行政部主管工作職責

崗位名稱：行政人事主管

直接上級：總經理

崗位性質：開展人事及行政工作

管理權限：受總經理委託，行使對公司人事、行政工作全過程的管理權限，並承擔報告公司規章制度、管理規程及工作指令的義務。

管理職能：處理公司的行政事務和人事事務，充分發揮行政人事部的協調、服務和管理功能。協調公司內部各部門、校區各職能主管之間關係；負責公司行政人事部的日常工作；貫徹執行上級的指示決議，檢查督促各部門的工作落實情況；做好後勤服務工作。

主要職責：

1、全面領導行政人事部工作並具體主持行政、人事事務工作，制定本部門每年、每月和每

周工作計劃。

2、負責制訂公司的行政規章，經總經理審覈簽發後督促各部門貫徹執行，並注意收集執行

情況，從公司的實際出發，不斷完善公司的規章制度。

3、負責聯絡公司各部門的工作進展情況，注意收集各方面的意見、建議、先進事例和存在

問題，並向總經理報告。

4、負責協調公司各部門之間的關係，努力發揮公司的整體組織優勢。

5、負責審批各部門辦公、勞保用品的採購計劃，組織安排人員按計劃實施物資採購。

6、根據總經理指示，負責安排公司的各類會議，做好會議記錄，安排並做好會務工作，

7、負責起草、修改以公司名義送發的各類公文函件、請示、報告等。

8、指導和督導辦公室有關人員做好公司文件及重要檔案資料的編號、打印、收發、整理、

登記、歸檔和保管工作。

9、管理公司車輛，合理調度使用，安排人員進行年審，辦理車輛保險事務。

10、組織與安排公司活動。辦理經批准的公司員工的暫住證、保險福利。

11、管理公司環境衛生，負責公司防火、防盜及交通等安全管理工作。

12、安排外來賓客的住宿、餐飲接待工作。

13、負責制訂和完善公司崗位編制，協助公司各部門有效地開發和利用人力，滿足公司的經

營管理需要。

14、根據現有編制及業務發展需求，協調、統計各部門的招聘需求，編制年度/月度人員招

聘計劃，經批准後實施。

15、做好各崗位的職位說明書，並根據公司職位調整需要進行相應的變更，保證職位說明書

與實際相符；

16、負責辦理入職手續，負責人事檔案的管理、保管、用工合同的簽訂；

17、建立並及時更新員工檔案，做好年度及月度人員異動統計（包括離職、入職、晉升、調

動、降職等）。

18、制定公司及各個部門的培訓計劃和培訓大綱，經總經理批准後實施；

19、對試用期員工進行培訓及考覈，並根據培訓考覈結果建議部門錄用。

20、負責擬製公司薪酬制度和方案，建立行之有效的激勵和約束機制；

21、負責審覈並按職責報批員工定級、升職、加薪、獎勵及紀律處分及內部調配、調入、調

出、辭職、辭退等手續。

22、做好員工考勤統計工作，負責加班的審覈和報批工作。

23、配合其他部門做好員工思想工作，受理並及時解決員工投訴和勞動爭議事宜。

24、其它突發事件處理和領導交辦的工作。

職權規定：

1、有權向公司各部門索取必要的資料和詢問各部門工作情況。

2、有權檢查督促對總經理指示的貫徹執行情況。

3、有權催促各部門按要求完成公司下達的工作任務。

4、有權催促各部門及時做好文件與資料的立卷、歸檔工作。

5、有權按總經理的指示，協調各部門之間的工作關係。

6、有權安排、調度公車的使用。

7、對各部門以總經理辦公室名義起草的文件有審覈和校正權。

8、對不符合規定，或質量不高、效果不大的文件、資料，有權拒絕打印發放。

9、對要求各部門主管參加的會議，有綜合平衡或精簡壓縮的權力。

10、有權根據總經理的`指示，對辦公用品、用具標準化進行檢查、督促。

職責規定：

1、 對得知公司出現重大異常情況後未及時向總經理反映，以致造成重大損失負責。

2、 對總經理辦公室行文的差錯，收集與整理資料失實而造成的後果負責。

3、 對機密文件和文書檔案管理不嚴，發生失密、泄密或丟失、損失負責。

4、 對公文、函件、報刊傳遞不及時，或發生誤傳現象，影響工作負責。

5、 對印章、介紹信管理不嚴或使用不當而造成的不良後果負責。

6、 對下屬工作質量造成的不良影響負責。

對未及時根據公司方針目標的有關要求，編制好本室方針目標或未及時檢查和落實負責。

一、行政管理

1、負責做好會議、涉外工作等重要事務的安排，部門會議的組織，做好重要會議的記錄及會議紀要的整理，會議室管理；

2、收集公司提供的各方面工作情況、資料、數據；

3、建立檔案並保存整理各類檔案（包括人事檔案、培訓檔案、合同檔案、文件資料檔案等）；

4、起草及歸檔公司相關文件，負責文檔資料整理存放，書籍報刊管理，嚴格執行檔案資料保密制度；

5、負責組織公司辦公費用的計劃；固定資產的統計、協助採購部對辦公用品、辦公耗材、辦公設備的採購和發放；負責對公司辦公設備的管理和維護；

6、負責維護公司日常辦公秩序和辦公環境；

7、負責行政辦公費用如水電費、電話費等的確認，提出付款申請；

8、負責組織員工企業文化活動；

9、負責公司名片、廣告製作，公司網站的維護；

10、 負責協助公司有關部門辦理相關手續；

11、 完成領導交辦的其他工作。

　　二、人事管理

1、負責公司各項規章制度的完善、推行、執行與追蹤，維護公司各項規章制度的權威；負責向員工傳達相關制度，並敦促執行；

2、嚴格執行公司一切規章制度，堅持原則性、公正性、保密性；

3、協助各部門制訂崗位定員定編工作；

4、負責做好公司員工的考勤和加班、假期安排；福利的計劃和發放；準時出具考勤確認表、人事報表，覈算並製作工資表；

5、負責培訓活動的組織管理及培訓結果跟進工作；

6、對公司員工進行考覈、獎懲管理，並向公司提供相關實際情況；

7、負責公司員工活動的組織和策劃，配合建設企業文化；

8、搞好部門內部協作；

9、完成領導交辦的其他工作。

行政人事部主管：xx

二零xx年四月十七日

1、具體執行行政事務工作，制定每年、每月和每週工作計劃；

2、負責草擬公司的行政規章，經簽發後督促各部門貫徹執行，並注意收集執行情況，從公司的實際出發，不斷完善公司的規章制度；

3、負責聯絡公司各部門的工作進展情況，注意收集各方面的意見、建議、先進事例和存在問題，並向經理報告；

4、協助上級經理協調公司各部門之間的關係，努力發揮公司的整體組織優勢；

5、負責督導辦公室各職能主管的工作，確保辦公室各項功能的有效發揮；

6、具體承辦公司各種資質和認證的報批、年審、複檢等；

7、根據經理指示，負責安排公司的各類會議，做好會議記錄，安排並做好會務工作，組織編寫會議紀要或有關的決議，檢查會議精神的貫徹落實情況；

8、負責起草、修改以公司名義送發的各類公文函件、請示、報告等；

9、負責做好公司營業執照等文件及重要檔案資料的編號、打印、收發、整理、登記、歸檔、借用和保管工作；

10、負責管理、起草、修改各類合同，完成後報上級經理審批，協助完成公司招、投標書的製作等；

11、負責計算機及網絡的配置、構建和維護，負責公司網站的建立、維護、管理與更新，在公司進行網絡宣傳方面提供實施方案及技術支持；

12、協助組織與安排公司活動；

13、負責公司本部環境衛生、防火、防盜及交通等安全管理工作；

14、負責對協助上級經理對外事務協調，負責審查公司質量環境體系文件，內部文件、記錄及內刊；

15、按照上級經理的指示搞好專項調查研究，擬寫調查報告，提供決策依據；

16、認真完成上級經理交辦的其它工作。

職責規定

1、對公司證件和文書檔案管理不嚴，發生失密、泄密或丟失、損失、過期負責；

2、對下屬工作質量造成的不良影響負責；

3、對得知公司出現重大異常情況後未及時向上級經理反映，以致造成損失負責；

4、對辦公室行文的差錯，收集與整理資料失實而造成的後果負責；

5、對公文、函件、報刊傳遞不及時，或發生誤傳遺失現象，影響工作負責；

6、對未及時根據公司方針目標的有關要求，進行工作落實和檢查負責；

7、對合同檔案管理不當，導致合同缺失、續簽延遲或產生壞賬負責；

工作細化

在本部門經理領導下開展工作，對本部門經理負責，每週五下午向本部門經理提交一週工作小結；

1、對本職工作作細緻的總結和規劃，制定每月工作完成情況和下月計劃，於每月底報上級經理查閱；《本月工作完成情況》《月工作計劃》

2、全面彙總和熟悉公司規章制度，包括質量和環境認證體系文件，每季度覈查一次制度和體系文件的完整和規範情況，及時更新和補充，儘量做到完善和行之有效；《公司規章制度一覽表》

3、負責聯絡公司各部門的工作進展情況，彙總後每月向上級經理彙報一次，彙報文件須包括已完成情況、未完成事項以及未完成原因，積極提供解決方案，重要緊急事項每日作口頭彙報。注意收集各方面的意見、建議、先進事例和存在問題，並向經理報告；《工作聯繫單》《聯絡工作執行情況彙總》

4、積極聯絡辦公室各職能部門工作，確保辦公室各項功能的有效發揮；

5、具體承辦公司各種資質和認證的報批、年審、複檢等工作，熟知公司各類證照，每年一月份向上級經理上報本年度各類報批、年審複檢計劃，經審批後嚴格按計劃執行；《證照年審複檢年計劃清單》

6、每月第二週星期二安排公司辦公例會，做好會議通知和安排工作，並於會後2個工作日內完成會議紀要的編寫，檢查會議精神的貫徹落實情況，臨時會議根據上級經理指示合理安排；《會議簽到表》《會議紀要》

7、負責起草、修改以公司名義送發的各類公文函件、請示、報告等；

8、負責做好公司營業執照等文件及重要檔案資料的編號、打印、收發、整理、登記、歸檔、借用和保管工作；《文件發放回收記錄表》《文件/記錄銷燬清單》《外來文件接收登記表》《外來文件處理表》《文件/資料借閱登記表》《內部文件接收登記表》

9、負責公司各類合同的起草、修改和執行情況的監督管理工作，將有效期內的合同統一掃描歸檔，製作電子清單，並實時與各管理處、財務部聯繫，做好合同執行情況彙總，每月月末將合同彙總清單報至上級經理審查，涉及各部門的合同必須以電子檔的形式發至各部門，及時進行更新，對即將到期合同進行彙總，原則上於到期日前2個月納入到預到期合同彙總表，每月上報；《合同用印單》《合同臺帳》《合同履行情況表》《預到期合同彙總表》

10、時常登陸公司網站，檢查網站運行情況是否良好，每月對公司網站更新一次，每年年底對公司網站運營所達到的效果進行彙總並提出相關意見和建議；

11、根據公司每兩年內實行一次旅遊和體檢活動，於每年年初制定活動計劃，報上級經理審批後執行，在協助組織與安排公司活動中充分做到合理、安全、有效，臨時活動也須上報活動計劃；《公司活動計劃》

12、負責公司本部環境衛生、防火、防盜及交通等安全管理工作；

13、負責協助上級經理對外事務協調，負責配合品質管理部審查公司質量環境體系文件在各部門的落實情況及全程跟蹤實施質量環境體系認證工作；

14、按照上級經理的指示搞好專項調查研究，擬寫調查報告，提供決策依據；

15、熟悉掌握物業行業法律法規，實施瞭解市場行情，協助完成公司招、投標書的製作和招投標工作。

16、認真完成上級經理交辦的其它工作。