董事會祕書職責

董事會祕書職責如下：

一、負責處理董事會議和董事會的日常事務。

二、根據董事會議的決定起草董事會文件。

三、負責董事會議的會務工作。

四、負責董事會與學院及校院內有關部門之間、董事會與董事單位及各董事之間、學院與董事單位及各董事之間的聯絡和有關通訊工作。

五、根據董事會、董事及董事單位的提議和建議整理董事會議議案，提交董事會領導及有關會議審議。

六、負責來校董事和董事單位代表的接待工作。

七、負責向有關單位或人士解釋董事會章程，介紹董事會工作情況。

八、負責董事會工作的宣傳、報道及新聞發佈工作。

九、編印董事會會刊並寄送各董事和董事單位，及時向董事介紹學校進展和董事會工作情況。

十、編撰董事會年鑑，負責董事會文件的整理歸檔和彙編。

對董祕工作性質的認知高度一致

接受調查的董祕認爲，上市公司區別於非上市公司的主要工作基本上由董祕完成，董祕是公司治理結構中非常關鍵的一個環節。同時，董祕也應成爲提升公司治理結構的重要推動者。董祕對於自身職責的認識比較一致，主要包括：信息披露工作;籌備董事會會議和股東大會;協助董事會行使職權時切實遵守國家有關法律、法規、公司章程及交易所有關規章制度;協調上市公司與股東之間關係;聯絡相關監管機構;爲公司重大決策提供法律援助、諮詢服務和決策建議。

董祕工作的主要對象是中小投資者、機構投資者、大股東、董事會、管理層、中介機構、機關機構等公司相關利益人，其從中起到橋樑和紐帶作用;主要工作方式是溝通和協調，一是要重視投資者，尤其是中小投資者，對他們提出的問題耐心解答;二是重視境內外券商業、基金經理等機構投資者的來訪，使其充分了解公司;三是規範資本運作，開好股東會、董事會，規範信息披露;四是藉助新聞媒體提升公司形象，董祕在其中需要兼顧各方的利益和接受法律法規的約束，其工作的主導事項是以誠信、開放的態度做到公開、公正、公平對待所有股東，投資者關係工作的成效已成爲衡量董祕工作的重要方面。

在具體的工作方式上，接聽電話和接待來訪者是董祕與投資者溝通的最重要的方法

董祕在協調上市公司與投資者之間關係時的表現是最受投資者關注的，董祕在這方面所做的工作主要包括：接聽投資者諮詢電話;接待來訪投資者、機構研究員;定期(不定期)組織召開投資者見面會;保持與媒體的良好關係，採用路演等手段加強與公衆溝通;回訪投資者;建立與維護公司網站的投資者論壇以加強與投資者的溝通;就某些議案與投資者進行事前溝通等。在這些與投資者溝通的方法中，董祕最經常使用的是接聽投資者電話和接待來訪的'投資者、調研員，在被調查董祕中分別佔比85%和99%。

日均接聽投資者電話5次以下(含5次)的董祕佔70%，23%的董祕日均接聽電話6-10次，另有7%的董祕日均接聽投資者電話達10次以上。

在接待投資者來訪方面，九成董祕月均接待來訪者10次以下，只有1位被調查董祕月均接待來訪者不足1次。

信息披露中董祕的經驗判斷很重要

在被調查的董祕所在上市公司中，已建立信息管理制度且運轉正常的佔80%;已建立信息管理制度但執行中得不到其他部門配合的佔13%;仍在建設中的佔7%。

在披露信息過程中，最考驗董祕能力的當屬“對股東和其他利益相關者的決策產生實質性影響的信息”如何判斷，在我們的調查中，81%的董祕認爲個人的經驗判斷很重要，41%的董祕認爲事前向監管機構進行諮詢也很重要，21%的董祕表示還要依據相關的法律、法規和規則來進行判斷，11%的董祕表示也要遵照董事長或總經理的意見，另有1位董祕提出參考同事特別是證券事務代表的意見也同樣重要。總體而言，“對股東和其他利益相關者的決策產生實質性影響的信息”的判斷最終還是要靠董祕自己來完成，個人經驗還是第一位的。

更爲關鍵的是，作爲一個職業羣體，根據有關規定，上市公司的董事會祕書必須經證券交易所的專業培訓和資格考覈，取得合格證書後，由公司董事會聘任，並報交易所備案並公告。這樣的“董祕”數量，全國不過幾千人，而且隨着上市、非上市股份制公司的數量不斷增加，董祕資源的稀缺性會持續相當一段時間。

1負責傳達董事會決議、決定和指示，督促檢查其貫徹執行情況;

2全面負責董事會辦公室的各項工作;

3協助總經理處理日常事務;

4負責協調各部室、公司之間的工作，監督檢查其工作情況;

5負責協助總經理掌握企業狀況，定期系統地向總經理提供信息和工作建議;

6負責職責範圍內程序文件的制訂、執行，並及時提出修改建議;

7負責綜合性文件、工作計劃及機械公司工作總結等的擬定工作;

8負責董事會等會議的組織和準備工作及計劃安排，確定會議時間、地點、與會人員和會議日程，併發出通知;

9負責做好董事會辦公會等的會議記錄，必要時形成會議紀要並下發;

10負責對董事會提出的問題進行調查、協調和處理;

11負責按有關規定做好機械公司外來賓客的接待工作;

12負責做好重要公文的審稿工作;

13負責綜合性公文的傳遞、傳達、催辦與檢查;

14負責審覈人力資源管理有關方案，及報表等;

15負責董事會辦公室各項費用及各公司購買單件價值在1000元以上辦公用品的有關方案的審覈;

16負責監督全公司印章、總經理名章等的使用;

17負責根據人員編制和崗位任職標準，及時調配人員;

18負責根據工作需要向總經理提出人員任免、聘用、提拔、調動建議;

19負責根據各公司生產計劃，確定勞動組織與定員;

20負責組織有關人員審查各公司工資發放情況;

21負責處理職工獎懲事宜;

22負責做好工資計劃的審覈工作;

23負責組織全公司各類人員的考評工作;

24負責組織人事檔案的定期審查和整理工作;

25負責對本部門人員工作業績進行考覈;

26負責全公司防火防盜及廠內治安保衛綜合治理工作;

27負責按規定做好公務用車的調度與管理工作;參與車輛外修定點，並提供有關基礎資料;

28負責與其它部門的工作協調;

29負責完成機械公司總經理交辦的其它工作。

1、董事會祕書職責主要職能：負責公司的對外信息披露和董事會日常事務性工作，對董事會負責。

2、隸屬關係：直接隸屬董事會管理

3、董事會祕書職責職責與權限:

(1)依法準備和遞交國家有關部門所要求董事會會議、股東大會出具的報告和文件;

(2)籌備股東大會和董事會會議，並負責會議的記錄工作，保管會議文件和記錄;

(3)依法負責公司有關信息披露事宜，建立並完善信息披露制度，並保證公司信息披露的及時性、合法性、真實性、完整性;

(4)協助董事處理董事會的日常工作，協助董事及經理在行使職權時切實履行法律、法規、公司章程及其他有關規定;

(5)辦理公司與董事、證券管理部門、證券交易所、各中介機構和投資人之間的有關事宜;

(6)接待來訪，回答諮詢;

(7)保管股東名冊和董事會印章;

(8)參與組織資本市場融資。

(一)負責公司和相關當事人與證券交易所及其他證券監管機構之間的溝通和聯絡;

(二)負責處理公司信息披露事務,督促公司制定並執行信息披露管理制度和重大信息的內部報告制度,促使公司和相關當事人依法履行信息披露義務,並按照有關規定向證券交易所辦理定期報告和臨時報告的披露工作;

(三)協調公司與投資者之間的關係,接待投資者來訪,回答投資者諮詢,向投資者提供公司披露的資料;

(四)籌備股東大會和董事會會議,準備和提交有關會議文件和資料;

(五)參加董事會會議,製作會議記錄並簽字;

(六)負責與公司信息披露有關的保密工作,制訂保密措施,促使董事、監事和其他高級管理人員以及相關知情人員在信息披露前保守祕密,並在內幕信息泄露時及時採取補救措施並向證券交易所報告;

(七)負責保管公司股東名冊、董事名冊、大股東及董事、監事和高級管理人員持有本公司股票的資料,以及股東大會、董事會會議文件和會議記錄等;

(八)協助董事、監事和其他高級管理人員瞭解信息披露相關法律、法規、規章、規則、證券交易所其他規定和公司章程,以及上市協議中關於其法律責任的內容;

(九)促使董事會依法行使職權;在董事會擬作出的決議違反法律、法規和公司章程時,應當提醒與會董事,並提請列席會議的監事就此發表意見;如果董事會堅持做出上述決議,董事會祕書應將有關監事和其個人的意見記載於會議記錄,同時向證券交易所報告;

(十)證券交易所要求履行的其他職責。

董事會祕書相關職責

一是負責公司股東大會和董事會會議的籌備、文件保管，即按照法定程序籌備股東大會和董事會會議，準備和提交有關會議文件和資料;負責保管公司股東名冊、董事名冊，大股東及董事、監事和高級管理人員持有本公司股票的資料，股東大會、董事會會議文件和會議記錄等。

二是負責公司股東資料的管理，如股東名冊等資料的管理。

三是負責辦理信息披露事務。如督促公司制定並執行信息披露管理制度和重大信息的內部報告制度，促使公司和相關當事人依法履行信息披露義務，按照有關規定向有關機構定期報告和臨時報告;負責與公司信息披露有關的保密工作，制訂保密措施，促使董事、監事和其他高級管理人員以及相關知情人員在信息披露前保守祕密，並在內幕信息泄露時及時採取補救措施。

1.協助董事長做好公司行政辦公的各項工作安排，進行有關項目的管理,制定項目計劃，監督項目實施情況，參與董事長的決策。

2.協助董事長推進公司企業文化的建設工作,負責公司內刊的審編，進行公司的日常事務管理。

3.認識自己的位置，隨時待命，吃苦耐勞，對工作認真踏實、細心負責。

4.每天上午詢問董事長的活動日程安排，重要活動提前提示董事長;

5.協助董事長安排好重要會議和日常會議的組織，並做好會議記錄、整理會議紀要和簡報;

6.公司內部員工及來訪人員面見董事長，需要負責向董事長通報，並轉達董事長指示;

7.安排好董事長的訂餐、訂房、訂機票等日常工作;

8.負責做好公司重要來賓的接待，做好對外公共關係的協調,協助處理相關的商務接待工作;

9.及時轉送董事長簽發下達給各部門的交辦任務，並及時向總裁彙報;

10.負責對每日收到的圖書資料、報刊進行分類、登錄、上架，並負責借閱、催還、整理、修補、合訂裝幀和淘汰處理;

11.負責協助做好公司相關部門的溝通和協調;

12.指導、督促各部門人員按規定做好資料的歸檔、存檔工作，對所有文件先進行識別,並分類登記,再分別辦理;

13.及時轉發總裁批件和部門之間往來函件，急件、特件應提請總裁注意;

14.遵守保密規定，棄置保密文件按規定要求進行銷燬。並檢查、督促各部門人員的保密工作;

15.完成董事長授權交辦的其他任務。