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項目經理正式開始工作後要經過建立工作基礎(瞭解項目情況,研究工作任務、分析項目相關人員、編制項目工作計劃)、正式啓動項目、管理團隊工作和結束項目等步驟.主要內容如下:
(一)建立工作基礎
1.瞭解項目情況,研究工作任務
(1)工作結構分解是開展項目工作的一個必經過程.
(2)注意分解的方法.項目分解的方法主要有以下幾種:按項目工作內容進行分解;按項目工作過程進行分解;按項目的專業要素進行分解等.進行工作分解時,要根據以往實際工作經驗,將項目先從一個較高的層面上開始進行分解,使分解成的工作包具有相對獨立性和可衡量性;然後繼續對這一個層面的每一個工作包逐一分解,直到分解成的每一工作單元都能明確地確定工作任務,可以單獨進行工作計劃、預算、進度安排和監督控制.
(3)對分解出來的每一工作單元與工作包要明確相關指標與內容.相關指標與內容包括:該項工作的組織職責,工作週期,設備、材料的需求,費用的預算,人力資源的安排,負責人,工作質量要求等;在此基礎上根據需要對每一個工作單元進行成本分解,包括確定直接成本、間接成本等指標;確定每一個工作包的進度信息,如完成標誌(即代表工作完成的事件或物質載體)、關鍵性界面及允許推遲的完成時間等.
(4)明確工作包內各工作之間的相互邏輯關係.
(5)分解的目的是爲了高質量地完成好工作任務.
項目分解有時是一項很細緻的工作,這項工作經常不是項目經理一個人完成的,需要一些專家共同工作,是由項目經理組織、在項目團隊成員配合下完成的.
【例6-8】(2009真題)進行項目工作分解的主要方法有( ).
A.按資金來源分解法 B.按專業要素分解法
C.按人員籍貫分解法 D.按工作內容分解法
E.按工作過程分解法
【答案】BDE
【解析】參見教材P131.
2.分析項目相關人員
(1)分析相關人員的`作用
1)使項目經理對項目所涉及的各方面關係做到心中有數,以利於今後的協調工作.
2)可以更好地確定項目的方向,有助於原方案中不合理內容的調整.
3)通過對項目相關人羣的分析,可以識別哪些是驅動者、支持者和觀察者,並確定項目的相關關鍵人員.
4)項目經理可以從相關人員中選定合適的項目團隊成員.
(2)相關人員分析.從廣義上說與項目相關的羣體和個體很多,其中包括項目的投資方、項目的運作者、項目產品的客戶及項目可能影響的羣體與個體等.對項目相關人員分析可以分爲公司內部和公司外部以及其他相關羣體.
(3)分析方法
3.編制項目工作計劃
(1)項目名稱.
(2)項目基本情況.
(3)項目團隊工作目標與任務.
(4)項目工作進度計劃.
(5)項目團隊組成與分工.
(6)項目費用預算計劃.
(7)成果的形式、成果交付數量、時間及交付方式.
(8)項目費用的來源.
(二)正式啓動項目
1.組建項目團隊
項目經理要完成以下工作:根據項目團隊的工作目標與任務和人員的分析情況,進行權職劃分,確定團隊中每個人的工作職責;建立職責關係圖,並進行工作流程設計.
在組建過程中項目經理要向入選的團隊成員說明項目目標、項目的工作範圍,還要說明項目的意義、選擇團隊成員的標準等.
2.召開項目啓動會議
項目啓動會議的主要內容有:
(1)宣佈項目正式開始工作;
(2)介紹項目團隊成員;
(3)介紹項目基本情況;
(4)宣佈工作計劃;
(5)宣佈並落實人員分工;
(6)公佈工作程序與工作規則.
3.組織制訂項目團隊各項具體實施計劃
(三)管理團隊工作
1.開展項目實施中的指導
(1)對項目團隊中每個成員的工作提出具體要求.
(2)對團隊成員工作的方法進行指導.
(3)解決團隊工作中的困難與問題.
(4)培養團隊精神.
2.對項目全過程進行全面控制
(1)進行合理的分工與適度的授權,這是實現有效控制的前提.
(2)建立和保持有效、暢通的信息通道,這是實現有效控制的基礎.
(3)經常性的檢查,是對固定信息渠道的重要補充.
(4)及時進行必要的調整是實現全過程有效控制的重要手段.
3.做好內外關係的協調
項目經理協調內外關係的主要工作包括:與委託方或顧客及時有效的溝通;與項目所在單位的有關領導保持信息的暢通;與項目所在單位的職能部門保持適當的互動關係;在團隊內部形成統一、有序、高效的工作氛圍.
(四)結束項目
項目結束階段對於團隊來說是休整階段.主要工作有:
(1)項目成果總結與報送;
(2)項目資料整理;
(3)項目後續工作安排;
(4)宣佈項目團隊工作結束.
【例6-9】(2010真題)下列關於工程項目經理的說法,正確的有( ).
A.項目經理一定來自項目所屬公司內部
B.對項目相關人員進行分析是項目經理的一項基礎性工作
C.選擇項目團隊成員是項目經理的主要工作之一
D.制定項目實施計劃是項目經理主持召開的項目啓動會議的重要議程
E.項目經理對團隊成員應進行合理的分工與授權
【答案】BCE
【解析】參見教材P131-137. 本題是本小節的一個綜合,難度不是很大,但是要注意題型在近兩年的考試中出現的概率增加,需要掌握教材中一些帶黑體字的標題性的知識點.
