2017商務傳真禮儀

在商務交往中,經常需要把重要資料送達到異地,傳統的郵寄書信的聯絡方式,已難於滿足這一方面的要求。在商務中,因爲傳真大都面對的是領導和客戶,所以需要特別講究禮儀。

2017商務傳真禮儀

  【傳真介紹】

傳真,又叫作傳真電報。它是利用光電效應,通過安裝在普通電話網絡上的傳真機,對外發送或是接收外來的文件、書信、資料、圖表、照片真跡的一種現代化的通訊聯絡的方式。現在,在國內的商界單位中,傳真機早已普及成爲不可或缺的辦公設備之一。

利用傳真通訊的主要優點是,它操作簡便,傳送速度非常之迅速,而且可以將包括一切複雜圖案在內的真跡傳送出去。它的缺點主要是發送的自動性能較差,需要專人在旁邊進行操作。有些時候,它的清晰度難以確保。

  【傳真使用禮儀】

  第一,必須合法使用。

國家規定:任何單位或個人在使用自備的傳真設備時,均須嚴格按照電信部門的有關要求,認真履行必要的使用的手續,否則即爲非法之舉。

具體而言,安裝、使用傳真設備前,須經電信部門許可,並辦理相關的一切手續,不準私自安裝、使用傳真設備。

安裝、使用的傳真設備,必須配有電信部門正式頒發的批文和進網許可證。如欲安裝、使用自國外直接所帶入的傳真設備,必須首先前往國家所指定的部門進行登記和檢測,然後方可到電信部門辦理使用手續。 使用自備的傳真設備期間,按照規定,每個月都必須到電信部門交納使用費用。

  第二,必須清楚使用。

使用傳真設備通訊,必須在具體的操作上力求標準而規範。不然,也會令其效果受到一定程度的影響。本人或本單位所用的傳真機號碼,應被正確無誤地告之自己重要的交往對象。一般而言,在商用名片上,傳真號碼是必不可少的一項重要內容。對於主要交往對象的傳真號碼,必須認真地記好,爲了保證萬無一失,在有必要向對方發送傳真前,最好先用對方通報一下。這樣作既提醒了對方,又不至於發錯傳真。發送傳真時,必須按規定操作,並以提高清晰度爲要旨。與此同時,也要注意使其內容簡明扼要,以節省費用。單位所使用的傳真設備,應當安排專人負責。無人在場而又有必要時,應使之自動處於接收狀態。爲了不影響工作,單位的傳真機儘量不要同辦公電話採用同一條線路。

  第三,必須依禮使用。

商界人員在使用傳真時,必須牢記維護個人和所在單位的形象問題,必須處處不失禮數。

在發送傳真時,一般不可缺少必要的問候語與致謝語。發送文件、書信、資料時,更是要謹記這一條。 出差在外,有必要使用公衆傳真設備,即付費使用電信部門所設立在營業所內的傳真機時,除了要辦好手續、防止泄密之外,對於工作人員亦須依禮相待。

人們在使用傳真設備時,最爲看重的是它的時效性。因此在收到他人的傳真後,應當在第一時間內即刻採用適當的方式告知對方,以免對方惦念不已。需要辦理或轉交、轉送他人發來的傳真時,千萬不可拖延時間,耽誤對方的要事。

  【傳真注意事項】

傳真的完整性:在發送傳真時,應檢查是否註明了本公司的名稱、發送人姓名、發送時間以及自己的聯絡電話。同樣地,應爲對方寫明收傳真人的姓名、所在公司、部門等信息。所有的註釋均應寫在傳真內容的上方,可以參考以下規範格式。

在發送傳真時即便已經給予了口頭說明,也應該在傳真上註明以上內容,這是良好的工作習慣,對雙方的文件管理都非常有利。

傳真的清晰度:發送傳真時應儘量使用清晰的原件,避免發送後出現內容看不清楚的情況。

傳真內容的限制:傳真一般不適用於頁數較多的文件,成本較高,且佔用傳真機時間過長也會影響其他工作人員的使用。

傳真的使用時間:如果沒有得到對方的允許,不要將發送時間設定在下班後,這是非常不禮貌的行爲。

傳真回覆問題:如果傳真機設定在自動接受的狀態,發送方應儘快通過其他方式與收件人取得聯繫,確認其是否收到傳真。收到傳真的.一方也應給予及時回覆,避免因任何的疏漏造成傳真丟失。在重要的商務溝通中,任何信息丟失都可能造成時間的延誤甚至影響到合作業務的成敗,這樣的細節不可輕視。

  (一)格式規範

正式的傳真必須有首頁,上面註明傳送者與接收者雙方的單位名稱、人員姓名、日期、總頁數等,這樣就可以讓接收者可以一目瞭然。如果不是非常正式的,也必須以3—1,3—2,3—3等方式註明,讓接收者一看就知道是三頁。如果其中某一頁不清楚或是未收到時,可以請對方再發一次,這樣可以節省雙方的時間。傳真最好使用白色或淺色信紙,有些人喜歡用深色信紙或是信紙上有黑色或深色的條紋,用這些信紙發傳真會浪費掃描時間。

  (二)內容齊全

正式的傳真信件必須像寫信一樣有禮貌,又必要的稱呼、問候語、敬語、致謝語、簽字等均不可缺少,尤其是信尾的簽字非常重要,因爲簽字代表這封信是發信者同意才發出的,表示傳真信件的嚴肅性以及對對方的尊重。

  (三)及時通報。

發送傳真之前可以向對方通報一下,以免發錯。收到傳真後要儘快通知對方,以免對方不放心。這既是傳真的工作程序,也是一種文明禮貌。

  【商務傳真禮儀禁忌】

發送傳真時要注意語言,要禮貌不要生硬,不要說:“給我信號,我要發傳真。”或者沒有在傳真上註明是給某某部門和某某人的情況下,說:“傳真是給某某的。”不讓對方記下了就掛了電話,對方會因爲匆忙之中沒有記牢而無從送達。

當時方不能準確說出要發送傳真的部門和個人就說公司沒有這個人,()就掛斷傳真電話,粗暴地拒絕接收傳真,這樣做的後果一是會破壞公司形象,還有可能拒絕了誠心想商務交往的時方,而失去合作的機會。

  【商務傳真禮儀技巧】

當你要接收一份傳真時,商務對方在沒有說清楚給誰,而自己也知道對方的確是商務交往的夥伴,此時你可以問他:“請問是送到上次您安排送達的某某手中嗎?”這樣,商務對方就會更明確地交待給你,你就不會找不到送處或送錯人了。

當你在發送傳真和接收傳真時剛好有同事或朋友來找你,你可以對對方說:“真不巧,我不得不先辦完手頭上的這件事。”或說:“我能一會兒再聯繫你嗎?”有些特珠的商務傳真是不可以讓他人看見的。同時,你在發送傳真給商務對方的時候,你也最好先問上一句:“請問您,現在方便接收傳真嗎?”也讓商務對方避免這方面的失誤。

當你正在發一份傳真時,由於某種原因,領導改變了主意讓你馬上中斷傳真,那麼你可以和時方說:“時不起,傳真機突然卡住了,我待會兒再給您傳過去,好嗎?”如果你處理不好,會讓對方誤認爲你並沒有誠意發傳真,或者認爲你並不重視這個傳真,從而引起誤會。

  【商業傳真文件標準格式】

FROM:貴公司名稱(注:如果用擡頭紙就不用寫公司的名稱了)

地址:

電話:

傳真

日期:

TO:對方公司名稱

地址:

電話:

傳真:

**先生/女士:

您好!(祝福語)我公司是***(對公司的介紹,如公司類型、規模、提供的產品或服務種類、特點和競爭優勢等)。

對對方公司的期望(如合作要求或建立客戶關係等)。

(中間也可以寫一些貴供公司對市場的看法、預期等)(正文內容)

盼復/商祺(結尾祝福語)

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