銷售內勤崗位職責制度

銷售內勤部的工作是銷售人員內外交流的橋樑，是客戶聯繫的紐帶，起着舉足輕重的作用，因此銷售部門所有工作都要經過嚴格慎密的審覈，確保萬無一失，銷售內勤的工作根據其崗位的特性，主要分爲以下內容：

一、 銷售助理工作職責

1、 彙總編制業務人員年度、月度及每週工作總結，督促業務人員市場開發及新客戶開發情況並做成報表呈交總經理以便公司確立完善的銷售管理制度。制定資金回籠使用計劃，督促業務人員的應收賬款；覈實業務人員差旅費報銷單、出差路線圖、費用的明細，監督其業務費用按規定使用。

2、 彙總業務人員每月的詢價此次、出差天數，呈報公司領導，以使對業務人員進行考覈。

3、 制定月度、季度、年度銷售合同彙總，對銷售和單單合同執行情況進行跟蹤、督促，編制每個月、季、年度合同履行情況的統計表並歸檔裝訂。將結果報銷售經理，根據需要，合同執行情況可反饋給顧客。

4、 接、收、發、保管一切商務來電來函及文件。定期爲客戶寄送產品宣傳資料和郵件廣告等。對客戶反饋的意見進行及時傳遞、處理。做好客戶資料的管理工作，建立客戶檔案，維護客戶信息，分析和整理客戶長單信息以及庫存情況和備貨情況。

5、 按合同要求給製造商做好銜接工作；

6、 根據合同編制應收賬款明細，並對應收帳款實施管理；

7、 協助業務人員回款，提供應收賬款及其相關信息；負責每月對所負責客戶的對賬、開票及協助銷售經理收款。

8、 協助銷售人員編寫商務文檔，編制投標文件。對合同規定內的文件如質檢報告、合格證等相關文件的製作；

9、 按要求進行市場信息及同行動態收集並每天提供信息簡報，每天整理銷售經理和銷售 專員前一天送貨單據的複覈（貨品、單價等）。並上報銷售經理。

10、 制定訂電話銷售計劃，掌握電話銷售技巧，積極開拓市場，按時完成公司下達的銷售任務；電話拜訪客戶，發送產品資料。

11、 協助銷售經理和銷售人員輸入、維護、彙總銷售數據；每天追蹤當天所負責客戶的送貨情況及時與調度聯繫並短信回覆客戶和彙報銷售經理。

12、根據公司的營銷政策建立覈算總賬及明細賬目，按時登記明細賬目；未開發票的合同，建立發票預約機制，做到發票開出已否心中有數，有據可查；

13、根據公司營銷管理制度準確有效開展業務人員銷售費用的會計覈算、管理、服務，如出差費用的結算、報銷、提成的核算等工作；

a) 每個月度對合同履行，資金回籠，業務費支出情況進行統計和上報；

b) 與財務人員做好發貨、回款情況的對接；

c) 與本公司財務人員及客戶單位做好對賬業務工作。

14、每月應收對賬函100%完成；

15、每天對要到期客戶向業務發短信息提醒。超期應收款未收回的，銷售助理承擔30%的責任。

16、完成領導交代的其他任務。

二、銷售內勤工作職責

1、根據客戶授信金額及授信期限，按公司制訂的當前銷售價格表來執行銷售價格開單。

2、根據業務銷售定單及業務提交繳款單及時錄入電腦保證數據的準確性。

3、根據銷售定單及客戶分切訂單，與倉庫調度、分切車間溝通安排送貨及分切，以便及時向銷售部及客戶反饋信息。

4、及時處理客戶反饋意見及時解決客戶的客訴問題，做好售後服務。

5、每天出貨品銷售彙總表，確保內容真實數據準確。

6、對時間有一定的管理能力（客戶的開票時間等）。

7、對存根單據的裝訂及管理。

8、完成領導臨時交辦的其他任務。

9、與生產部門密切溝通，從合同的定製、執行、完成、發貨跟蹤，並進行記錄，做到銷售合同有據可查。

10、建立客戶檔案管理體系，包括聯繫人、合同明細等。

11、與物流部門密切溝通，瞭解產品發貨情況。

三、採購助理工作職責

1、按公司採購流程下單、籤合同、發貨的跟進，隨時與工廠保持聯繫，瞭解貨物生產週期及到貨時間，並於每週出“採購進貨情況表”（含已訂未發及在途貨物），確保貨物不斷貨、不積壓。

2、對公司各類貨物的品名、規格、件裝、令包、用途及產地，隨時掌握貨物庫存情況，並定期向上級彙報與公司相同或類似產品的.“最新市場價格信息報表”。全面收集市場信息，做貨品進、銷建議。

3、貨物到庫、入庫、倉庫庫存量的及時性準確性，及時將貨源信息反饋到銷售部。

4、根據倉庫貨物驗收情況，如有不合格貨物，立即上級領導彙報並馬上與廠家聯繫，協商書面處理方案，並書面通知財務扣款並負責客訴處理，從接到客訴處理不超過10天，保證無供應、業務或財務抱怨或投訴。

5、應付賬款記賬與覈對工作（合同、入庫及進項發票三者間品名規格數量及價格一致）的及時性，月末編制應付款對賬表及與供應商覈對工作，保證於次月15日前將有供應商確認的對賬函交主辦會計。並於每月25日前向出納提交審批手續齊全的付款申請表，由出納安排付款。

6、每月月底按時交應付款報表及對倉庫進行定期盤點。

7、每月對訂單、合同及入庫單等相關單據進行聯號裝訂工作

8、完成領導臨時交辦的其他任務。

銷售內勤的工作是銷售人員內外交流的橋樑,是客戶聯繫的紐帶,起着舉足輕重的作用,銷售內勤的工作根據其崗位的特性，主要分爲以下內容：

一、銷售內勤作爲銷售部門的工作職責

1、彙總編制業務人員年度、月度及每週工作總結，督促業務人員市場開發及新客戶開發情況並做成報表呈交總經理以便公司確立完善的銷售管理制度。

2、負責銷售人員的考勤，依據公司營銷管理制度準確有效統計業務人員當月銷售業績，覈算本月績效工資及提成；審覈銷售人員差旅費報銷單單據、出差路線圖、費用的明細，監督其業務費用按規定使用。

2、制定月度、季度、年度銷售合同彙總，對合同執行情況進行跟蹤、督促，建立每個合同的《合同履行一覽表》。負責月度、季度、年度對合同履行，資金回籠，銷售人員績效考覈、業務費支出情況進行統計，將結果報總經理經理、銷售經理，財務審計部。

4、接、發、處理、保管一切商務來電來函及文件。對客戶反饋的意見進行及時傳遞、處理。建立用戶檔案。

5、 按合同要求同生產部及計劃供應部做好銜接工作；

6、 根據銷售訂單及合同編報銷售五日報、月報、季報、年報，並登記銷售明細賬，月末和財務審計部做好對賬工作。

7、根據合同登記應收帳款明細帳，對應收帳款實施管理；並協助業務人員回款，及時提供應收帳款及其相關信息。

8、按照晨會部署記錄銷售人員確定的目標，爲銷售人員做好輔助性的工作協助銷售人員編寫商務文檔，編制投標文件。

9、根據每天銷售人員的銷售量制定詳細的業務員銷售業績報表，於每天下午5：00前以郵件方式報總經理及財務審計部。

10、建立完善客戶檔案管理體系：包括聯繫人、合同明細等。

10、根據訂單及合同負責協調計劃供應部組織發貨，發貨前銷售內勤要通知財務人員查詢貨款是否到帳，款到發貨。貨物發出後，必須做好貨物跟蹤工作，及時爲客戶提供貨物信息，並打電話通知客戶。

11、完成領導交給的其他任務。

一、銷售部副經理崗位職責

1、 在總經理及主管副總的領導下直接開展工作；

2、 統籌安排各銷售內勤開展工作；

3、 統計業務員的項目跟蹤信息；

4、 統籌安排方案下達給技術部、機器視覺部，催收方案及覈算報價給業務員；

5、 合同簽訂前審覈商務合同，技術文件轉發技術部進行審覈；

6、 生效合同質量評審及合同變管理。

7、 業務員業績考覈；

8、 對於業務員的各種需求聯絡相關部門進行解決。

二、銷售內勤崗位職責

1、 在銷售部副經理的直接領導下開展工作；

2、 負責各類方案的下達、覈價；按照公司覈定原材料價格及報價體系準確無誤地核準方案

系統的報價及給業務員的指導價；若業務員在現場方案有局部改變需調整配置和價格的，應及時與技術部和成套部聯繫按客戶要求調整迅速響應。

3、 負責放射源的審批辦理事宜；收到《定量表聯繫單》後，及時與用戶聯繫，指導其辦理

的流程，郵寄用戶所需的辦理批件的相關資料。並與用戶保持聯繫，瞭解其辦理進程。收到審批表後，下達發貨通知單並郵寄給定量表供應商。對有特殊情況的反應給公司領導及時處理。做好放射源檔案管理工作。

4、 銷售、市場兩部人員的差旅費審覈、報銷及各類費用的申領；

5、 辦理客戶技術諮詢費用申領支付，並與相關人員短信通知確認。

6、 合同章管理；

9、 收集各大區業務員週報、月報、季報，對產品問題下達售後服務部，並及時發給總經理、副總；

10、 向業務員下達各類公司通知；

11、 協助公司客戶接待工作，訂房訂餐申請用車。

12、 對於業務員的各種需求聯絡相關部門進行解決。

三、銷售內勤崗位職責

1、 在銷售部副經理的直接領導下開展工作；

2、 合同管理

收到新的合同，問業務員催要合同電子版。先看一下合同和我們做的方案是否有出入，審覈要點：1）根據報價看合同價格；2）看付款方式，公司常規方式爲3、6、1；3）交貨期4）根據技術方案覈對合同技術文件配置是否有刪減，5）其他，可對照公司常規合同，

看有什麼不同。

新合同收到預付款後，進行項目編號，建立合同檔案，下合同聯繫單給財務、工程及生產調度。將合同複印一份（商務價格去掉），複印件連同合同聯繫單交生產調度處，將技術合同電子版傳給工程部。合同聯繫單中信息要準確、詳盡，客戶有其他要求的在備註中註明。合同聯繫單簽收聯需各部門簽字。

合同概況登記到《20xx項目》表中，合同原件、電子版存檔。預付款未到但先執行的合同要經過老闆簽字同意。合同進度要心中有數。對特批的合同項目多留個心眼，做進一步的跟蹤。

交貨期確認，提貨款催收：及時將備貨情況告訴業務員，提前半個月打電話給業務員貨客戶詢問是否按期提貨，把信息反饋給調度。交貨期到前一週與業務員或客戶聯繫催提貨款，發傳真函給客戶。提貨款到後到款後通知業務員及生產調度，下發貨通知單給生產部，客戶要求貨到人到的情況及時反饋給工程部。生產調度反饋具體發貨日期，將司機電話號碼，姓名，車牌，預計到達時間通知業務員並告訴客戶。

對提貨款未到但需要先行提貨的客戶，要先跟業務員聯繫確認後，經老闆簽字同意後下發貨通知單給生產調度。貨到後積極跟催貨到款情況。

合同更改：合同執行過程中，客戶提出修改，涉及增加或減少供貨內容的，需列出清單給老闆審批後進行相應更改。

將合同原件與配置清單電子版進行覈對，確認最終採購價及最低成交價，登記到《20xx項目》表中。

處理其他合同相關事宜。

3、 貨款管理

貨款：分清每一筆到款的性質，及時通知到相應業務員，填寫到款通知單，並將款項登記到《20xx清欠》表中，尾款單獨登記。客戶要求開具收據的，財務部開出後由我部與客戶聯繫確認後用郵政EMS寄出。收到客戶承兌匯票有問題的（騎縫章不清、背書有問題等），需及時跟客戶聯繫調換承兌或協助出具證明。

涉及到退回多餘貨款的，需填寫領（付）款憑證，向老闆說明清楚情況，老闆簽字同意後方可到財務辦理。退回多餘貨款部分需向客戶提出要求開具收據，收據收到後交財務部。

對項目和貨款情況進行整理和篩選，根據合同進度統計需要催款的項目反饋給各個業務員方便進行催款。需要市場部內勤協助發函或對賬單時，市場部內勤及時和對方聯繫發函。

授權：工程部反應客戶端跳出授權問題，先暫授權3個月，然後及時跟客戶或相應業務員聯繫催收貨款，必要時做好對賬單發給客戶，待相應款項結清後授權時間再做相應調整，尾款結清的項目授權可更改爲無限期。

開票：根據合同約定，每月提交客戶開票信息給財務開具增值稅發票。針對款未到90%要求開全額發票的客戶，跟業務員確認同意之後，提交開票申請交由老闆申批，同意後將開票資料及申請單提交財務。

每月初將上個月的合同（項目彙總表）、到款詳情彙總報表，提交相關領導。

四、銷售內勤崗位職責

1、方案的下達、跟蹤收回及發送

首先通過郵件、業務員電話或公司傳真等方式接收方案要求。第二，根據此方案的緩急程度及之前下達的方案數量，確定方案要求完成的時間。第三，將方案下達到技術部，找相關人員簽收。第四，方案的催回。根據業務員需求，到技術部去催回相關方案。然後將方案交給覈價人員報價，或者直接發給業務員。

2、 投標文件的準備

收到投標邀請，拿到投標資料後，根據投標要求，先下方案，然後看是否要應邀回覆或者辦理投標保證金等。等方案報價收回後，開始做商務標書，然後準備相關的資信證明及業績。最後統一整理完髮給業務員或者寄給對方單位。

3、樣品檢測

公司傳統行業、新行業的所有樣品檢測。首先接收樣品，然後安排時間，下樣品檢測單子給總師辦。日期到了以後，去總師辦催回。然後做好相關登記工作，同時將樣品檢測結果發給業務員。

3、 公司業績整理並及時更新，根據需要做好給分類業績的整理。

4、協助處理部門臨時事務。

一、內勤人員直接由銷售部門經理領導，必須遵守公司的一切規章制度，並嚴格執行；

二、負責接待所有來公司業務考察及洽談業務的客戶，並做到禮貌待人；爲客戶提供相關宣傳資料，並積極向客戶做公司產品介紹；

三、負責做好客戶來電及外勤人員信息反饋記錄，建立銷售臺帳、應收帳款、回收帳款明細帳，成品明細帳、業務人員費用借支明細帳及個人銷售明細帳；

四、及時準確地爲公司經銷商外勤人員提供投標文件；

五、負責評審合同的任務下達，開出任務通知單。根據完成任務的時間，予以跟蹤；並負責將客戶的反饋意見及相關的技術要求和技術變更及時以文字的形式傳達到相關職能部門；如因工作馬虎、失職而造成的損失由內勤當事人負責，一次處以100罰款；

六、負責客戶產品的交貨，按合同所簽定的內容要求，採取一定方式履行交貨手續，手續一定要完備，否則造成損失由本人承擔。

七、負責蒐集和整理顧客反饋意見書，並對客戶所提出的產品售後服務要求做出及時的安排處理。

八、負責跟蹤對外勤人員的貨款回籠工作，對所瞭解的實際情況，有權向主管部門領導及時反映。

九、對外勤人員出差情況應及時瞭解，並對長期在外工作的外勤人員多加關心，對其家屬也應給予適當的關照。

十、堅守工作崗位，努力完成上級領導交辦的其他臨時性的任務。