作職責11
1、校區環境的日常監督。
2、電話諮詢接待、來訪接待。
3、校區日常費用的.收取。
4、校區信息的整理,信息報表的製作與接待。
5、協助校區主管進行日常的管理工作。
6、日常市場活動的配合與參與。
行政前臺工作職責12
1.保持前臺日常運作,電話接聽與接轉;
2.快速、得體、友好地的接待訪客;
3.協助會議室預訂及使用;
4.協助各部門做初級行政事務;
5.會接觸到供應商的管理和溝通;
6.內部員工信息的'錄入、整理等。
行政前臺工作職責13
1、協助或主導完成招聘及面試工作;
2、協助部門經理對新員工進行入職培訓,
3、負責新入職員工試用期管理工作,負責勞動合同的簽訂和管理;
4、負責公司人員考勤/數據的整理,社保的申報工作;
5、對離職員工辦理離職交接手續,企業相關賬號的`及時關閉,辦理離職證明;
6、協助領導組織企業文化建設工作,包括公司的年會、文體活動、團建等;
7、負責公司資產的統計及各類檔案資料的登記、整理;
行政前臺工作職責14
1、負責公司來訪人員的接待,電話的接聽、信息傳達,快遞收發;
2、負責職場管理,包括會議室安排、茶歇室使用等;
3、負責辦公物資的採購、發放維護管理;
4、監督各項行政制度的執行及落實情況;
5、協助人事完成公司員工出勤記錄的提報及彙總;
6、公司日常行政管理的運作(包括運送安排、郵件和固定的供給等等);
7、負責公司的檔案管理及各類文件、資料的`鑑定及統計管理工作;
8、負責各類會務的安排工作;
9、協助行政經理對各項行政事務的安排及執行;
10、完成上級交給的其它事務性工作。
行政前臺工作職責15
總要求:主動、熱情、認真、勤快
一、 接待
1、 文明用語,言談儀表,大方得體,微笑待人。前臺文員的接待一定程度代表公司形象。
2、 着裝大方得體,須穿着有袖上裝,最好是職業裝。
3、 客人來訪,先請入接待室、電話聯繫後帶入辦公室。接着送上茶水。
4、 客人離開後,及時收拾接待室、領導辦公室茶杯。
5、 離開崗位,找辦公室同事頂崗。保持前臺有人在崗,要求頂崗者也坐在椅子上。
6、 不準在前臺崗位聊天、喧譁。保持崗位環境整齊、潔淨。
7、 經理辦公室盛水器皿保持有水狀態,注意提前續水。每天早上換水。
8、 爲領導泡茶。
二、 清潔衛生
1、 每天配合清潔工整理領導辦公室內務(認真抹桌椅、摘除花木枯黃葉、收拾舊報紙等。
2、 每週吸塵一次,如太髒立即吸塵。經常清理吸塵器。
3、 每天上午8:50前到。完成清潔工作,如不夠則提早到。
4、 來到公司先將開水器開關打開。每週一早上將開水器裏的積水放完,換水。
5、 原則上半年清洗一次地毯。如太髒則增加次數。 特別注意:愛護公物,洗地毯、維修空調、裝修時,要求桌面、地面都全鋪報紙保護,搬動椅子千萬小心,千萬不要碰壞、劃花,就像愛護自己財務一樣。
6、 督促清潔工的工作情況,有不滿意之處,及時指出,如不改善則報告主管領導。
7、 下班後管好領導辦公室、會議室、接待室等門窗。颱風天氣要檢查全部辦公室窗戶關緊,提醒每個部門關緊門窗。
三、 綠化業務
1、 每次緊跟澆花員澆花,做好完全防範。督促清楚黃葉、提前告知更換花木。每天檢查領導辦公室、公共區域的'花木葉子黃了,馬上動手摘除,不能等等澆花工來了才處理。
2、 不定期記錄需要更換花木,通知花木公司,跟進換新。
3、 要求澆花工注意清潔,不準弄髒地毯和桌子。
4、 換花木弄髒過道時,要及時清潔。
四、 分發報紙、訂報、收郵件、處理舊報
1、 每天上午及時到樓下取報、分發報紙。
2、 及時分發郵件到個人。
3、 前一天舊報受到接待室夾好。
4、 領導辦公室報紙整理好。
5、 每週五下午把每個部門舊報回收到儲物室。
6、 一季度賣舊報一次,填報《廢報處理表》,把錢交到財務室,做好登記。
五、 聯繫維修事務
1、 維修空調,要求出故障及時報告,多催促,講求效率。直接體現辦公室效率,要重視,及時反饋情況:如已聯繫維修公司人員,安排維修時間等。
2、 經常觀察設施、電器、房屋,及時發現熱水器、門窗、門鎖故障,馬上告知,進行檢查,原則上自行維修。需要時聯繫管理處,瞭解維修費,是否更換,是否自購零件物品。
3、 桌椅維修時,如保修期內的新物品,查看購物單聯繫維修,保修期滿的則找固定一家維修公司。
六、 考勤事務
1、 做好領導及業務部門經理考勤登記,記錄其外出時間、事由。
2、 保管員工請假單,做好員工休假記錄統計。
七、 複印資料
1、 有時協助打印文件,要求熟練操作WORD、EXCEL 辦公軟件。
2、 負責資料複印,傳真。
八、 會議室、接待室管理
1、 確保會議室隨時可以進行會議。
2、 會前一小時開窗通風,會前20分鐘開空調機。
3、 會前佈置會場:清潔衛生,擺放桌椅,擺花木,掛橫幅,擺臺卡、菸灰缸、紙巾盒。
4、 洗手間放紙巾。
5、 做好茶水供應工作。會前確定供應熱茶或者飲料。每半小時加一次熱茶。
6、 會後清潔會場:撤下橫幅、收好臺卡、清理茶杯和菸灰缸。
7、 中午不得讓人在會議室午休。
8、 不得在裏面用餐。
9、 不得在會議室、接待室放雜物,制止他人放雜物。
10、 平時要關閉會議室窗戶、窗簾,以防座椅曝曬老化。
九、 其他
1、 積極完成領導交代的其它任務。
2、 協助籌備公司各項活動。
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