公文的標題太長怎麼辦

公文的標題由發文機關、事由、文種構成，轉發類通知的標題，一般也由“發文機關+關於轉發+原文標題+文種”組成。但實際辦文中，有省略發文機關的，也有省略重複介詞的等等。如《××市人民政府辦公室轉發市衛生局等部門關於農村衛生機構改革與管理的實施意見的通知》(×政辦發〔2004〕26號)。

在轉發式通知中，經常會遇到轉發的層次較多的情況，這時標題中“關於”、“轉發”、“通知”反覆在一個標題內多次出現，十分累贅，讓人讀起來彆扭，理解起來困難。爲使標題簡練、流暢，方便理解，可採取以下方法處理。

　　1. 省略法。

一是省略發文機關名稱。二是省略介詞“關於”或文種“通知”。當原文標題中有“關於”一詞時，且文種爲通知，標題可擬爲“轉發+原標題”。如《轉發××水利委員會關於激勵創新辦法的實施細則(試行)的通知》(××辦[2004]2號)。被轉發的文件文種不是通知時，還要加上通知。三是省略被轉發文件聯合發文機關名稱，只在正文裏列出各個聯合發文機關。如《國務院辦公廳轉發監察部等部門對徵用農民集體所有土地補償費管理使用情況開展專項檢查的意見的通知》(國辦發[2004]31號)。

　　2. 替代法。

有的文件標題很長，採用省略法擬製標題仍然很長，可用發文字號作爲新擬標題的事由，以替代原文標題。如< <轉發監察部監發[2004]2號文件的通知>>(老祕網[2004]6號)，倘若不如此替代省略，擬製的標題就應是《轉發監察部關於貫徹實施〈行政許可法〉加強對貫徹執行〈行政許可法〉情況進行監察的通知的通知》。但用替代法擬製標題讓人不容易一眼看出發文事由，也可用發文字號加事由的辦法來解決這一問題。如< <××省人民政府辦公廳關於轉發國辦發[2004]38號文件切實做好固定資產投資項目清理工作的通知>>(×政辦發[2004]41 號)，既避免了冗長，又標明瞭事由。

　　3. 直轉法。

如果上級的文件，到本單位時已經經過了三、四層轉發，這時可以直接轉發初始發文單位文件，不要間接層層轉發。

　　4. 簡稱法。

在系統內部行文，可使用規定的規範化簡稱。

標題是文章的“眼睛”，擬製時必須精心對待，不可馬虎。在實際寫作實踐中，不合規定的情況時有發生，主要表現爲以下幾個方面的錯誤。

　　1.文種錯用

(1)請示與報告錯用、並用

請示和報告雖然都是上行文，但是二者有不同的用途和要求，是兩個不同的文種。請示“適用於向上級機關請求指示、批准”，上級對於請示必須有答覆，必須事前行文，而報告“適用於向上級機關彙報工作，反映情況，答覆上級機關的詢問”，不需要上級作出答覆，可事中行文，也可事後行文。但在寫作中，人們沒有掌握二者區別，常把請示誤用爲報告，或並用請示和報告。例如：

①《××公司關於急需購買鹼性電池的報告》

②《××縣人民政府關於請求將××風景區列爲省級自然保護區的請示報告》

以上兩例，從標題事由看，都是請求上級批准某事項，因此，應將例①的“報告”改爲“請示”，例②的“報告”去掉。

(2)函與請示錯用

函與請示都可用於“請求批准”，但二者行文方向不同。函是向平級或不相隸屬的機關“請求批准”，而請示是向有隸屬關係的直接上級“請求批准”。但在實際操作中，人們受一種情感因素影響，總認爲用請示顯得對對方尊重，容易辦成事，而用函則顯得不那麼鄭重其事。因此，常把函錯用爲請示。例如:

有一篇公文的標題爲《××市司法局關於撥付法制教育經費的請示》，主送機關是“××市財政局”。市司法局向市財政局請求撥款，而且市司法局與市財政局是平級關係，不是相隸屬的上下級關係，完全符合函的適用規定。因此，該文標題文種“請示”應改爲“函”。

(3)通告與公告錯用

公告的發佈機關級別較高，多由國家機關發佈，受文對象廣泛——“向國內外宣佈”，宣佈的事項重大。而通告發布機關廣泛，機關、團體、企事業單位都可發佈，受文對象範圍較小——“社會各有關方面”，限制在一定的範圍內，宣佈的'事項涉及的是一般事項，多是業務工作方面的內容。在使用時，人們往往青睞公告，凡需要對外公佈事項，不加區別都用公告。例如：

①《××商場有獎銷售開獎公告》

②《××縣人民醫院關於新設保健門診的公告》

以上兩例從發佈機關來看都屬企事業單位，從發佈的事項看都是涉及業務工作方面的某一事項。因此，“公告”應改爲“通告”。

　　2.事由表述重複囉嗦、冗長、空洞、不明確

公文標題中的事由部分是對公文內容的高度概括。而有些公文標題的擬寫沒有抓住公文主要內容，以致事由部分表述重複囉嗦、冗長、空洞、不明確。例如：

①《××公司關於申請增加超計劃出口指標的請示》

②《××縣人民政府關於表揚營業員×××同志的通報》

③《××縣稅務局重建稅務所辦公樓的請示報告》(應爲“請示”，少了介詞“關於”。)

例①的錯誤是詞義重複，文種“請示”已含“請求”、“申請”之意，故應刪去標題中“申請”二字;例②事由部分只提到了有關的人，而沒提有關的事，即要表揚的事蹟未寫出，顯得空洞，應改爲《××縣人民政府關於表揚營業員×××同志×××先進事蹟的通報》;例③屬事由不明，文章主旨是請求上級撥款，故應改爲《××縣稅務局關於撥款重建稅務所辦公樓的請示》。

　　3.亂用標點符號

公文標題除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。寫作中，人們不循此規，常常不該使用標點的卻使用了，或該使用標點的卻用錯了。例如：

例(1)《國務院批轉財政部<關於加強國有企業財務監督的意見>的通知》

例(2)《中央職稱改革領導小組轉發國家教育委員會中國小教師職務試行條例等文件的通知》

例(3)《X X縣工商局、稅務局關於發佈“X X縣農村集貿市場管理暫行辦法”的通知》

例(1)批轉對象“關於加強國有企業財務監督的意見”，是公文，不屬法規性文件，應刪去書名號;例(2)被轉發的對象“中國小教師職務試行條例”屬法規性文件，故應加上書名號;例(3)發佈對象“X X縣農村集貿市場管理暫行辦法”屬法規性文件，按規定應使用書名號，且兩個發文機關之間不用頓號，而是採用空一格辦法解決。