導語：項目管理是管理學的一個分支學科 ，對項目管理的定義是：指在項目活動中運用專門的知識、技能、工具和方法，使項目能夠在有限資源限定條件下，實現或超過設定的需求和期望的過程。項目管理是對一些與成功地達成一系列目標相關的活動(譬如任務)的整體監測和管控。這包括策劃、進度計劃和維護組成項目的活動的進展。
項目管理對於不同的參建角色，其管理方法、控制要素等都有所不同。施工單位的項目管理側重於施工現場，對項目管理更直接。而業主的項目管理，則側重於對參建各方、項目投資、材料採購、成本回收、質量進度等多方面的管理，相對於施工單位的項目管理，業主方的項目管理具有一定的間接性。因此對於業主來說，項目管理的核心從某種程度上講就是文檔管理。只有將文檔管理做到系統化、全面化、清晰化，才能使整個項目受控並平穩運行，進而對項目上發生的一些索賠要求進行合理的控制，使項目成本得到有效控制。本文從業主方的視角，討論項目文檔管理在項目管理中的重要作用，以及文檔管理與索賠控制的關係。
一、工程概況及項目背景
某化工廠基地佔地面積12萬平方米，分五期投資建設，一期項目已基本竣工投產，二期項目正在建設之中。二期項目包括車間、辦公樓、動力中心3幢單體，總建築面積2.7萬平方米。其中，動力中心是整個工廠的消防、配電、冷卻系統、壓縮空氣系統的中央核心部位。爲配合設備安裝，動力中心結構主體必須提前完成。
當承包商得知進度要求時，向業主提出：將動力中心的結構形式改爲預製工藝，這樣可以提高施工速度，減少拆模和支模的時間，爲業主贏得時間，但相應的施工費用也會增加。業主同意了承包商的建議，將現澆結構改爲預製結構。但在整個施工過程中，由於圖紙變更、設計修改、重新審圖等原因，實際的施工進度並不比現澆工藝節省時間。
然而，承包商卻因工程變更爲由，向業主提出了一份230萬元的`變更報價。雖然工期並未提前，但是業主苦於在變更前未做任何這方面的書面記錄和條件假設，在談判中處於非常被動的地位。
二、文檔管理的重要性
從上面這個案例可以看到，項目文檔的及時性、完整性相當重要。如果在承包商提出修改動力中心的結構形式時，業主做過一份備忘錄，也許後來在與承包商的談判中就不會如此被動。備忘錄必須包括：變更發生的背景(即爲什麼要進行變更);該項變更的發起人;變更後的風險和利益分配;變更費用估算;變更所涉及的權利和義務;變更引起各種可能結果的處理辦法等內容。在任何一個重大變更之前，業主都要就以上細節進行認真商議、確認，並最終形成一份正式的書面備忘錄，發給雙方保存。這雖然是一件枯燥而又乏味的工作，但當真正遇到問題和糾紛時，就可以進行追溯，查清事實的真相，避免雙方扯皮。
有些人認爲，文檔只是一張紙而已，完全可以在做竣工資料時後補，但有些問題是不能後補的。正如上面案例中缺少的這份備忘錄，只有在變更發生之前發給雙方確認纔是有效的。如果是在變更費用的談判過程中再提出這份備忘錄，那麼處於不利的一方是絕對不會接受的，這樣這份文檔也就失去了它應有的效用。這就是爲什麼文檔的及時性是至關重要的。在工程項目管理中，必須克服惰性，勤於記錄，將一些重要的、重大的變化和變更客觀公正地記錄下來。或許在某一天，這份資料將會變得十分有價值。
除了文檔的及時性，還要注意資料的完整性和預見性。爲什麼要將完整性和預見性放在一起?因爲不同的事情會有不同的演變過程。有時候，我們也許並不知道怎樣的做法纔是完全正確的，怎樣的結果纔是我們要的正確答案。因此，並沒有一份標準答案說這樣做是完整的，而另外一種做法是不完整的。因此資料的完整性很難界定。所以，筆者在此又提出了一個預見性。在做項目文檔時，必須要有一定的預見性，預見到這件事情會往哪個方向發展，其最終的結果是有利還是不利?如果有利時，該怎麼寫?如果不利時，該注意些什麼?哪些因素是必要因素?哪些因素是關鍵問題?有關人員對這些問題都要有一個清醒的認識。從預見性出發，使項目的文檔儘量完整、可靠。
文檔管理不僅僅對項目的經營管理十分重要，同樣在工程質量控制上也是非常重要的。例如，單位工程質量控制資料是反映建築工程施工過程中各個環節工程質量狀況的基本數據和原始記錄，反映完工項目測試結果的記錄。這些資料是反映工程質量的客觀見證，是評價工程質量的主要依據，是單位工程綜合評定質量等級的一項重要內容。做好質量控制資料管理工作，對於確保結構安全和使用功能，提高工程質量，有着十分重要的意義。因此，在工程實際施工過程中，施工資料的真實性、及時性也是十分關鍵的。作爲業主，必須定期檢查和收集相關的施工資料，確保施工資料的真實性和及時性，萬一發生質量問題，可爲索賠控制提供切實可靠的依據。
三、文檔管理的具體實施
1.文檔模板的管理
在文檔管理的過程中，需要建立一套文檔模板。在建立文檔模板時，要對一些格式作出規定，將一些基本的要素固化到文檔模板中，確保文檔需要的內容能夠在文檔中體現。
2.文檔目錄管理
爲了能夠在紛繁複雜的文檔中找到需要的材料，必須建立一套完整的文檔目錄體系，主要包括文檔的索引管理和文檔的分類管理。在進行文檔管理前，對不同的文檔進行分類，便於查找文檔，也可以針對不同的分類制定不同的管理要求。
3.文檔的命名規範
建立一套有效的命名規範體系。在文檔的使用過程中可以規定，在文檔的某些部位必須放置文檔的類型或者關鍵詞。例如將文檔的類別放在文件名的頭部;對於月度性的文檔，規定頭部必須放某年某月等等。
4.文檔的變更管理
文檔在使用過程中發生變更是很常見的現象。對於發生變更的文檔，需要通過手段加以約束，最常用的方法就是版本的管理，對於形成的文檔及時進行歸檔保存。文檔發生變更時，要做到兩點：第一，文檔有清晰的變更記錄，主要是針對變化的部分;第二，文檔的最終版本要方便閱覽。在文檔發生變更時，要通過必要的途徑通知相關人，例如新文檔產生後，通過郵件通知或者公告通知的方式，避免舊文檔繼續使用。在實際操作環境中，ISO9000管理使用的簽字回收重要文檔的方式很值得借鑑。
四、結論
項目文檔管理在某些項目管理中往往不被重視，當發現其重要性時，通常爲時已晚。我們必須重視文檔管理在項目管理中所起的作用。完整而及時的文檔是項目順利進行的保證，它不但是追溯質量、安全問題的依據，更是有效控制不合理索賠要求、解決爭議問題的有效手段。
