傳真又叫作傳真電報,利用光電效應在商務交往中，將某些重要的文件、資料、圖表即刻送達身在異地的交往對象手中。現在，在國內的商界單位中，傳真機早已普及成爲不可或缺的辦公設備之一。下面是一些關於傳真的禮儀，歡迎閱讀!
第一，必須合法使用。國家規定：任何單位或個人在使用自備的傳真設備時，均須嚴格按照電信部門的有關
要求，認真履行必要的使用的手續，否則即爲非法之舉。
具體而言，安裝、使用傳真設備前，須經電信部門許可，並辦理相關的一切手續，不準私自安裝、使用傳真設備。
安裝、使用的傳真設備，必須配有電信部門正式頒發的'批文和進網許可證。如欲安裝、使用自國外直接所帶入的傳真設備，必須首先前往國家所指定的部門進行登記和檢測，然後方可到電信部門辦理使用手續。 使用自備的傳真設備期間，按照規定，每個月都必須到電信部門交納使用費用。
第二，必須得法使有。使用傳真設備通訊，必須在具體的操作上力求標準而規範。不然，也會令其效果受到一定程度的影響。本人或本單位所用的傳真機號碼，應被正確無誤地告之自己重要的交往對象。一般而言，在商用名片上，傳真號碼是必不可少的一項重要內容。對於主要交往對象的傳真號碼，必須認真地記好，爲了保證萬無一失，在有必要向對方發送傳真前，最好先用對方通報一下。這樣作既提醒了對方，又不至於發錯傳真。發送傳真時，必須按規定操作，並以提高清晰度爲要旨。與此同時，也要注意使其內容簡明扼要，以節省費用。單位所使用的傳真設備，應當安排專人負責。無人在場而又有必要時，應使之自動處於接收狀態。爲了不影響工作，單位的傳真機儘量不要同辦公電話採用同一條線路。
第三，必須依禮使用。商界人員在使用傳真時，必須牢記維護個人和所在單位的形象問題，必須處處不失禮數。
在發送傳真時，一般不可缺少必要的問候語與致謝語。發送文件、書信、資料時，更是要謹記這一條。 出差在外，有必要使用公衆傳真設備，即付費使用電信部門所設立在營業所內的傳真機時，除了要辦好手續、防止泄密之外，對於工作人員亦須依禮相待。
人們在使用傳真設備時，最爲看重的是它的時效性。因此在收到他人的傳真後，應當在第一時間內即刻採用適當的方式告知對方，以免對方惦念不已。需要辦理或轉交、轉送他人發來的傳真時，千萬不可拖延時間，耽誤對方的要事。
商務傳真禮儀禁忌發送傳真時要注意語言，要禮貌不要生硬，不要說：“給我信號，我要發傳真。”或者沒有在傳真上註明是給某某部門和某某人的情況下，說：“傳真是給某某的。”不讓對方記下了就掛了電話，對方會因爲匆忙之中沒有記牢而無從送達。
當時方不能準確說出要發送傳真的部門和個人就說公司沒有這個人，就掛斷傳真電話，粗暴地拒絕接收傳真，這樣做的後果一是會破壞公司形象，還有可能拒絕了誠心想商務交往的時方，而失去合作的機會。
商務傳真禮儀技巧當你要接收一份傳真時，商務對方在沒有說清楚給誰，而自己也知道對方的確是商務交往的夥伴，此時你可以問他：“請問是送到上次您安排送達的某某手中嗎?”這樣，商務對方就會更明確地交待給你，你就不會找不到送處或送錯人了。
當你在發送傳真和接收傳真時剛好有同事或朋友來找你，你可以對對方說：“真不巧，我不得不先辦完手頭上的這件事。”或說：“我能一會兒再聯繫你嗎?”有些特珠的商務傳真是不可以讓他人看見的。同時，你在發送傳真給商務對方的時候，你也最好先問上一句：“請問您，現在方便接收傳真嗎?”也讓商務對方避免這方面的失誤。
當你正在發一份傳真時，由於某種原因，領導改變了主意讓你馬上中斷傳真，那麼你可以和時方說：“時不起，傳真機突然卡住了，我待會兒再給您傳過去，好嗎?”如果你處理不好，會讓對方誤認爲你並沒有誠意發傳真，或者認爲你並不重視這個傳真，從而引起誤會。
