電子郵件是—種用電子手段提供信息交換的通信方式，是互聯網應用最廣的服務。下面爲大家帶來了英語作文電子郵件格式，歡迎大家參考閱讀！
一、主題
主題（Subject）框的內容應簡明地概括信的內容，短的可以是一個單詞，如greetings；長的可以是一個名詞性短語，也可以是完整句，但長度一般不超過35個字母。
YES：Supplier training
NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company（太長） 主題框的內容切忌含糊不清。
NO：像News about the meeting 這樣的表達，
YES：應改爲Tomorrows meeting canceled。
一般來說，只要將位於句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可。另外一種較爲正規的格式可將除了少於5個字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個單詞的首字母大寫。 YES：New E-mail Address Notification；Detailed calculation
NO：detailed calculation
視信的內容是否重要，還可以開頭加上URGENT或者FYI（For Your Information，供參考），如：URGENT：Submit your report today!
二、稱呼
1、E-mail一般使用非正式的文體，因此正文（Body）前的稱呼（Salutation）通常無須使用諸如Dear Mr. John之類的表達。在同輩的親朋好友或同事間可以直呼其名，但對長輩或上級最好使用頭銜加上姓。YES：Tommy，或者Mr. Smith。
2、稱呼和正文之間，段落之間，正文和信尾客套話之間一般空一行，開頭無須空格。如： Jimmy,
I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.
Best,
David
3、人家的名字千萬不要錯,老一輩的看到名字錯就乾脆攆去垃圾桶. 同樣, 頭銜都不要錯. 頭銜或學位,任擇其一吧.以下是一樣的: Howard E. Wyatt, Dr. Howard E. Hyatt
4、多過一個男人,用Messrs,就是Misters的意思,不過不要跟名字,跟姓就行啦.
YES: Messrs. Smith, Wyatt, and Fury 。女人呢? YES：用Mesdames, Mmes., or Mses. 同樣不
要跟名字. 例子: Mses. Farb, Lionel, and Gray 。男女一齊呢? 弄清楚稱呼就行.例如: Dr. and Mrs. Harold Wright ；Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright ；Mr. and Mrs. Harvey Adams-Quinn 。
5、有人有自己頭銜就要跟緊,例如有人有榮譽學位就不喜歡用一般的頭銜,有時大頭不知道對方頭銜,乾脆用Ms.算了. Ms. Sarah Gray
6、職銜短可以一行過,長就下一行吧.例如:
Ken Green, President ／Ken Green ／Vice President of International Operations
NO：Ken Green ／Vice President of Unicom China
YES： Ken Green ／Vice President, Unicom China
7、老外的名字有時有Jr. 或 Sr.,之前的逗點是隨你喜歡的,以下都是正確,不要笑人: YES：Michael J. Smith, Jr. ／Michael J. Smith Sr.
8、用人家的名字總好過人家的頭銜稱呼. 如果沒有名字,或者是很正規信的信件,可以考慮這些：
Dear Committee Member:
Dear Meeting Planner:
Dear Colleagues: To All Sales Reps:
To Whom It May Concern:
Dear Sir or Madam:
Dear Madam or Sir:
Dear Purchasing Agent:
如果是全公司：
YES： Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen:
9、有時見到人家用冒號就說人家錯,其實也未必啊,看:
YES：Dear Mr. Jones: (非常正規) Dear Joan:
Dear Jim, Jim, (非正規)
三、拼寫
1、E-mail的非正式的文體特點並不意味它的撰寫可以馬虎行事，特別是給長輩或上級寫信，
或者撰寫業務信函更是如此。寫完信後，一定要認真檢查有無拼寫、語法和標點符號的誤。當然Outlook Express等軟件的拼寫檢查功能可以助你一臂之力。
2、外國國名儘量用大寫.是爲尊重,也方便郵差.
3、標點要準確
NO：He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment.
YES：He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment.
4、大小寫要注意
非必要，不要整個字都是大寫，除非要罵人。
NO：MUST change to OS immediately. 外國人就覺得不禮貌和喝令人一樣。
YES：要強調的話，用底線，斜字，粗體就可以了。
四、結尾部分
A、書信的結尾致意要留意,弄清大家的關係才選擇用詞,例子:
1、 Very Formal非常正規的(例如給政府官員的)
Respectfully yours, Yours respectfully,
2、 Formal正規的(例如客戶公司之間啦)
Very truly yours, Yours very truly, Yours truly,
3、 Less Formal不太正規的(例如客戶)
Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially,
4、Informal非正規的(例如朋友,同事之類)
Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week!
有時在we, I, and you之間選擇是很煩的事-- 如果是公司代表聯絡生意之類,可以用: We will reimburse you for these legal expenses. Sinopec will reimburse you for these legal expenses. 如果單純說你自己,可以用: I found the brochure very informative. 有時可以一起用啦...: We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting.
那麼I和you呢?好煩好煩.一般來說,收信人的利益比較重要,名義上都要這樣想.給人尊重的語氣就一般不會錯了. 多用you有時會有隔閡的感覺.
You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board. Your prompt response will be appreciated. (好像欠你一樣)
I am pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board. I hope you’ll agree to serve. (這就友善多了)
Your book was well written and comprehensive. (不用你來判斷我呀~~)
I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals. (客氣一點,人家受落)
總之,語氣和賓詞的運用得當能決定你的禮貌程度.
B、信尾客套話（Complimentary close）通常也很簡明。常常只須一個詞，如：Thanks，Best，Cheers，不需要用一般信函中的Sincerely yours或Best regards。
C、簽名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之類一起籤,人家會笑你的... 簽名也看信件的語氣.給朋友或公司客戶,籤Bill也可以,給陌生人就最好用Gates或者Bill Gates啦.
五、其它注意事項：
A、文法
1、切忌主客不分或模糊
例子：Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.
應改爲：Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We我們是主語, 不是report。)
2、句子不要零碎
例子：He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 應該連在一起。
3、結構對稱，令人容易理解。
例子: The owner questioned the occupants lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings.
應改爲：The owner questioned the occupants lease intentions and ink alterations of the contract.
4、單複數不要搞亂，不然會好刺眼，看不舒服。
例如：An authorized person must show that they have security clearance.
5、動詞主詞要呼應。想想這兩個分別：
1）This is one of the public-relations functions that is under budgeted.
2）This is one of the public-relations functions, which are under budgeted.
6、時態和語氣不要轉變太多。看商務英語已經是苦事，不要浪費人家的精力啊。
7、選詞正確
像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚纔好用啦。
8、地址上的數字直接用阿拉伯數字吧,除了One,例子:
127 Ninth Avenue, North
127 E. 15 Street
5 Park Avenue
One Wingren Plaza
556 - 91 Street
B、文體
1、可讀性：對象是大學程度的話，用高中的英文就行，不要以爲人人都是語言大師，多用短句(15-20字吧)， 技術性的字,就更加要簡單易明.
2、注意段落的開頭.一般來說,重要或強調的事情都放在信件或段落的開頭,而句子就放在最尾.
例如: （1）use he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his congratulations on cassette tape.
（2） forwarded his congratulations on cassette tape because he was unable to attend the meeting personally. 兩者強調的事情就有分別了.
3、輕重有分， 同等重要的用and來連接，較輕放在次要的句子裏.
4、意思轉接詞要留神. 例如: but (相反), therefore (結論), also (增添), for example (闡明).
英語作文電子郵件格式2英文電子郵件的寫作特點及格式
ⅠSubject
主題（Subject）框的內容應簡明地概括信的內容，短的可以是一個單詞，如greetings；長的可以是一個名詞性短語，也可以是完整句，但長度一般不超過35個字母。
一般來說，只要將位於句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可。另外一種較爲正規的'格式可將除了少於5個字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個單詞的首字母大寫， 例如：New E-mail Address Notification；
視信的內容是否重要，還可以開頭加上URGENT或者FYI（For Your Information，供參考），如：URGENT：Submit your report today!
ⅡSalutation & Main Body
1、稱呼要禮貌得體，符合商務英語寫作習慣。
如不知對方姓名只知頭銜，可用 Dear + Title作爲稱呼；如只知對方姓名不知性別，可用Dear + 全名； 如郵件爲一封通函，則用Dear All作爲郵件稱呼；
2、正文應結構清楚，便於閱讀。
如正文內容較長，可使用小標題、小段落，或利用星號、下劃線及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、一目瞭然。
3、用"Hey"作爲寫給朋友的電子郵件開場白沒有任何問題，但是最好不要用這種方式給一個潛在的商務夥伴這樣寫信。另，用非常正式的傳統開場白"Dear Sir" 也已經越來越過時了。最好寫成"Dear Mr. / Ms." 後跟那個人的姓氏。同事之間，通常可直呼其名，如"Dear John"。
4、在郵件的第一段清楚的表明你寫信的目的，保證每一段中都有代表核心觀點的中心句。使用類似"first, second, next, and finally"的詞引導讀者你所要表述的每一個觀點。你不需在郵件中包括所有的詳細內容，取而代之的可以是類似"If you have any other questions please feel free to contact me,"這樣的短語來結束郵件，這樣一來可以爲對方創造進一步交流的前提。
5、稱呼和正文之間，段落之間，正文和信尾客套話之間一般空一行，開頭無須空格。 Ⅲ Spelling
1、E-mail的非正式的文體特點並不意味它的撰寫可以馬虎行事，特別是給長輩或上級寫信，或者撰寫業務信函更是如此。寫完信後，一定要認真檢查有無拼寫、語法和標點符號的錯誤。
2、外國國名儘量用大寫，是爲表示尊重；
3、標點要準確；
4、大小寫要注意，尤其是句子開頭，首字母一定要大寫。非必要，不要整個字都是大寫。 Ⅳ Ending
A、書信的結尾致意要留意，弄清大家的關係再選擇用詞，例如：
1、 Very Formal非常正規的(例如給政府官員的)
Respectfully yours, Yours respectfully,
2、 Formal正規的(例如客戶公司之間)
Very truly yours, Yours very truly, Yours truly,
3、 Less Formal不太正規的(例如客戶)
Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially,
4、Informal非正規的(例如朋友,同事之類)
Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week!
B、信尾客套話（Complimentary close）通常也很簡明。常常只須一個詞，如：Thanks，Best，Cheers，不需要用一般信函中的Sincerely yours或Best regards。
C、簽名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之類一起籤；簽名也看信件的語氣.給朋友或公司客戶,籤Bill也可以, 給陌生人就最好用Gates或者Bill Gates.
Ⅴ Other Attentions
A、文法
1、切忌主客不分或模糊
例子：Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.
應改爲：Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We我們是主語, 不是report。)
2、句子不要凌碎
例子：He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 應該連在一起。
3、結構對稱，令人容易理解。
例子: The owner questioned the occupants lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings.
應改爲：The owner questioned the occupants lease intentions and ink alterations of the contract.
4、單複數不要亂，不然會使讀者看着不舒服。
例如：An authorized person must show that they have security clearance.
5、時態和語氣不要轉變太多。
6、選詞要正確
7、地址上的數字直接用阿拉伯數字, 除了“One”以外，例如：
127 Ninth Avenue, North
127 E. 15 Street
5 Park Avenue
One Wingren Plaza
556 - 91 Street
B、文體
1、可讀性：對象是大學程度的話，用高中的英文就行，最好多用短句 (15-20字)；對於技術性的字, 就更加要簡單易明瞭。
2、注意段落的開頭：一般來說, 重要或強調的事情都放在信件或段落的開頭，例如:
（1）use he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his congratulations on cassette tape.
（2） forwarded his congratulations on cassette tape because he was unable to attend the meeting personally. 兩者強調的事情就有分別了.
3、輕重有分， 同等重要的用and來連接，較輕放在次要的句子裏.
4、意思轉接詞要留神. 例如: but (相反), therefore (結論), also (增添), for example (闡明).
5、句子開頭不要含糊不清的主詞。
例子: These decisions have been a big disappointment to the committee members. They have delayed further action. They是指什麼? 開頭少用this, that, it, they, 或 which.
6、修飾詞的位置要小心,
例如: He could only reimburse the cost after July 15.
應爲 He could reimburse the cost only after July 15.
7、立場觀點一致. 少用被動語.
例如: Partial data should be submitted by April.
改爲: You should submit partial data by April.
C. 格調
1、式樣和句子長度不要太單調，千篇一律的subject-verb-object會使得郵件很枯燥；有時時短句跟着長句可以使得郵件豐富一些.
2、弱軟的詞(e.g. was, were, is, are...)可以加強一點.
例如: Prunton products are highly effective in ...
改爲: Prunton products excel in ...就有力很多了.
D、內容與附件
E-mail文體的另外一個特點是簡單明瞭，便於閱讀，太長的內容可以以附件的方式發出。一個段落大多僅由一到三個句子組成。
另外，爲了節約時間和空間，電子郵件中可使用縮略語，如“U”表示“you”，“Pls”表示“please”，“Info”表示“information”，“Qty”表示“quantity”。
英語作文電子郵件格式3商務類英語email寫作樣式
一、商務英語電子郵件的格式
常見的商務英語電子郵件包括以下五部分：
①寫信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。②標題。③稱呼、開頭、正文、結尾句。④禮貌結束語。⑤寫信人全名、寫信人職務及所屬部門、地址、電話號碼、傳真等。
其中郵件主題應體現郵件主旨，要引人注目、意思明確，最好爲名詞或動名詞短語；稱呼禮貌得體，符合商務英語寫作習慣，如不知對方姓名只知頭銜，可用 Dear+Title作爲稱呼，如只知對方姓名不知性別，可用Dear+全名，如郵件爲一封通函，則用DearAll作爲郵件稱呼；正文應結構清楚，便於閱讀，如正文內容較長，可使用小標題、小段落，或利用星號、下劃線及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、一目瞭然。
二、商務英語電子郵件寫作應遵循的六大原則
1、親切自然：可以用We 就不要用You
每一封email往來，都是你和與收信人之間的交流。很多人以爲寫商業e-mail就應該用「生意腔」，於是把本來有感情基礎的e-mail寫得官樣。
把每次e-mail往來當成是跟對方進行了一次交談，只不過交談的界面是e-mail。用我／我們做主詞，這樣才能讓email讀起來熱情、友善，像朋友交談那樣簡單自然，親切又人性化。 官樣e-mail：Your mail has been received.
親切e-mail：I have received your mail.
官樣e-mail：Your complaint is being looked into.
親切e-mail：We are looking into your complaint.
2、一針見血：可以清楚 就不要模糊
寫email最忌諱文縐縐，要打電話給人就用call，要去拜訪人就說visit，不要刻意用自以爲正式但其實意思模模糊糊的字。
模糊字：contact
清楚字：call／write／visit
模糊字：soon
清楚字：by March 15
3、言簡意賅：可以一個字就不要兩個字
大部份商業人士跟你一樣，每天都要閱讀大量e-mail。所以e-mail一定要寫得簡明扼要。與主題無關或者無助於e-mail目的之內容，請毫不留情的捨棄。
冗長句：The paper jam had the effect of a destructive force on the copy machine. 精簡句：The paper jam destroyed the copy machine.
冗長句：We have enclosed a brochure which shows further details of manufacture. 精簡句：The enclosed brochure shows further manufacture details.
4、語彙樸實：用對方看得懂的關鍵字
每個行業都有自己的行話，寫e-mail時要確定別人懂不懂你的行話，也儘量不用華麗詞藻。西方人習慣使用樸實的語言。
迂迴句：We look forward to a bright and glorious future of cooperation.
樸實句：We hope to have the opportunity to work with you in the future.
迂迴句：The choice of exogenous variables in relation to multi-collinearity is contingent upon the derivations of certain multiple correlation coefficients.
樸實句：Supply determines demand.
5、有技巧的表達：永遠讓人覺得youre helpful
同樣一件事說法不同，得到迴應就不同，有技巧的說法讓人樂於爲你效勞。
拙劣說法：Obviously, if you’d read your policy carefully, you’d be able to answer these questions yourself.
漂亮說法：Im glad to clear up these questions for you.
拙劣說法：In order to complete the claim you made, simply..
漂亮說法：To complete your transaction,..
6、下一個專業的信件標題
許很多人沒有意識到，e-mail的標題是很重要的一部分，郵件給對方的第一印象就是透過標題來完成。如果標題沒有內容，看起來像羣組垃圾郵件，命運就是直接進入垃圾桶。 不專業標題：How are you?
專業標題：Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports
不專業標題：Can we work together?
專業標題：Proposal: Bright Ideas Imports—ABCs Partnership Opportunity
內容源自：美聯英語
英語作文電子郵件格式4Ding
英語電子郵件寫作資料整理
英語電子郵件如何寫 a1內容 a2結構
常用詞彙
your email terms b2.其它縮寫：跟老外郵件交流中常會見到的英語縮寫詞彙
常用例句 c1.外企必備：英文電子郵件高頻句 c2.商務英語函電的 20個常用句型
範文 d1.英文書信範文精選 d2.英文書信範文 2 d3.外貿業務全套英文郵件範文
A 英文郵件如何寫
a1 內容
從問候開始
用問候語開始郵件內容非常重要，例如"Dear Lillian,"。根據你與收件人的關係親近與否，你可能選擇使用他們的姓氏來稱呼他們而不是直呼其名，例如"Dear Mrs. Price,"。如果關係比較親密的話，你就可以說，"Hi Kelly,"如果你和公司聯繫，而不是個人，你就可以寫"To Whom It May Concern:"
感謝收件人如果你在回覆客戶的詢問，你應該以感謝開頭。例如，如果有客戶想了解你的公司，你就可以說， "Thank you for contacting ABC Company."如果此人已經回覆過你的一封郵件了，那就一定要說， "Thank you for your prompt reply."或是"Thanks forgettingbackto me."如果你可以找到任何機會那一定要謝謝收信人。這樣對方就會感到比較舒服，而且顯得更禮貌。
表明你的意圖
然後，如果是你主動寫電子郵件給別人的話，那就不可能再寫什麼感謝的字句了。那就以你寫此郵件的目的開頭。例如，"I am writing to enquire about?"或是"I am writing in reference to ?"在電子郵件開頭澄清你的來意非常重要，這樣才能更好的引出郵件的主要內容。記得要注意語法，拼寫和標點符號，保持句子簡短明瞭並句意前後一致。
結束語
在你結束郵件之前，再次感謝收信人並加上些禮貌語結尾。你可以 "Thank you for your patience and cooperation."或 "Thank you for your consideration."開始接着寫， "If you have any questions or concerns,dont hesitateto let me know."及"I look forward to hearing from you."
結束
最後是寫上合適的結尾並附上你的名字。"Best regards," "Sincerely,"及"Thank you,"都很規範化。最好不要用"Best wishes,"或"Cheers,"類的詞因爲這些詞都常用在非正式的私人郵件中。最後，在你發送郵件之前，最好再讀一遍你的內容並檢查其中有沒有任何的拼寫錯誤，這樣就能保證你發出的是一封真正完美的郵件！
結構
地址欄的寫法：
地址欄（To）電子郵件的地址，包括寫信人地址、收信人地址、抄送收信人地址、密送收信人地址，這四部分無需填寫繁雜的郵政地址，只需填入相應的電子郵件地址即可，而且並非每一項都要填，若收信人只有一個，就不需填寫其他收信，人的電子郵件地址，處理比一般信件要簡單得多。
主題摘要的寫法：
主題摘要欄（Subject）郵件的標題應當簡潔明瞭。郵件標題是郵件主要內容的濃縮，是讀者瀏覽信箱時決定是否閱讀該郵件的根據。簡潔明瞭的主題內容可起到索引的作用，便於收件者以後在大量的郵件中查出相關的郵件。郵件標題選擇的合適與否將影響到讀者處理信件的效率。因此，爲了確保收信人能及時閱讀郵件，郵件的標題不僅要引人注目，而且應該言簡意賅。另外，標題應該用名詞短語或動名詞短語，如：“Your Meeting in California”，“Your Order”，“Mrs. Jones”， “weekly Sales Meeting”，“廣告”等標題都信息明確、一目瞭然。 稱呼（salutation ）
商務英文電子郵件通常用較正式的稱呼，如：Dear+對方的姓氏，有時可以省去 Dear，直呼對方的名或姓，或者用隨意的稱呼，如：“Hi，Johnson”，“Hi，Davis”等。若不能確定收件人是哪一位，可用這樣的表達，如：“Dear Sirs”，“Dear Madam or Sir”或“To whom it may concern”等。
正文部分的寫法：
正文部分（body）涉外商務電子郵件的正文書寫格式絕大多數採用齊頭式。齊頭式是指正文中各部分都從每行的左邊開始，這種格式便於打字和節省時間，提高工作效率。正文是電子郵件的主要部分，大多把話題分成幾個小主題，每個小主題一段，每段一般只有一兩句話，正文由兩三個或三四個簡短的段落構成。
敬意結尾（complimentary closing）
結尾常用敬語，表示客套和禮節，措辭應恰當。通常用“Best Regards”，“Best Wishes”，或使用 “Good day to you！”等表示美好祝願的詞組作爲敬意結尾，使得電子郵件更趨向隨意體（casual style）。
簽名（signature）通常是寄件者在信函的敬意結尾下面寫上自己的姓名。因爲電子郵件是在電腦上打出來的，所以不能像傳統的外貿信函那樣可用手籤。
附件（Enclosure）電子郵件中如果帶有與郵件內容相關的附件，可用 word、excel等軟件編寫成文件報表或掃描各種形式發票、定單或報價單等，並在郵件中說明具體文件的名稱及份數等，以便對方確認。
附言（Postscript）
打好郵件後，若發現需要補充某些內容，可在簽名下方註明 P.S.再附上補充的內容。但補充的內容不宜太多，常常是一兩句話。若補充的內容很多，則需另寫一封郵件，以免喧賓奪主。
