公文中會議紀要的格式

會議紀要是根據會議記錄和會議文件以及其他有關材料加工整理而成的，會議紀要是反映會議基本情況和精神的紀實性公文，是會議議定事項和重要精神，並要求有關單位執行的一種文體。有的需要下發執行的會議紀要，可以“通知”形式發出。

一、會議紀要格式

會議紀要構成。通常由標題、正文、主送、抄送單位等。 標題有兩種形式。一是會議名稱加紀要。如《全國農村工作會議紀要》。二是召開會議的機關加內容加紀要。如《省經貿委關於企業扭虧會議紀要》。

會議紀要正文一般由兩部分組成。一是會議概況。主要包括會議時間、地點、名稱、主持人，與會人員，基本議程。二是會議的精神和議定事項。

常務會、辦公會、日常工作例會的紀要，一般包括會議內容、議定事項，有的還可概述議定事項的意義。

工作會議、專業會議和座談會的紀要，往往還要寫出經驗、做法、今後工作的意見、措施和要求。

二、會議紀要的三種寫法

根據會議性質、規模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：

1.集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。這種寫法多用於召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。

2.分項敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要採取分項敘述的辦法，即把會議的主要內容分成幾個大的問題，然後另上標號或小標題，分項來寫。這種寫法側重於橫向分析闡述，內容相對全面，問題也說得比較細，常常包括對目的、意義、現狀的分析，以及目標、任務、政策措施等的闡述。這種紀要一般用於需要基層全面領會、深入貫徹的會議。

3.發言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發言加以整理，提煉出內容要點和精神實質，然後按照發言順序或不同內容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據上級機關佈置，需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可採用這種寫法。

三、會議紀要的特點

1．內容的紀實性。會議紀要如實地反映會議內容，它不能離開會議實際搞再創作，不能搞人爲的拔高、深化和填平補齊。否則，就會失去其內容的客觀真實性，違反紀實的要求。

2．表達的要點性。會議紀要是依據會議情況綜合而成的。撰寫會議紀要應圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括。重點應放在介紹會議成果，而不是敘述會議的過程，切忌記流水帳。

3．稱謂的特殊性。會議紀要一般採用第三人稱寫法。由於會議紀要反映的是與會人員的集體意志和意向，常以“會議”作爲表述主體，“會議認爲”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”等就是稱謂特殊性的表現。

四、會議紀要與會議記錄的區別

會議紀要有別於會議記錄。二者的主要區別是：第一，性質不同：會議記錄是討論發言的實錄，屬事務文書。會議紀要只記要點，是法定行政公文。第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔；會議紀要通常要在一定範圍內傳達或傳閱，要求貫徹執行。

五、範文

【專題性紀要】

全國城市經濟體制改革試點工作座談會紀要

（××××年×月×日）

××××年×月×日至×日，國家體政委在××省××市召開了全國城市經濟體制改革試點工作座談會。三十一個省、自治區、直轄市體政委

（辦）的負責同志，五十八個試點城市的負責同志，以及中央、國務院有關部門的負責同志共二百多人蔘加了會議。會上傳達學習了中央領導同志最近的重要講話，交流了試點城市改革的情況和經驗，研究了在新形勢要積極推進城市經濟體制改革進一步開展的工作。

一、統一認識，明確今年改革的方針和主要任務。（略）

二、進一步簡政政權，政企分開，搞活企業。（略）

三、充分發揮社會主義市場經濟，理順經濟關係。（略）

四、精心指導，保證改革健康發展。（略）

與會同志一致表示，當前改革進入攻堅階段，我們要堅定地貫徹黨中央和國務院的佈署，精心組織，精心指導，搞好調查研究，把城市經濟體制改革引向深入，爲建立有中國特色的社會主義市場經濟作出新貢獻。

【綜合性會議紀要】

××縣人民政府第六次常務會議紀要

時間：××××年×月×日上午八點半至十二點

地點：縣政府常務會議室

主持：縣長×××

出席：副縣長×××、××、××、×××辦公室主任×××

請假：×××（出差）

列席：×××、×××、×××

記錄：×××

現將會議討論及決定的主要事項紀要如下：

一、會議聽取了副縣長×××關於召開經濟工作會議準備的情況彙報，討論了擴大縣屬企業自主權的十條規定。會議同意縣經濟工作會準備情況彙報，並決定於×月×日召開全縣經濟工作會議。今年各項經濟工作指標，要以市經委下達的爲準，不再調整縣原各公司的主要經濟指標。在縣經濟工作會議上，由縣經委與縣原各公司簽訂經濟責任書。

二、會議原則同意縣民政局關於民政事業費管理使用辦法的修訂意見。

三、會議同意將縣政府辦公室提出的轉交機關工作作風的規定意見（討論方案）印發各部門，廣泛徵求意見，作進一步修改後，以縣政府文件印發。

××縣人民政府辦公室

××××年×月×日印發

全國中等專業 教育工作會議紀要

（****年*月**日）

經國務院批准召開的全國中等專業教育工作會議，於****年*月*日至*日在北京舉行。這次會議總結了建國**年來中等專業教育工作的基本經驗；研究了中等專業教育在新時期的任務；討論瞭如何貫徹“八字”（調整、改革、整頓、提高）方針。會議期間，方毅同志到會講話。會議明確了中等教育的地位、作用、任務，討論和確定了一批

重點中專學校。解決了工作中的一些重要問題。與會代表認爲會議是開得好的，對辦好中專教育增強了信心。

會議認爲，建國以來中專教育培養了300多萬畢業生（加上中師，爲500萬），他們中的大多數已成爲各條戰線的骨幹力量，在建設中發揮了重要作用，是全國技術管理幹部隊伍的一個重要組成部分。……路線是正確的，成績是主要的，取得了正反兩方面的經驗，爲今後的發展奠定了堅實的基礎。

會議討論了新時期中專教育面臨的新情況和新任務。中專教育必須與經濟建設和科學技術的發展相適應。我國的“四化”建設不僅需要大量高級專業人才，也需要更多的中等專業人才，以提高職工隊伍中技術、管理人才的比重，使中等和高級專業人才保持合理的比例。……

認真貫徹“八字”方針，當前必須着重抓好以下幾項工作：

（一）確定中專學制

中等專業學校是在相當高中文化程度的基礎上進行專業技術教育，中專的高年級與大學低年級交叉，是介乎高中與大學之間的一種學校，根據我國經濟文化發展不平衡和中等專業門類多、要求不一的情況，中專學制可以多樣化：招收國中畢業生，一般爲四年，個別五年，有的專業仍保持三年；招收高中畢業生，一般爲二年，醫科和工科等有些專業可爲二年半或三年。……

（二）全面規劃，搞好調整

培養人才，必須全面規劃，搞好綜合平衡。各地區各部門都要制

訂中專教育發展計劃，把培養中等專業人才的規劃納入經濟發展規劃。要在保證質量的前提下有計劃地穩步地發展，避免大起大落。要使中專學校與高等學校的招生有適當的比例。對需要量大的專業，各部門和各地方可自已培養解決，需要量小而許多部門都要一點的專業，可由有關部委或地方統籌規劃或相互之間協作代培解決。

（三）切實辦好重點學校

集中力量辦好一批重點學校，是辦好中專學校的一項重要措施。會議討論並確定了全國重點中專學校339所……

（四）加強師資隊伍建設

壯大和提高師資隊伍，是當前需要大力解決的一個重要問題。各有關領導部門和學校都要擬定師資隊伍建設規劃。今後普通課和政治課教師由學校所在省、市、自治區負責解決，由教育部門做出規劃，提請計劃、人事部門從綜合大學和師範院校的畢業生中分配。專業課和專業基礎課教師由主管業務部門負責配備。

（五）穩定教學秩序，搞好教材建設，提高教學質量。……

（六）增加學校經費，切實改善辦學條件。……

（七）加強領導，健全領導管理體制。……

會議要求中專教育戰線的全體同志，要堅定不移地貫徹黨的路線、方針和政策，發揚艱苦創業的精神，多辦、辦好中專學校，爲實現“四化”作出更大貢獻。

趙斯新建220kV變電站調整光纖通信備用通道

技術方案討論及建設協調會會議紀要

築供議〔2015〕136號 簽發人:馬春雷

2015年7月22日，貴陽供電局主網建設管理辦公室主持召開了趙斯新建220kV變電站調整光纖通信備用通道的技術方案討論及建設協調會，xx電力調度通信局、xx電力設計研究院、貴陽供電局各相關部門參加了會議。會議結合工程建設情況及生產運行要求，就趙斯220kV變電站另行調整光纖通信備用通道的技術方案進行了討論和明確，並對相關問題進行了協調與安排。紀要如下：

1.爲進一步提高貴陽電網的供電可靠性，實現趙斯220kV輸變電整體工程的儘早投運，通過比較趙斯220kV輸變電工程各110kV線路送出工程的建設進度，原設計方案中作爲趙斯變光纖通信備用通道建設的趙斯變至長嶺變110kV線路光纜工程，經會議各方討論，調整爲優先實施趙斯變至瑞金變110kV線路光纜工程。

2.趙斯變至瑞金變110kV線路光纜工程採用現運行的雞場變至三橋變24芯ADSS光纜開斷π接趙斯變110kV側新出48芯ADSS光纜的方案，由此趙斯變光纖通信備用通道的路徑由原設計的趙斯~長嶺~雲潭~金陽變調整爲趙斯~雞場~金陽的路徑。鑑於雞場~金陽光纜被盜現象較爲嚴重，待趙斯~長嶺線路光纜工程建成後，原路徑光纖容量具備條件時再恢復爲原方案。

3.經參會各方討論，趙斯變光纖通信備用通道路徑調整爲趙斯~雞場~金陽的過渡方案，根據目前趙斯變、雞場變光纖通信設備的配

置情況以及雞場至金陽光纜纖芯的使用情況，技術上可滿足趙斯220kV線路光差保護雙通道和省網、地區網通信的要求，但趙斯變和雞場變的地區網通信設備需增加一對光接口板以實現該光通信迂迴通道。

4.趙斯變光纖通信備用通道調整涉及的變更內容由xx電力設計院出具相關說明，由貴陽供電局電網建設管理中心按照工期要求和相關流程立即組織工程實施，施工、調試單位涉及運行的通信通道和通信設備的工作由貴陽供電局信息通訊中心負責管理和配合。

附件：趙斯新建220kV變電站調整光纖通信備用通道技術方案討論及建設協調會簽到表

公文中會議紀要的格式 [篇2]

—、概述

（一）含義。

會議紀要是記載和傳達會議情況和議定事項使用的一種行政公文。會議議定事項是本單位、本地區、本系統開展工作的依據。有的會議紀要的精神也可供別的單位、別的系統參考。

（二）特點。

1．內容的紀實性。會議紀要如實地反映會議內容，它不能離開會議實際搞再創作，不能搞人爲的拔高、深化和填平補齊。否則，就會失去其內容的客觀真實性，違反紀實的要求。

2．表達的要點性。會議紀要是依據會議情況綜合而成的。撰寫會議紀要應圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括。重點應放在介紹會議成果，而不是敘述會議的過程，切忌記流水帳。

3．稱謂的特殊性。會議紀要一般採用第三人稱寫法。由於會議紀要反映的是與會人員的集體意志和意向，常以“會議”作爲表述主體，“會議認爲”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”等就是稱謂特殊性的表現。

會議紀要有別於會議記錄。二者的主要區別是：第一，性質不同：會議記錄是討論發言的實錄，屬事務文書。會議紀要只記要點，是法定行政公文。第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔；會議紀要通常要在一定範圍內傳達或傳閱，要求貫徹執行。

二、寫法

會議紀要的寫法因會議內容與類型不同而有所不同。就總體而言，一般由標題、正文、落款、日期構成。下面主要講講標題和正文的寫法。

（一）標題。會議紀要的標題有單標題和雙標題兩種形式。

1．單標題：由“會議名稱＋文種”構成。

2．雙標題：由“正標題＋副標題”構成。正標題揭示會議主旨，副標題標示會議名稱和文種。

（二）正文。會議紀要的正文大多由導言和主體構成。具體寫法依會議內容和類型而定。

1．導言。主要用於概述會議基本情況。其內容一般包括會議名稱、會期會址、參加人員、主持人和會議議程等。具體寫法常見的有兩種：

第一種：平列式。將會議的時間、地點，參加人員和主持人、會議議程等基本情況採用分條列出的寫法。這種寫法多見於辦公會議紀要。

第二種：魚貫式。將會議的基本情況作爲一段概述，使人看後對會議有個輪廓瞭解。

2．主體。這是會議紀要的核心部分。主要介紹會議議定事項。常見的寫法有三種：

（1）條文式寫法。就是把會議議定的事項分點寫出來。辦公會議紀要、工作會議紀要多用這種寫法。

（2）綜述式寫法。就是將會議所討論、研究的問題綜合成若干部分，每個部分談一個方面的內容。較複雜的工作會議或經驗交流會議紀要多用這種寫法。

（3）摘記式寫法。就是把與會人員的發言要點記錄下來。一般在記錄發言人首次發言時，在其姓名後用括號註明發言人所在單位和職務。爲了便於把握髮言內容，有時根據會議議題，在發言人前面冠以小標題，在小標題下寫發言人的名字。一些重要的座談會紀要，常用這種寫法。

一、會議紀要格式

會議紀要通常由標題、正文、主送、抄送單位構成。

標題有兩種情況，一是會議名稱加紀要，如《全國農村工作會議紀要》。二是召開會議的機關加內容加紀要，如《省經貿委關於企業扭虧會議紀要》。

會議紀要正文一般由兩部分組成。

（一）會議概況。主要包括會議時間、地點、名稱、主持人，與會人員，基本議程。

（二）會議的精神和議定事項。常務會、辦公會、日常工作例會的紀要，一般包括會議內容、議定事項，有的還可概述議定事項的意義。工作會議、專業會議和座談會的紀要，往往還要寫出經驗、做法、今後工作的意見、措施和要求。

二、會議紀要的三種寫法

根據會議性質、規模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：

（一）集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。這種寫法多用於召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。

（二）分項敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要採取分項敘述的辦法，即把會議的主要內容分成幾個大的問題，然後另上標號或小標題，分項來寫。這種寫法側重於橫向分析闡述，內容相對全面，問題也說得比較細，常常包括對目的、意義、現狀的分析，以及目標、任務、政策措施等的闡述。這種紀要一般用於需要基層全面領會、深入貫徹的會議。

（三）發言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發言加以整理，提煉出內容要點和精神實質，然後按照發言順序或不同內容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據上級機關佈置，需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可採用這種寫法。

三、會議紀要的特點

1．內容的紀實性。會議紀要如實地反映會議內容，它不能離開會議實際搞再創作，不能搞人爲的拔高、深化和填平補齊。否則，就會失去其內容的客觀真實性，違反紀實的要求。

2．表達的要點性。會議紀要是依據會議情況綜合而成的。撰寫會議紀要應圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括。重點應放在介紹會議成果，而不是敘述會議的過程，切忌記流水帳。

3．稱謂的特殊性。會議紀要一般採用第三人稱寫法。由於會議紀要反映的是與會人員的集體意志和意向，常以“會議”作爲表述主體，“會議認爲”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”等就是稱謂特殊性的表現。 　

四、會議紀要與會議記錄的區別

會議紀要有別於會議記錄。二者的主要區別是：第一，性質不同：會議記錄是討論發言的實錄，屬事務文書。會議紀要只記要點，是法定行政公文。第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔；會議紀要通常要在一定範圍內傳達或傳閱，要求貫徹執行。

公文中會議紀要的格式 [篇3]

1

xx-xx年x月xx日上午在縣政府三樓會議室召開了縣城市規劃建設委員會主任辦公會，參加會議的有縣政府常務副縣長、棠委副縣長、規劃建設委員會成員單位和建設單位、設計單位等相關人員，會議由縣規劃建設委員會主任縣長主持，與會人員對方案進行了認真討論和研究，現形成會議紀要如下：

一、鎮街景改造方案設計

原則同意改造方案，應按下列要求修改完善。

1、鎮功能應定位爲：縣的次中心、現代新興工業重鎮、生態宜居風情城鎮。

2、建築風貌定位要體現建築風格，色彩要簡潔，以灰、白爲主要基色，紅、黃爲輔色，單體建築以不超過3種顏色爲宜。

3、大道立面改造整體效果有些凌亂，須作適當調整，不考慮或少考慮馬頭牆;單體建築改造的色彩比例、符號等要與整體協調，整體立面改造統一中要有韻律變化，不能太平，要有良好的整體改造效果。

4、大道立面改造應用傳統風貌，對山牆適當加高，比例要協調，整體優化。

5、設計單位應對大門、店招、空調掛機的材質、色彩等節點的細化提出指導性意見。

6、應在適當位置做好霓虹燈等街景亮化設計，體現現代氣息。

7、整體改造中弱電須下地，強電做好預留。

8、選擇住宅、商業、工業等3-4類不同性質的用地，每類用地做1-2種建造模式，形成一套建築風貌管控圖集，作爲後期建房引導和批准的依據。

二、鎮街景改造方案設計

原則同意改造設計方案，應按下列要求修改完善。

1、整體立面改造須與道路改造一併組織;弱電須下地，電線少跨街。

2、同意街景改造設計風格，即採用灰、白色爲主色調，簡潔，協調。

3、建築單體露臺部位應設置構架，斜坡屋面要有整體延續性。

4、商業氣息濃厚地段，店招設計可適當亮麗、活潑。

5、店面卷閘門、空調外掛機的材質、色彩等細部再優化調。店面建議採用玻璃門加不鏽鋼拉閘門形式，卷閘門使用米白、米黃等淺色。

三、xx-xx項目規劃建築設計方案

原則同意規劃建築設計方案，應按下列要求修改完善。

1、要把握以下幾個方面：

①按規劃設計條件退讓大道道路紅線10米以上。

②要符合容積率的指標要求，如涉及超容積率的須按程序依法依規補交土地出讓金等相關費用。

③要符合縣多譜勒氣象雷達的建築限高要求。

④建築間距符合國家規範要求。

2、適當壓縮地下商業面積，增加地下停車位，應按平戰結合要求設置地下人防工程;地面結合綠化增加停車位。

3、同意建築的新中式風格，南立面效果要美觀，要提供建築南部立面效果圖。

4、將電力公司宿舍納入本項目統一進行物業管理，在方案中明確物業管理用房。

5、陽臺應設計爲封閉式，空調機位、排水管的位置須隱蔽。

6、作爲標誌性的工程，亮化工程必須同步設計和建設。

7、地面綠化應選擇胸徑大的常綠樹種。

8、建設單位在施工過程中應注意安全，圍檔防護要安全美觀;做好原有居民出入的交通引導。

四、xx家園建築設計方案

原則同意建築設計方案，應按下列要求修改完善。

1、1#樓建築層數降低至16層，2#樓建築層數降至15層，1#樓適當稍往南移，滿足出讓條件及與周邊建築的間距。

2、地下車庫(人防地下室)設計時應與人防辦相銜接，入口應適當調整，考慮車輛進出順暢安全。

3、兩幢高層建築色彩以咖啡色爲主要基色，頂部應增加構架或建築符號;臨街面陽臺應爲封閉式，空調機位須隱蔽;整體再進行優化調整。

4、明確物業管理用房位置，同時完善市政、垃圾收集等配套設施。

5、同意項目超容積率，但須按程序依法依規補交土地出讓金和契稅等相關稅費。

五、體育中心運動員公寓建築方案設計

原則同意建築設計方案，應按下列要求修改完善。

1、整體建築風格、色彩要與綜合樓相協調，北立面注意視覺上的乾淨整潔，陽臺要封閉。

2、比賽館設置爲2-3層，向北往看臺移進2米左右。

3、將本項目名稱改爲體育局公共租賃房，納入xx年縣公租房項目。

4、在滿足體育比賽的前提下，公寓部分設計小高層作爲比選方案，遴選後送審。

2

會議名稱：xx-xx年集團文祕工作會議

會議時間：xx月xx日(17：00-19：30)

地 點：集團本部培訓室

會議方式：現場+視頻+電話

召 集 人：xx

與會人員：集團行政中心xx副總監、集團各高管祕書/文員、集團本部/各區域/各項目/各部門文員

記 錄 人：xx

本次會議有兩個議題，其中：集團行政中心aa副總監從行爲規範角度宣講了怎樣做一個合格的文祕人員，對集團的文祕人員本身及集團文祕工作提出了要求;集團行政管理部zz就集團本部公文近期常見病例等和與會人員進行了分享。紀要如下：

一、xx副總監宣講文祕工作要求

x總指出文祕工作是公司溝通的樞紐，文祕人員是集團的機要工作人員，起着很重要的作用，在工作中須遵照公司的規章制度，找到自己工作的依據。集團《機要工作人員管理制度》之前只適用於董事局成員身邊的工作人員，本次會議後集團行政管理部要對其進行修訂，以適用於集團整個文祕系統，爲大家開展工作提供更爲具體的指引和規範。

會上，x總從形象禮儀和工作紀律兩方面介紹了集團對文祕工作人員的要求，並以文祕人員考覈表爲基礎，向大家介紹了文祕工作的職責及履行這些職責所必備的技能，向大家明確傳達了公司對文祕工作的期待。

(一)集團對文祕工作人員的形象禮儀要求

x總首先通報了集團行政管理對集團各有關人員接聽電話和在集團本部進行的辦公紀律檢查的結果，要求文祕工作人員尤其要在接打電話和着裝上注意自己的形象。

x總要求集團的所有文祕工作人員不能錯位和越位，大家要樹立"服務的領導不是自己的'領導'，而是自己的顧客"這樣一種觀念，不論自己服務的是部門領導，還是項目領導，抑或集團領導，也不論服務對象的級別有多高，他們都只是自己的服務對象，文祕工作人員一定要防止 "狐假虎威"的現象出現，具體到實際工作中，就是在上傳下達的過程中，與同事講話、接打電話時態度要謙虛，語氣要注意規範。

在穿着上，文祕人員的形象在一定程度上代表着公司形象，因此文祕人員在工作中要隨時注意自己的衣着，禁止露背，露臍裝，衣着應表現得職業和得體。

(二)集團對文祕工作人員的工作紀律要求

x總提醒集團所有在領導身邊工作必須隨時注意自己的行爲規範，並重點強調了保密要求。a總指出，在最近對大家接聽電話的測試中，不僅發現了以上提到的禮儀問題，部分人員對接聽電話的反應也暴露了其保密意識有待加強。

x總要求，文祕人員應堅守自己的職業操守，要求大家避免在工作中和私人交往中泄露公司祕密。針對高管信息被泄露問題，要求大家對高-官的私人信息守口如瓶，尤其在轉接電話中不能照單全收，應先過濾來電，再把安全的、有用的電話轉接給領導，防止無意間泄密;針對文印室文件隨便亂扔的現象，要求大家充分認識到公司裏的任何一份文件，哪怕是已失去效用的文件，尤其是工程、裝修、材料報價的文件，對我們的競爭者來說都是很重要的，我們的資料一旦被泄密給了競爭對手，對我們公司造成的將不只是物質上的損失，更重要的是名譽上的損失，要求在平時的工作中如果有不再使用的文件一定要用碎紙機碎掉。

(三)集團文祕工作人員應履行的職責

x總以文祕人員考覈表爲依據，要求集團的文祕人員履行商務溝通、辦公室事務管理、文書工作、會議管理、商務活動、信息檔案管理的六大職責。

x總指出，以上六大職責中，目前發揮得不好，或者說整個文祕系統的軟肋在於文書工作和信息檔案管理這兩項，要求大家認識到：文祕人員如果不能完成這兩類工作，那麼只是手腳被使用，充其量是一個勞動力;只有能完成兩類工作，腦力、智慧被使用，纔是腦力勞動者，也纔是真正的文祕。因此就要多練習，熟能生巧，尤其是公文寫作、發言稿的撰寫。x總還要求文祕人員會使用outlook，尤其是會用該軟件中任務管理與會議管理功能。

二、文祕工作分享、介紹oa發文規則。

本次會議，集團行政管理部劉闖就集團本部公文近期發現的一些普遍性錯誤、公文的規範語言、公文格式和oa發文規則和與會人員進行了分享。會議歸納集團本部公文錯誤類型中頻率較高、錯誤較明顯的有以下幾種：

(一)文種

"通知"和"函"混用，要求熟悉各種文種的使用範圍，依據公文的實際內容來選擇文種。

(二)文件編號

年份號兩邊的括號選用錯誤或者編號爲個位時流水號錯誤。年份兩邊的括號應選"〔〕"，不用"()"、"【】"等;流水號爲個位數時，前面不編虛位。

(三)標題

標題過長或標點中使用標點符號。除了書名號外在標題中一般不用其它的'標點符號;標題應簡短，由"'關於'+事由+文種"構成，要避免把標題當正文寫。

此外，標題還存在文不對題現象，例如，明明是一份會議通知，卻把標題寫成了《關於確定xx-x會議的事宜》，一次會議 "確定"不確定是相對主辦者和承辦者來講的，這與邀請別人參會完全是兩個不同的概念。

(四)主送部門、發文部門

把文件主送給不存在的部門或公司已撤銷、更名的部門，寫發文部門搞不清本部門名稱。要求文祕人員熟悉公司的架構，按照公司組織架構的標準名稱來寫主送、發文部門。

另外，還要注意在公司公文"發文單位"中最低一級應是集團、區域的二級部門和項目的一級部門。

(五)正文

1.正文中的引文只有編號，沒有文件名。要求引文應先寫文件名，再用括號的方式寫文件編號。

2.正文一頁寫完，在最後一行寫上"轉頁"或"見下頁"等字樣。因爲公文是用頁碼分頁的，無需寫上提示性字詞。

3.正文的邏輯層次序號，公司大部分公文都不規範，要求用國標的格式分層編號。

(六)結尾用語

常見的錯誤是在在結尾用語手加上"!"，如"特此通知!"正確的用法是後面用句號或不用任何標點。

(七)附件

表示多個附件層次關係常見的錯誤是寫成"附件一、附件二……"、"附件：一、……"等，正確的寫法應是"附件：1.……"，注意的是附件名後面不用任何標點標點符號。

(八)抄送(抄呈)

常見的錯誤是發文單位自己抄送文件給自己：一是抄送給該份文件的簽發人;二是抄送給自己的組成部門，例如房管中心發文，抄送給"綜合管理部"，這兩種寫法都不符合行文規則。

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關於協調解決沙面大街56號首層房屋使用權問題的會議紀要

第xx號

xx年2月2日上午，市政府辦公廳x x x主任主持召開會議，協調解決沙面大街56號首層房屋使用權問題。參加會議的有省政府辦公廳交際處、廣東勝利賓館、市商委、市國土房管局、二商局、市外輪供應公司等有關部門的負責同志。

會議認爲，沙面大街56號首層房屋使用權的問題，是在過去計劃經濟和行政決定下形成的歷史遺留問題。早幾年曾多次協調，雖有進展，但未有結果。最近，按照省、市領導同志"向前看"、"了卻這筆歷史舊賬"的批示精神，在辦公廳的協調下，雙方本着尊重歷史，面對現實，互諒互讓的原則，合情合理地提出解決這宗矛盾的方案。

經過協商、討論，雙方達成了一致的認識。會議決定如下事項：

一、市外輪供應公司應將沙面大街56號房屋的使用權交給勝刊賓館。

二、考慮到市外輪供應公司在56號經營了30多年， 已投入了不少資金，退出後，辦公地方暫時難以解決，決定給予其商品損耗費、固定資產投資和搬遷費等一次性補償費用共95 萬元。其中省政府辦公廳和廣東勝利賓館負責80萬元;考慮到省政府領導曾多次過問此事和省、市關係，另15萬元由廣州市政府支持補助。

三、省政府辦公廳和勝利賓館的補償款於1994年2月7 日前劃撥給市外輪供應公司。市政府的補助款於3月5日左右劃撥，市外輪供應公司應於2月15日開始搬遷，2月20 日前搬遷完畢並移交鑰匙。

四、市外輪供應公司原搭建的樓閣按房管部門規定不能拆遷。空調器和電話等2月20日前搬遷不了的，由勝利賓館協助做好善後工作。

會議強調，雙方在房屋使用權移交中要各自做好本單位幹部羣衆的工作，團結協作，增進友誼，保證移交工作順利進行。

【主要內容與結構形式】

一、標題會議紀要的標題，有兩種格式：一是，會議名稱加紀要，也就是在“紀要”兩個字前寫上會議名稱。如，全國財貿工會工作會議紀要;又如，吉林省工商行政管理局長會議紀要。會議名稱可以寫簡稱，也可以用開會地點做爲會議名稱。如，京、津、滬、穗、漢五大城市治安座談會紀要，又如，鄭州會議紀要。二是，把會議的主要內容在標題裏揭示出來，類似文件標題式的。如，關於加強紀檢工作座談會紀要;又如，關於落實省委領導同志批示保護省級文物七級浮屠塔問題的會議紀要。

二、開頭部分

簡要介紹會議概況，其中包括：

(1)會議召開的形勢和背景;

(2)會議的指導思想和目的要求;

(3)會議的名稱、時間、地點、與會人員、主持者;

(4)會議的主要議題或解決什麼問題;

(5)對會議的評價。

三、文號、制文時間

文號寫在標題的正下方，由年份、序號組成，用阿拉伯數字全稱標出，並用“【】”括入，如：【xx】67號。辦公會議紀要對文號一般不做必須的要求，但是在辦公例會中一般要有文號，如“第xx期”、“第xx次”，寫在標題的正下方。

會議紀要的時間可以寫在標題的下方，也可以寫在正文的右下方、主辦單位的下面，要用漢字寫明年、月、日，如“二〇〇二年八月十六日”。

四、正文部分

它是紀要的主體部分，是對會議的主要內容、主要精神、主要原則以及基本結論和今後任務等進行具體的綜合和闡述。

怎樣才能寫好正文部分?也就是說，要掌握點什麼要領與方法，是否可以這樣：

(1)要從會議的客觀實際出發，從會議的具體內容出發，抓中心，抓要點。抓中心就是抓住會議中心思想、中心問題、中心工作;所謂要點，就是會議主要內容。要對此進行條理化的紀要。

(2)會議紀要是以整個會議的名義表述的，因此，必須概括會議的共同決定，反映會議的全貌。凡沒有形成一致意見的問題，則需要分別論述並寫明分歧之所在。

(3)要掌握並運用馬列主義的基本理論與黨的方針、政策對會議進行概括與總結。它是貫穿在紀要始終的一條紅線。

(4)爲了敘述方便，眉目清楚，常用“會議認爲”、“會議指出”、“會議強調”、“與會人員一致表示”等詞語，做爲段落的開頭語。也有用在段中的，仍起強調的作用。

(5)屬於介紹性文字，筆者可以靈活自由敘述，但屬於引用性文字，必須忠實於發言原意，不能篡改，也不可強加於人。

(6)小型會議，側重於綜合會議發言和討論情況，並要列出決議的事項。大型會議內容較多，正文可以分幾部分來寫。常見的有三種：一是概括敘述式;二是分列標題式;三是發言記錄式。

五、結尾部分

一般寫法是提出號召和希望。但要根據會議的內容和紀要的要求，有的是以會議名義向本地區或本系統發出號召，要求廣大幹部認真貫徹執行會議精神，奪取新的勝利;有的是突出強調貫徹落實會議精神的關鍵問題，指出核心問題;有的是對會議做出簡要評價，結合提出希望要求。