會議紀要是反映會議基本情況、重要精神和議定事項，並要求有關部門執行的一種紀實性文體。會議議定事項是本單位、本部門開展工作的依據，好的會議紀要應該具備及時性、準確性、合法性和可操作性等特點。寫好會議紀要需要做好以下幾方面的工作。
一、 預測會議內容
凡事預則立，不預則廢。會前對參會人員和研究議題有一個大致的瞭解，對起草會議紀要有很大的幫助。
（一） 根據參會人員預測會議內容。
會議記錄人應在會前弄清楚會議研究的議題，再根據會議召集人、主要彙報人的職務、哪些部門負責人蔘加本議題的研究等情況，大致推測會議將做出什麼樣的決策，這樣就對會議有了一個整體的把握，便於做好會議記錄。特別是對沒有書面彙報材料的會議，這種推測顯得尤爲重要。
（二） 根據會議材料預測討論焦點。
如果記錄人有書面彙報材料，應該在會前快速瀏覽材料內容，弄清楚彙報部門提出的具體請求或建議。一般來說，彙報部門請求解決的具體困難和問題往往就是會議討論的重點，會議最後一般都會對這些內容進行總結。會前對這些內容有所瞭解，會中就可以有針對性地進行重點記錄。
二、 做好會議記錄
會議記錄是會議紀要的初稿，做好會議記錄對於寫好會議紀要十分重要。
（一） 突出重點記錄。
一般情況下，每個議題討論到最後，會議召集人都會做總結性發言。這個發言是在歸納會議討論情況，形成一致意見基礎上做出的會議結論，也是會議紀要的主要內容，要儘可能一字不漏地記錄下來。同時，對於某項討論問題，負責執行的參會人員往往操作性很強，對於落實會議精神十分重要，也要重點記錄。
（二） 有針對性記錄。
1
無論什麼工作，上會研究時都會有需要解決的具體問題。記錄時要注意記清楚每個人的發言中關於這些問題的具體表態。如：某項工作由誰牽頭，哪些部門配合；給哪個單位或部門多少資金，什麼名目，怎麼使用，等等。這些內容往往是會議紀要的核心內容，要嚴格按照主要負責人的原話記錄，做到一字不差。
（三） 注重細節記錄。
會議討論階段，大家就某個具體問題紛紛發表意見，會議召集人可能會對某位參會人員的某個觀點表示明確的贊成或反對。這些意見中特別是涉及到具體工作措施、人員分配、經費安排等問題的，不管會議總結時是否再次提到，都應該把這些細節問題記錄清楚，寫進會議紀要。
三、 會後擬稿
會議紀要有其規範的格式，在擬稿時，除了要抓住中心、突出重點、條理清晰、語言精煉以外，還要注意文體格式和語言規範。一般來說，會議紀要包括標題和正文兩部分，每一部分都有相對固定的寫作格式。
（一） 標題的寫法
最常用的標題寫法是“單標題”寫法：由“單位+會議名稱+文種類別（紀要）”組成。如“XX市人民政府關於提高城鄉居民最低生活保障標準的會議紀要”。
或是用“雙標題”的寫法：由正副兩個標題組成，正標題概括會議主題，副標題與單標題的寫法相同，由“會議名稱＋文種”組成。如：“在比較中找差距——XX現場會議紀要”
（二） 正文的寫法
會議紀要正文一般分爲導言和主體兩個部分。導言部分概述會議基本情況，主體部分記述會議內容。
1. 導言部分的寫法。
導言概述會議基本情況，包括會議時間、會期、會址、主持人、出席人、列席人等。
2. 主體部分的寫法。
這部分主要是寫會議精神和議定事項，是紀要的主要部分，常見的寫法有三種： 一是條文式寫法。以會議召集人的`總結髮言爲基礎，將會議議定事項分成幾條
2
具體意見寫出來。如：同意開展什麼工作，給多少資金，由哪個部門負責（有時還需要點名由誰牽頭），工作中要注意哪幾個問題，等等。辦公會議紀要、工作會議紀要多用這種寫法。
二是綜述式寫法。即把會議的主要內容分成幾個部分，分別加上標號或小標題，分項來寫。這種寫法側重於橫向分析闡述，常常包括對目的、意義、現狀的分析，以及目標、任務、政策措施等的闡述，對問題的分析比較全面、透徹，有一定的理論指導意義。這種紀要一般用於需要基層全面領會、深入貫徹落實的重大會議。
三是摘記式寫法。這種寫法是把會議中具有典型性、代表性的發言加以整理，提煉出內容要點和精神實質，然後按照發言順序或邏輯順序分別闡述。這種寫法能夠如實反映與會人員的意見。一般來說，重要的座談會或需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可採用這種寫法。
（三） 其他注意事項
會議紀要的稱謂有特殊性，一般採用第三人稱寫法。會議紀要以整個會議的名義表述，反映的是與會人員的集體意志，必須概括會議的共同決定，常以“會議”作爲表述主體，如“會議認爲”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”、“與會代表一致表示”等。凡沒有形成一致意見的問題，則需要分別論述並寫明分歧所在。由於會議紀要不可能全面記述所研究事項的各個方面，加上隨着時間的推移，所研究的事情也會發生變化，因此，如果會議同意某件事情，一般採用“原則同意”的寫法。涉及具體工作時，不管領導是否強調，一般都加上“依法按程序辦理”、“按程序報批”等內容。同時，會議紀要還應注意如實反映會議內容，不講究語言的華美和結構的精巧，不能離開會議實際搞再創作，不能人爲拔高、深化和填平補齊。
3
