一、恰當的採購時機
選擇恰當的時機進行採購，也就是人們通常所指的採購的適時原則。根據企業事先安排好的生產計劃，如果因物料未能如期到達，往往會引起企業內部生產無法順利進行，出現停工待料，進而導致產品延期下線，不能按計劃出貨，引起客戶強烈不滿;若物料已經提前很長時間就儲存在倉庫中，又會造成採購資金的大量積壓和倉儲管理成本的浪費。因此，採購人員要扮演好協調者與監督者的角色，去督促供應商按預定時間交貨。
通常情況下，採購人員會將需求的物料劃分爲一般物料和特殊物料兩類，分別選擇時機進行採購。
1. 一般物料的採購時機
一般物料即常年生產、常年銷售的物料，其銷售量比較平穩，受季節變化影響不明顯，如螺絲釘、圖釘等低值易耗品。這些物料的採購時間，可以通過設置採購點的方法來確定。
採購點是指當實際庫存量下降到某個數值時即開始進貨的訂購點。當企業物料的庫存降低至這個訂購點時，就應該開始採購;等到下次物料抵達倉庫時，原有庫存物料剛好用完(可以留有保險庫存)。一般物料訂貨點示意圖，如下圖所示。
2. 特殊物料的採購時機
特殊物料通常受到季節、潮流等的影響。例如，季節性產品(如棉花)，其採購明顯會隨季節而發生變化。往往當旺季到來時，銷售量明顯上升，形成銷售旺季;旺季過去以後，銷售量降低，形成銷售淡季。對於這一類的物料，要在旺季來臨之前提前採購，在淡季適量囤積，以維持日常生產所需。
潮流性物料的採購，應注意該類物料在市場中所處的階段，是外於剛流行階段、流行階段，還是退出階段。如果處於剛開始流行的階段，那麼企業在確定流行趨勢後，可大量進貨，加快生產，以搶佔市場先機。如果處於第二階段，則要預測流行時間，如果預估流行期較長，可以考慮大批量採購生產;如果流行期短，則要適量採購，避免積壓。如果處於第三階段，企業則不宜進貨，應主動探索新的流行元素。
事實上，採購時機的界定並沒有明確的界限，採購人員應根據自己的經驗和合理推斷來靈活把握。
二、適當的採購價格
確保採購價格適當，即適價原則，是指在確保採購物料品質相當的情況下，價格不高於同類物料的價格。要確定合適的採購價格，往往要經過幾個環節的努力，適當採購價格的獲取流程見下表所示。
適當採購價格的獲取流程
不過，採購人員在應用適價原則時常常會陷入以下三個誤區中：
1、價格就是成本，越低越好。實際上，如果採購方一味壓低價格，供應商很可能會爲了確保利潤而選擇價格低廉、質量不過關的原材料，進行物料的加工生產，從而導致採購方最終產品的質量得不到保障。
2、選擇適當的價格就必須通過議價。要避免供應商虛報價格、圖取暴利，僅僅採取砍價手段是不夠的。採購人員最終選定的價格應該是建立在大量的市場調查和供應商成本分析的基礎上的。通常，採購方可以在獲得確切的供應商成本資料的基礎上，加上一定比例的供應商可以接受的利潤率，繼而確定價格。
3、供應商的成本構成無從得知，採購人員唯一能做的就是貨比三家。供應商的成本是可以推算出來的。採購人員可以通過供應物料的原材料價格、製造費用等進行推算。雖然最終的結果可能和供應商的實際成本有出入，但是在進行談判時，真實的'數據會成爲逼迫供應商降低報價的“殺手鐗”。
