單證工作是國際貿易中的一個主要環節，合同履行的整個過程實際就是單證交接的過程，工作量大，時間觀念強，涉及面廣，要求嚴格。下面是小編爲大家分享國際商務單證員在對外貿易中地位，歡迎大家閱讀瀏覽。
一、國際貿易特定的行業呼喚單證員的出現
中國從2001年12月11日起正式成爲世界貿易組織的成員，並給予5年的保護時間，讓我國經濟適應經濟全球化帶來的影響。5年保護期結束後我國迎來了各行各業的全境開放，對外貿易活動越來越頻繁。在對外貿易過程中，有一個重要環節即對外貿易單證工作。在國際貿易中，買賣雙方屬於不同的國家，文化背景，宗教信仰，生活習慣，法律制度均不同，地理位置相隔遙遠，交易雙方成交量大，不可能象國內貿易那樣直接交易。單證成爲進出口商交接貨物的憑證，又是雙方權益的保證。
單證工作是國際貿易中的一個主要環節，合同履行的整個過程實際就是單證交接的過程，工作量大，時間觀念強，涉及面廣，要求嚴格。不僅是進出口商之間要銜接配合，還必須與銀行，海關，保險公司，商檢機構，運輸部門以及有關的行政主管部門打交道。貨物交割後，能否做到單證的及時，正確完整是決定能否順利結匯的關鍵。因此單證員在國際貿易中是必不可少的。
二、單證員的概念和工作內容
單證員又稱國際商務單證員。即在對外貿易業務中，根據銷售合同或信用證條款，繕制和出具各種對外貿易結算單據和證書，在規定的時間內提交給銀行辦理議付手續或者委託銀行收款的人員。出口合同每一個環節的履行都需要單證員參與。因此單證員的具體工作如下：
(一)繕制貨物出運前所需的基本報關文件。例如根據工廠提供的裝箱資料，繕製出口商業發票和裝相單。如果是信用證支付方式應該先審覈信用證和合同是否一致，如果不一致，應該退回信用證給銀行要求進口商修改。並立即與貨源和外銷人員聯繫，儘早加以解決。
(二)提供出口貨物託運單：出口公司委託對外貨物運輸部門或受理對外貨運代理業務的單位辦理海陸空的出口運輸業務。託運時，單證員應該填寫好出口貨物託運單。海運由單證員填寫海運出口貨物託運單，向海運公司及時辦理租船訂艙;空運，要繕制“空運委託書”，向航空公司訂載;陸運，一般無固定格式的託運單，如外運配車，可提供商業發票副本，並在發票上加註貨物體積、信用證裝效期，可否分批裝運等運輸要求即可。在辦理託運時，若需要運輸部門負責辦理通關手續，必須提供商業發票。商業發票需要完整而準確，工作量較大。
(三)商檢與保險：在貨物裝運前至少前10天，單證員應該協助報檢員向有關部門提請檢驗。因爲報檢除了需要填寫“出口商品檢驗申請單”或者“中華人民共和國動植物檢疫報檢單”，另外還需要提供出口貨物報關單一份，發票一份，有時候還需要提供出口合同和信用證。凡是以CIF條件達成的合同出口商在辦妥出口貨物託運的手續，應根據合同或信用證中所列明的保險條款的要求，填寫出口貨物運輸險投保單或出口發票副本加註保險條款內容，向保險公司投保，保險公司可根據此承保按出口商的要求籤發保險單據。
(四)根據合同或信用證繕制所需要的單據
(1)商業發票Commercial Invoice: L/C要求提供的文件中，對商業發票要求最嚴格。發票的`出票日期一般在在開證日之後，裝運期之前，或至少在交單或有效期之前。發票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。如果發票需辦理對方駐我國大使館認證，一般要提前20天辦理。
(2)FORM A原產地證書：FORM A 原產地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦。各地商檢機構是我國政府授權簽發普惠制產地證書的唯一機構。而且只簽發正本一份，副本商檢局不簽章，由出口商自行簽章。需注意的是申請單位應在貨物發運前5天，向商檢機構申請簽證。未能在發貨之前辦理的，要辦理後發證書，需提供報關單，提單等文件。經香港轉運的貨物，FORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明爲在港對貨物進行加工。
(3)一般原產地證書：一般原產地證書一般由中國國際貿易促進委員會辦理。
(4)裝運通知：貨物裝船後兩天內即48小時，賣方要以電傳方式向買方發出裝船通知，並在通知內將其要求的每項細節都寫明。其副本作爲議付單據向銀行交單。
(5)裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要現實每箱內裝的數量，每箱的毛重、淨重、外箱尺寸。不能現實金額，但要顯示嘜頭和箱號，以便於客人查找。裝箱單的重量、體積要與提單相符。
(五)綜合審單後交單結匯：在規定的時間內把所有的單據繕制好後，單證員要再一次全面審覈單據。一般採用縱橫審單法。橫審是要確保所繕制的單據名稱和內容跟信用證規定的是否一致，如非信用證支付方式，就應該做到單據跟合同一致。橫審完畢後，就要進行縱審，即要審覈各個單據之間是否做到單單一致。經過仔細認真審覈後確保無任何錯誤，單證員應該在信用證規定的有效期內向銀行交單議付。但是需要注意的是交單期不能超過提單簽發日的21天。
(六)數據錄入和歸檔：對每一筆業務都要把所有的文件歸檔儲存在計算機上，以便日後查詢。
三、對制單人員的要求
(一)單證員要有高度政治素質。對外貿易單證在一定程度上代表着一個國家，一個企業對外貿易的技術水平，而且也是一項政策性很強的涉外工作。因此單證員不僅要張掌握本國的有關外貿方針政策，而且要掌握國際法規和慣例，並且要隨着形勢的變化不斷更新知識;同時能正確處理好國家，企業和個人利益之間的關係。
(二)單證員應該是一個具有複合型知識的人才。單證工作涉及到許多相關單位和部門，要與銀行，商檢局，保險公司，海關，運輸公司等等部門打交道。而這些部門工作內容和要求也不一樣。因此單證員不僅要具有國際貿易方面的專業知識，而且要有一定的外語基礎，能審覈信用證，外文合同，看懂或起草英文函電，一般的外文證明文件。隨着科學技術的發展，電腦制單已經代替了傳統的紙質制單。因此單證員還必須掌握計算機應用知識，熟悉各種辦公軟件的使用。
(三)單證員要具有嚴謹的工作作風。單證質量是決定能否順利結匯的前提。單證工作繁瑣，且有一定的時間限制，單證員承擔的任務重，壓力大。因此單證員必須具有辦事認真一絲不苟的工作作風，要有忠於職守，遵守紀律的工作態度和任勞任怨腳踏實地的高尚情操。
總之，單證工作與經濟效益密切相關。提高單證質量可以爲企業順利結匯鋪平道路，還可以節約各種費用，無形中爲國家和企業創造了大量外匯。在對外貿易實行自負盈虧的體制後，單證效益對企業具有更爲重要的現實意義。單證員貫穿於合同履行階段的全過程，要妥善處理各種問題和矛盾，協調各個部門的工作，確保國際貿易最終的效益，因此單證員在對外貿易中的地位是不容忽視的。
