我國是一個具有五千年燦爛文化的文明古國，具有悠久歷史和文明傳統，一向以“禮儀之邦”而聞名於世。講究禮儀規範一直是中華民族的優良傳統，在很多時候，甚至成爲了衡量教化程度高低的重要依據。隨着經濟社會的發展、改革開放的逐漸深入和對外交往的增多，各種各樣的社會交往日益頻繁，禮儀變得越來越重要，越來越受到黨政機關、企事業單位等各類社會組織的重視。對於擔負聯繫內外、溝通左右職責的祕書人員來說，除了掌握基本祕書專業知識、擁有一定的工作能力之外，更應具備適當得體的祕書禮儀，能夠在各種不同的場合下按照禮儀規範行事。遵守祕書禮儀規範，有利於塑造祕書人員良好的個人形象，更有利於凸顯獨特的企業氛圍和企業文化，從而使企業組織和自己在交往中各受歡迎，佔據有利的社會競爭位置。因此，祕書人員有必要熟練的掌握禮儀知識，並自覺地把它運用到工作之中。
一、祕書禮儀的含義
禮儀是指人們在社會、道德、習俗、宗教等方面所認同和遵守的行爲規範或準則。禮儀的形成受到歷史傳統、風俗習慣、宗教信仰、時代潮流等因素的影響，以建立和協調人際關係爲目的，是文明程度和道德修養的一種外在表現形式。
具體到祕書禮儀，是指祕書在工作和社會活動中，爲了塑造個人和組織的良好形象而應當遵循的對交往對象表示的尊敬與友好的規範或程序，是祕書人員在祕書工作中需要遵守的禮儀規範，它體現了祕書人員自身的文化素養、精神風貌和工作態度。祕書禮儀是祕書日常工作的重要組成部分。
祕書禮儀所涉及的範圍較廣，辦公禮儀規範、接待禮儀規範、外事禮儀規範、社交禮儀規範、形象禮儀規範等等。這些禮儀工作在祕書的實際工作中發揮着各自不同的重要作用，哪個方面都不可偏廢。
二、祕書禮儀的特點
（一）等級性
祕書禮儀的等級性表現在對不同身份、地位的人士禮賓待遇的不同。在官方交往中，要確定官方禮賓次序，而確定官方禮賓次序的主要依據是擔任公職或社會地位的高低。這種禮賓次序是現代社會正常交往秩序的表現，反映了各種人員的社會身份和角色規範。
除此之外，等級性在社會交往中還表現爲雙向對等性，即在不同地區、不同組織的交往中，雙方人員在身份和社會地位上要相近，業務性質要相似，以此來表示對對方的尊重。雙方的交往還應當是一種尊重互換、情感互動的過程，在禮節上要有來有往、相互對等。
（二）差異性
祕書禮儀作爲一種約定俗成的行爲規範，受到時間、地點和環境的約束，同一禮儀會因時間、地點或對象的變化而有所不同。
這種差異性首先表現爲民族差異性。不同民族由於形成條件、歷史因素、民族性格、風俗習慣、地域差異、宗教信仰等多方面的影響，各自具有不同的禮儀道德風範。祕書人員在從事祕書禮儀工作的時候，一定要關注民族差異性的存在，甚至需要了解不同民族在禮儀方面的要求和禁忌，這樣在能夠避免在工作中出現不禮貌的行爲，從而爲組織工作帶來不必要的影響。其次表現爲個性差異。每個人因其地位、性格、資質、受教育程度等因素的不同，在使用同樣的禮儀時會表現出不同的形式和特點。這就要求祕書人員在進行禮儀工作的時候，具體問題具體分析，針對具體情況展開工作。
（三）時代性
祕書禮儀的時代性表現在其時代變異性。它會隨着社會的進步而不斷髮展、豐富和完善。不同時期的祕書禮儀具有不同的時代特點，總是體現着時代要求和時代精神，因而會隨着時代發展而產生差異。
祕書人員一直處於對外交流工作的最前沿，因而一直被稱爲“企業的形象”。從某種程度上來講，祕書的禮儀是否規範反映着企業水平的高低。所以，祕書應該關注祕書禮儀的變化，不要以爲禮儀是一成不變的，可以完全照搬以往的經驗與做法，要做到與時俱進，適應時代需要，反映時代精神，具備時代特徵。
（四）傳承性
祕書禮儀具有歷史傳承的特點，它伴隨着祕書工作的產生而存在，隨着祕書工作的演變而變化。
隨着社會歷史的發展，祕書禮儀的內容和形式都發生了巨大的變化，同時，對祕書人員的禮儀素質和禮儀能力的要求也相應的發生了變化。但是，無論這種變化多麼廣泛，多麼深刻，禮儀工作始終是祕書工作的主要內容之一。
（五）規範性
禮儀是人們在長期交往的過程中逐漸演變、約定俗成、自覺遵守的規範。同樣，祕書禮儀也具有這樣的特點。
這種規範性雖然並不具備強制性的'標準，但是卻是收到人們廣泛認可的，需要祕書人員自覺遵守的，如果不遵守祕書禮儀規範，就有可能造成工作上的被動，甚至影響到組織機構的形象。
三、祕書禮儀的作用
（一）有助於提高個人職業素養
祕書人員的素質就是祕書人員個人的修養和個人的表現。教養體現於細節，細節展示素質。通過學禮儀、講禮儀，會使人樹立起正確的價值觀，自覺調整站位，跳出自我的小圈子；以他人爲先，以社會爲上，從國家和社會的大局考慮問題；以“先天下之憂而憂、後天下之樂而樂”的高尚情懷淨化靈魂；以“己所不欲、勿施於人”的恭敬謙讓精神規範自己的言行舉止，從而使自己的思想素質提升到一個新的層次。
（二）有助於塑造良好的公衆形象
公衆形象是十分重要的，它的形成大多數是通過禮儀來傳遞的，並且直接影響着交往雙方能否融洽相處以及交際的成敗。不僅如此，一個個體或一個單位，想要擴大知名度、提升美譽度就要在社會公衆面前樹立最佳形象，而與社會公衆交往的祕書禮儀形象是獲得成功的有效途徑。所以，祕書人員時刻注重禮儀，既是個人和組織良好素質的體現，也是樹立和鞏固良好形象的需要。
（三）有利於傳遞信息，展示個人價值
良好的祕書禮儀可以更好地向對方展示自己和組織的長處和優勢。所以在商務活動中，恰當的禮儀可以獲得對方的好感、信任，進而推動事業的發展。只有組織不斷髮展進步，不斷取得工作突破，作爲組織一員的祕書人員，才能在工作中獲得認可，提升個人水平，展示個人價值。
由於祕書的工作性質所致，祕書人員在組織機構中的地位比較特殊，一方面在組織機構內部起到練習和溝通的作用，另一方面又起着對外宣傳組織機構文化和展示組織機構形象的窗口作用。而這些功能都需要經過祕書人員的具體行動、言談舉止體現出來，在舉手投足之間會作爲一種潛在的信息傳遞給對方，影響其他人對祕書人員所在的組織機構的評價，而在這些評判之間，能否遵守禮儀，能否按照禮儀規範行事無疑是重要的評判標準。因此，對於祕書人員來說，遵守禮儀規範有着特別的意義。
