寫作是一種技能，而技能是需要經過反覆實踐才能獲得的。不過，公文寫作也是有理論可以參考的。一起來看看文祕寫公文的理論知識吧！
1 有寫作的基本功
這一點是公文寫作的基礎。儘管應用文寫作有其自身的特點和格式，但是在寫作的過程中還要遵守一般文章的寫作規律。例如，提煉觀點、安排結構、錘鍊語言、起草修改、以及根據目的、內容採取記敘、議論、說明等表達方式。如果自身不具備寫作基礎知識和基本功的話，就會失去寫好應用文的基礎，因此必須練好寫作額基本功才行。
2 具備邏輯思維的能力
要想寫好公文就要掌握公文寫作的思維特點，這是由公文寫作在思維過程中的規定性所決定的。
公文寫作是以邏輯思維爲主的應用文寫作，是在認知的過程中藉助概念、判斷、推理去反映現實，用科學抽象概念揭示事物本質，表述認識實現的結果。邏輯思維在運動的過程中，會努力把握自身的內在本質，捨棄思維對象的外在感性形態;會積極地把握思維對象之間的必然聯繫，而捨棄它們的偶然聯繫。邏輯思維與形象思維即存在差異同時又相輔相成，不過在公文寫作的過程中，邏輯思維是佔據主導地位的。
3 提高政策水平
從某種意義上來講，公文的撰寫過程就是執行政策、依靠政策、理解政策、表達政策的過程。因此，文祕必須具有較高的政策水平，不僅要了解有關的方針政策，同時還要熟悉有關的法律規定，善於把握政策的動向。否則，是無法寫出出色的`公文的。
4 精通業務知識
公文的主要作用是爲了解決生活和工作中的實際問題。不同的單位和部門有着不同的業務與工作要求，只有熟悉和精通了業務知識，才能在撰寫公文的時候將事情敘述清楚，把道理講明白，把要求提出得更加明確。如果一個文祕對行政機關的實際並不瞭解，自身又不精通行政管理的規律，但難想象他能寫出符合行政實際的公文。
如果上級要求文祕擬定一份購銷合同，那麼這個文祕就一定要具備以下的素質：瞭解《中華人民共和國合同法》，熟悉銷售方的情況，例如銷售地點、店面分佈、價格、庫存等情況，同時還要了解生產方的情況，例如產品質量、規格、發貨地點、運輸情況以及售後等。因此，如果文祕沒有豐富的業務知識儲備，那麼他將很難擬定出一份合格的合同。
5 拓寬知識領域
公文活動涉及社會生活的很多方面，其形成的因素也是複雜多樣的，文祕工作者需要具備多方面的知識儲備，否則就無法適應公務活動的需要，這就要求文祕工作者要儘可能地通曉政治、經濟、哲學、管理等各方面的知識，甚至還要對社會學、心理學、公關學、行政學等較爲深奧晦澀的知識有所瞭解。如果文祕工作者的知識面過窄，那麼就不要期望他能寫出出色的公文。當然，要求文祕具備多方面的知識儲備並不是說要讓他們成爲各方面的專家，只要對其有所涉及和了解就可以。文祕工作者要從實際出發，儘量拓寬自身的知識儲備，打好並打牢知識基礎，構築合理的知識結構體系。
6 學以致用
公文寫作的主要目的是爲了解決實際存在的問題，換言之，公文寫作的主要目的其實是在於“用”。在學習公文寫作時，既要掌握應用文寫作的理論，又要聯繫現實生活中實際存在的問題，進行思考、研究和探討，迅速找到解決問題的最優辦法，學以致用。
儘管公文寫作的理論是指導公文寫作的基礎，但是最重要的還在於實踐。只有實踐才能讓理論轉化爲技巧。要想寫出出色的公文一定要多加練習，在練習時可以結合日常遇到的事情進行寫作，例如會議記錄、會議簡報、演講稿、學習計劃等。只有多加練習、掌握公文寫作的技巧，才能成爲一名合格且出色的文祕。
