作爲現代社會的辦公室文祕,我們應該學會:堅持工作原則,運用工作方法,講究工作藝術。爲此我們必須瞭解並做到以下幾點。
工作原則：在工作中應遵循的規律並使之作爲我們行爲的準則。
工作方法：爲了達到工作目標而採取的手段和途徑。比如過河: 你可以選擇游泳,划船,架橋等,關鍵是要選擇切實 可行的方法。
工作藝術：通過運用高超的、巧妙的、具有創造性的工作方法, 順利地完成工作任務,同時給人以美的感覺和享受。
1.協調好各種關係
在協調與本部門領導的關係時,要作到尊重領導,維護領導的威信,適應領導的工作習慣、工作方法、工作風格以及工作特點。比如,有的領導邏輯性較強,凡是愛有個前因後果,對這樣的領導就要在談工作時要講事實,擺觀點,有分析有推理;而有的領導喜歡單刀直入、開門見山,對此就要言簡意賅,直中問題的'要害;而有的領導幽默風趣,你也不妨與他(她)開開玩笑。瞭解領導的工作風格和特點,目的是爲了更好地做好工作。當然,在尊重領導的前提下,要敢於提出自己的觀點,要有維護真理的精神。那種對領導一味迎合,無原則地服從,則是不足取的。那樣,會使別人懷疑你的人格、人品,領導也不一定會欣賞這種人。
對待當事人要熱情周到,莊重大方,言行得體,不卑不亢,樹立良好的部門形象。不要擺出官僚衙門的作風,也不要沾染市儈奸猾的習氣。
2.調查研究與信息收集
調查研究是領導者瞭解情況、進行決策的基礎,而領導的調查研究工作大部分,甚至全部要靠祕書人員進行,祕書應該通過訪問、開會、問卷、查閱資料等形式獲得真實的最新的全面的信息,及時提供給領導。
3.文書工作
文書工作包括收文和發文兩個方面,收到的文件要分輕重緩急交給領導批閱處理,發文要在領導的指示下按程序認真進行,很多時候祕書還要進行文件、報告的起草,所以祕書對文書的寫作規範、要求等要熟悉,處理完的文檔要及時分類歸檔。
4.會議籌辦
祕書應該按照領導的要求和會議的主題、風格等進行會議的準備、組織、後勤保障、安全保衛等工作。注意不同的會議類型(大、中、小型)和會議形式(電視電話會議、圓桌會議等)都有不同的籌辦要求。
5.來賓接待
祕書應負責來賓的接待工作,包括制訂接待方案、組織迎送、安排宴會等。在接待中要注意禮儀,力求樹立單位的良好形象。
6.檔案管理
如果一個單位沒有專門的檔案部門,祕書就要承擔起檔案管理工作。要注意按照檔案管理的科學方法和原則進行檔案的採集、整理、保管和提取。
7.信訪工作
信訪工作包括信訪的接待和處理。祕書對於各種信函、來訪或投訴要認真地對待,在領導的授權下可以作適當的處理,對自己處理不好或不在自己權限範圍內的問題,要及時向領導彙報。
8.日常事務工作
