高校後勤辦公室作爲後勤的綜合部門，對內是“中樞”機構,對外是“窗口”部門，工作繁瑣而龐雜,具有較強綜合性、協調性、服務性等特點，發揮着承上啓下、聯繫左右、協調內外、溝通上下的樞紐作用。就其工作範圍與任務來說,與其他部門相比,不僅事務繁雜,而且涉及面廣,與各個部門直至外單位都會發生頻繁的業務聯繫。隨着高校後勤社會化改革的發展,辦公室工作的地位和作用日顯重要,要求也越來越高,要履行好辦公室職責,充分發揮職能作用,辦公室人員就要具備較高的素質,以適應新形勢下後勤辦公室工作的需要。
一、辦公室工作的性質與特點
辦公室工作千頭萬緒,包羅萬象,繁瑣而龐雜,其特點可概括爲”強、雜、高、多、大”五個字。一是協調性強。辦公室負責上傳下達,處理內部事務,協調各方面關係,其溝通與協調活動既涉及領導層面,也涉及下屬員工層面,在日常工作中,通過辦公室這種多層次的溝通與協調,有利於促進內部信息的上情下達、下情上達,在領導進行指揮過程中,發揮承上啓下的作用。二是日常事務繁雜。辦公室工作職責是參與政務、處理事務、搞好服務。因此,公文處理、文字材料的處理、會務接待、會議通知、管理檔案、相關文件的複印與傳真等均屬於辦公室的工作範圍。三是質量要求高。辦公室是一個部門的窗口,辦公室人員的一言一行、一舉一動不僅代表和影響一個部門,而且還代表着一所高校的形象,關係到學校的對外聲譽。擬寫公文,既要簡潔明快,符合公文規範,又要說清問題。工作總結,既要實事求是地肯定成績,又要找出存在的差距和問題,提出具體措施和解決的辦法，會務接待,既要有程序,又要熱情周到，協調關係,既要有利於開展工作,又要兼顧各方實情，會務接待,既要勤儉節約,又要做到熱情主動。四是被動性多。主要是由於臨時性、突發性、應急性的事務所致,特別是服務性工作很多是在領導授意下進行的,所以難免常常處於被動狀態。五是勞動強度大。從日常工作內容看:寫材料、蓋章、接電話、派車、會議通知、收發文、複印傳真材料、管理檔案等工作，辦公室工作可以說是錯綜複雜,具有較強綜合性、協調性、服務性等。
二、辦公室工作人員要有較好的素質
高校後勤辦公室的性質和工作特點,決定了辦公室工作人員必須具備一定的基本素質、業務素質和工作態度。必須與時俱進,不斷加強自身修養,提高素質和能力,具體而言,通常包括以下幾個方面:
1、要有辦事高效、果斷決策的能力。
“效率就是生命”。辦公室是聯繫上下左右的樞紐,頭緒很多,事務繁雜,這就要求辦公室人員在工作中,分清輕重緩急,辦事講究高效率,合理分配時間,養成雷厲風行的工作作風。對於可預知工作,要做準備;對於臨時交辦的`工作,要反應迅速,抓緊辦結;對於有時限要求的任務,要確保按時完成;對於沒有明確時限要求的,要爭取儘快出手,做到每日事每日清,不能拖拖拉拉,以保證辦公室各項工作快節奏。高效率、高質量地完成。
2、要有團結協作和協調溝通能力。
從工作性質上講,辦公室工作人員擔負着共同的職責任務,但工作上又有明確的分工,但這種分工是在合作協同基礎上的分工,很多事情都要相互協作和相互幫助。因此,辦公室工作人員必須把協作放在首位,在協作配合的前提下幹好分工之事。首先,要以全局爲重。想問題、幹事情必須從全局出發,不侷限於單線或某一塊的工作,要提前預見單線工作與全局工作之間可能出現的矛盾,按程序,不死板,靈活處理特殊情況,主動服從工作全局。其次,要及時補位。辦公室工作的有序運轉需要各個方面共同支撐,辦公室工作人員一定要明確”相互補臺、好戲連臺 ,共同垮臺”的道理,做好補臺和補位,杜絕和減少工作斷檔。再次,要相互協作。既要幹好份內的事,又要兼顧其他工作。特別是在條塊工作運轉過程中出現相互牴觸、碰撞的時候要首先考慮協作磨合,要主動尋求協作途徑,找準融合辦法,形成工作合力。在辦公室以外,辦公室人員還要和其他各部門如校辦、學工處、總務處等處室進行廣泛的交流合作,正確處理與各處室的關係。同時,辦公室人員在待人接物上,要做到對上對下一致;對上誠實、尊重、不卑不亢,對下謙虛、禮貌、平等相待,同事之間要做到大事講原則、小事講團結 ,營造一種和諧的人事環境,以便工作的順利開展。
3、要有認真細緻、準確無誤的工作態度。
辦公室的工作繁雜、瑣碎,又都是具體實在的工作,這決定了不能有絲毫的懈怠和大意,必須時時、事事、處處堅持重實際,說實話,辦實事,求實效。因此,辦公室人員在工作中不僅要迅速及時,還要細緻、準確。要努力做到事事認真,時時仔細,辦事條理化、程序化。彙報工作、反映問題要言之物,言之有據,報喜也報憂,力戒浮誇,經手辦理的每一項工作,都要落到實處,決不能“蜻蜓點水”;出主意、辦事情要周到細緻、一絲不苟。這樣才能保證工作的準確無誤,才能保證工作的質量。認真細緻、準確無誤是辦公室工作人員必須具備的工作態度,切忌馬馬虎虎,漫不經心。
4、要有堅持原則、實事求是的精神。
辦公室工作人員說話辦事,言行舉止都代表整個高校利益,要爲全局負責。這就要求辦公室工作人員辦理任何事情首先要堅持原則,不優親厚友,不厚此薄彼,要講規矩,按程序辦事,該辦的就辦,超出原則的堅決不辦;其次要從實際出發,做出實事求是的分析和判斷,並對各方面提出的意見進行充分的考慮,取其利,去其弊,做到原則性與靈活性相結合,處理問題符合實際,實事求是。
5 、要有改革創新的意識,提高創新能力。
辦公室工作人員要有前瞻的頭腦,並根據本職工作的要求, 不斷嘗試改進工作方法,借鑑經驗,力求優質高效，強化改革創新的意識,提高創新能力。同時要堅決摒棄陳舊的觀念,努力做到三個轉變即思維方式的轉變,思想觀念的轉變,行爲模式的轉變。在轉變中求創新,在創新中求發展,將辦公室工作提升到一個新的高度。
6 、要增強學習意識、不斷完善知識結構,提高業務水平。
面對新形勢,迎接新挑戰,辦公室工作人員必須利用一切機會廣學、博學,並善於積累,不斷拓寬知識面,更新知識結構,努力使自己不僅具有深厚的理論功底,而且還具備精湛的業務技能和高超的協調能力。一是學理論政策。辦公室工作人員應深入學習,認真領會黨的各項路線、方針、政策、十六大精神及一些法律法規等, 提高自身的政治素質,瞭解和掌握有關後勤的各種政策。只有這樣,才能把領導的決策意圖深刻理解,把工作落到實處;二是學業務知識。辦公室工作人員既要博學,又要專攻,緊密結合本校及本人工作特點,加強自身業務學習,形成最佳的知識結構,以提高業務技能。爲適應當今社會飛速發展的需要,辦公室人員要熟練掌握計算機操作規程,逐步實現無紙化辦公,以提高工作水平。
