利用Excel軟件可以輕鬆地將工作表中的數據製作成圖表，通過圖表可以使數據更易於理解。當工作表中的數據發生變化時，圖表中的數據也會相應產生變化。如何使表格中的數據變得更加具有直觀的視覺效果，在本文中將進行簡單的闡述。
隨着電子技術的發展，電腦平面設計技術也發生了日新月異的變化。在我們的日常生活中無論是在報刊、雜誌還是互聯網中，我們會發現一些原本抽象的、枯燥、死板的數據都會通過一些平面設計作品表現出來，從而不斷的刺激和影響着我們的視覺感知，使人們開始越來越關注和享受這樣的“藝術”作品。
Excel作為微軟公司Office辦公軟件的重要組件之一，利用它可以實現對各種數據的處理、統計分析和輔助決策等操作，因此它被廣泛應用於管理、統計財經、金融等眾多領域。在日常辦公使用中，我們主要是利用Excel把抽象的數據圖形化，從而使表格中的數據變得更加具有直觀的視覺效果，便於分析和處理數據。那麼如何使Excel所製作出來圖表也能變得“賞心悦目”，引起受眾者的興趣，那麼就需要將平面設計技術中的一些元素使用規則與Excel圖表製作方法相融合。
1 平面設計構成
平面設計構成，是研究、探討形式美在所有平面藝術中的構成原理、規律及法制，探討用多變的外部視覺形式來保證形式美的追求的永恆性。平面設計構成主要是以點、線、面為造型
1）點
點是圖表最基本的組成單位，是圖表中最細小的成分，在視覺中是最簡潔的形態（如圖1所示）。點與面的概念由相互比較而形成，通過它在面積和方向上的改變，可以形成圖表上的線及面。同樣是一個圓，如果佈滿整個圖表畫面，就是面；如果在圖表中多處出現，則可以理解為點。
2）線
線是點的延伸，圖表中的線是由很多沿着相同的點緊密排列在一起形成，我們也可以把點在移動時所經過的軌跡看成是線（如圖2所示）。線有很明顯的長度，但只有很細小的寬度，佔有一定面積。線可以指示方向及位置，並形成面的邊緣。
3）面
在圖表中當線的起點與終點碰撞匯合時，線就會消失從而形成了有面積的面。與點相比，它是圖表中相對較大的元素。面是體的基本單元，面的組合及連接會形成體，或組成形狀。
2 圖表視覺表達元素相互關係
圖表視覺表達元素間有各種不同的關係，相同的數據，不同元素間的關係，會給人不同的感知效果，通過排列和組合這些元素關係，從而構成圖表表達效果的不同。
1）分離：是指自身與其他部分或整體、主體分開不接觸，物體與物體之間有一定的距離，從而能夠更好地體現分組效果，強弱兩兩對比效果更加明顯。
2）接觸：指物體自身與其他部分碰上，捱上，物體邊緣正好相切，主要用來強化分組的兩兩對比。
3）交疊：是指兩個物體或形狀上下、左右、前後的疊壓從而產生新的空間層次關係，主要用來體現分組效果及兩兩對比效果。
3 文字的使用
文字作為標籤類元素的主要內容，在圖表中非常有限，所以很少有人關注到這些文字應該使用何種方式表達。但是使圖表變得真實可靠的關鍵恰恰是文字，其輔助圖形來呈現數據。日常圖表中我們使用的文字往往沒有考慮該使用何種字體，以及這些字體的大小、顏色等屬性。
3.1 字體的使用
字體根據使用場合大致可分為：正式文本體和非正式文本字體。正式文本字體最大的特點是筆畫橫平豎直，主要應用與正式場合的説明性文本，比如報刊、雜誌、演示中的文本內容；非正式文本字體最大的特點是筆畫中含有大量的曲線或誇張變形，主要應用於修飾美術、比如廣告、漫畫的藝術效果。在圖表中可以使用的字體是正式文本字體，切記不可使用非正式文本字體，因為這樣的字體不具可讀性，而且與圖表中的圖形也很難協調。尤其是太富於個性的藝術字很吸引眼球，會分散閲讀者對圖形的注意力。
3.2 字體大小
字體字號大小調整要考慮功能和協調。Excel的字體大小採用1～409磅之間的數值，在圖表上可以使用的最小字號為8磅，如果小於這個字號字體就會成團狀，不易分辨。字體大小差異為2磅時，人的視覺才會明顯感知到這種差異。
3.3 字體顏色
圖表中的文字均屬於輔助表達元素，請勿過多考慮色彩問題，最佳的選擇是使用非彩色的70%～90%灰度來表現文字，這樣的文字不會太過搶眼，也不會使人感到模糊。
4 色彩的表現
4.1 色彩的分類
色彩是設計作品中最重要的視覺要素，它大致可劃分為有彩色系與無彩色系兩類。無彩色系是指黑色、白色及黑白兩色按不同比例混合所得到的深淺各異的灰色系列。無彩色系中的顏色只有明度上的變化，不具備色相和純度的性質。無彩色系的色彩明度可以用黑白度來表示，明度越高，越接近白色；反之越接近黑色。
有彩色系是指可見光譜中的紅、橙、黃、綠、青、藍、紫七種基本色及它們之間的混合色。基本色之間的不同量的混合，以及基本色與無彩色之間的不同量的混合所產生的色彩都屬於有彩色系。
4.2 色彩的表現
不論是Excel或是其他的軟件，色彩均是底層重要的引用組成部分。多個色彩的協調一致有助於我們設計出訴求突出的圖表作品，但色彩的協調不一定會是“希望”，通過平衡色彩來打破必要的色彩規則就顯得尤為重要。顏色無優劣區分，但搭配使用的'方案卻有優劣之分。在我們的日常習慣中紅色是太陽、火和血的顏色，能使人感到炙熱、温暖和興奮，具有青春活力；橙色是光明和明度都比較高的暖色，極具活力、活躍和喜悦之情。黃色是一種醒目的顏色，代表着光明、純真、年輕等複雜的情感，是光感和明度最高的色彩，具有擴張力；綠色是大自然的色彩，是一種非常美麗優雅的色彩，極富有生命力，因此也被稱為生命之色；藍色容易使人聯想到無邊無際的天空和海洋，它象徵着廣闊、無窮、遙遠，具有沉靜、理智、大方、高深和神祕莫測的意味；紫色是處於冷色和暖色之間的色彩，它代表着高貴、莊重、奢華，常給人以無限浪漫的聯想。
在Excel2003及以前版本中可以通過“工具>選項>顏色”進入調色板設置面板，而在2007和2010中通過“頁面佈局>主題>顏色>新建主題顏色“進入自定義主題顏色”設置面板。
5 配色技巧
配色首要是根據圖表使用的環境和目的來決定一個基調，這個基調要和圖表訴求相關內容切合。比如：商業活動一般藍色使用的較多；應用與工程技術的圖表則以非彩色居多；日常生活則以紅、橙、黃居多，其次要考慮圖表的訴求表達方式、數據系列的多少等因素。
有時，我們必須要直面習慣的力量：比如股價圖，漲跌的顏色已經約定俗成是紅色和綠色（中國的習慣和國際慣例相反），另外對於目標與實績類的警戒線一般使用紅色，我們就必須要使用這樣的顏色。
圖表色彩的把握，光看色輪、色譜，抄襲一些他人的配色方案沒有用，色彩有規則性，而人的色彩感知卻沒有規則性可言。圖表色彩的搭配，需要大量練習與觀察，更重要的是要相信自己對色彩的直覺。如果對色彩缺乏認知，我們可以先從“黑白灰+主色”（一種主色，通過黑白灰這些中性色來協調輔助色）的方式開始。
總之，利用Excel軟件可以輕鬆地將工作表中的數據製作成圖表，通過圖表可以使數據更易於理解。
