摘要：隨着社會的進步，信息技術的快速發展，信息管理系統的功能越來越強，對企業信息管理水平的提高發揮了重要作用。計算機信息技術已經是信息管理的重要手段，特別是Excel服務器的應用，把電子表格軟件與大數據處理系統結合起來，極大地推動了信息管理系統的發展，提高了企業的信息管理效率和質量，爲企業的發展奠定了良好的信息管理基礎。主要對Excel服務器下信息管理系統進行研究分析。
關鍵詞：Excel服務器；信息管理；系統
信息管理系統是企業發展的重要組成部分，特別是在全球經濟快速發展的時代，信息化的不斷進步，爲了提高市場競爭力，促進企業的不斷進步，加強信息管理非常關鍵。而信息系統是否先進、科學、完善，直接影響着企業信息管理水平的高低。Excel服務器的推出與應用，促進了電子表格軟件集成化發展，爲企業的信息管理系統提供了一個有效的管理工具，結合企業信息管理的實際情況，把實際所需的單據、信息數據模板化，再加入Excel服務器之中，從而進一步完善企業的信息管理系統，爲企業的發展的重大決策提供可靠依據。
1Excel服務器簡述
Excel服務器，實際上是一個信息系統設計工具與運行平臺，是面向最終用戶的，其集成了電子表格軟件MSExcel和大型數據庫管理系統，建立起一個網絡數據業務協同工作環境[1]。在這個平臺的運行中，用戶可以根據實際需要充分發揮Excel的優勢和作用，把企業的各種數據信息設計成一定的模板，然後對工作流程進行定義，對錶間公式進行定義等，操作上簡易直觀，有效實現了用戶的信息管理目標，而且快速構建了各種類型的信息管理系統，從這一點來看，Excel服務器也是一個非常實用的報表工具。一般Excel服務器軟件由嵌入Excel的客戶端組件、填報網站、管理控制檯、數據庫、服務器程5個部分組成。運行效率很高，有利於提高信息管理的水平。通過應用Excel服務器平臺，即使沒有IT專業人員，用戶也可以實現自己想要的管理信息系統，並且能夠根據企業經營發展、業務經營的實際情況、信息管理的目標和趨勢，對系統的功能進行隨時的調整、改變、增加，使得信息系統真正成爲企業信息管理、發展進步的有效工具。這也是Excel服務器得到廣泛應用的重要原因。
2系統特徵
Excel服務區作爲工具與平臺，可爲信息系統提供合理、有效的框架，但並沒有對具體的業務模塊進行預先設定，還應將自身的實際業務中應用的單據、表格等製成相應的模塊加入至框架當中，從而構建出完整的系統。
2．1操作簡單
Excel服務器的操作界面非常簡單、清晰，用戶在實際使用的過程中，不需要過於專業技術能力，其簡單易學，因此，Excel服務器已經在各行各業的信息管理得到了廣泛的應用[2]。即使企業中沒有專業的計算機技術人員，普通的員工也可以很輕鬆地進行Excel服務器的操作，而且毫無障礙。Excel服務器已經成爲大部分企業管理人員和業務人員有效工作的軟件工具，只需要通過簡單的培訓或者自學，就可以順利地進行操作，以達到實際應用的目的。
2．2應用範圍廣
Excel服務器軟件具有不固定性，應用非常靈活。根據企業信息管理的具體目標，根據業務的不同種類，根據不同的實際需要，可以靈活地構建信息平臺，是一種實用性很強的工具，不管是企業生產管理還是業務管理，或者是全方位管理，都可以按需應用。因此，應用範圍非常廣泛。
2．3安全性高、效率高
Excel服務器以MS、SQL等作爲系統數據庫，權限管理上非常豐富，安全設置也比較健全。Excel服務器具有大型數據庫的優勢。如：安全管理、事務管理、併發控制、高質高效等。此外，Excel服務器上的.數據能夠存儲到數據庫中，與其他應用程序共享，同時也能夠對其他程序產生的數據進行讀取，從而完成Excel服務器的具體報表。
2．4更新速度快
隨着社會發展速度的加快，信息化發展的速度也在不斷髮展進步中[3]。對於Excel服務器來說，其在實際應用上，也不是一成不變的，更需要與時俱進，不斷地進行更新，這也是其重要特徵。隨着企業的不斷變化發展，信息數據的不斷更新，信息管理的目標也在不斷地進行了調整，信息管理系統也隨之不斷改進並完善。Excel服務器更新速度較快，爲了滿足企業的實際需要，其操作性越來越靈活，與信息管理系統同步發展，不斷創新，不斷進步，具有一定的先進性。
3Excel服務器下信息管理系統
3．1信息管理系統的建立,對使用者權限進行定義
對於信息管理系統建立來說，其基本信息包括：建立的部門、用戶；基礎數據信息；業務單據；與統計數據；彙總數據；查詢等。根據企業信息管理和業務內容，建立所需的信息管理系統。利用表間公式，完成Excel表格的設計、填寫、統一、查詢等具體工作[4]。用戶通過應用表間公式，能夠對企業業務範圍內的任何業務數據的使用權限進行有針對性的引用。從而製作成Excel模板，一般來說，模板可以對多個表間公式進行定義。這對提高信息管理效率，提高數據統計結果的準確性和減少工作量起到了非常大的作用。模板中主要包含表樣與填表規定，在進行設計的過程中，會將模板分爲3種類型，即基礎數據、業務單據、臺賬與統計報表。在對使用者權限進行定義的過程中，應以管理員的身份登錄到系統中，選擇菜單欄中的模板-新建模板，將新建模板的窗口調出，還應選取新的表單模板，將其名稱定義爲客戶登記表，之後將初始的填報權限設置爲設備組-材料員與各單元-設備員。然後對最終查閱權限進行設置，即爲單元長、設備員，只允許其對自己的部門進行查看，其他人可查看全部，還可建立相同的模板。
3．2信息管理Web化
用戶在使用Excel服務器的過程中，根據業務和管理的實際需要，對Excel服務器進行模板化設計，有效的提高了工作效率，數據信息的準確性也提高了[5]。而對於遠程辦公用戶和企業總部與子公司之間的聯繫等情況來說ESWeb系統的應用非常重要，通過應用此係統，用戶能夠根據實際需要，利用互聯網，不受時空限制，對各種報表、數據信息，採用Excel服務器表間公式，進行及時修改，實現了公司企業之間、子公司與母公司之間的及時交流和溝通，相關數據、表格資料的準確度提高，時效性增強，也實現了信息管理Web化。
3．3實現了數據集成化發展
對於信息管理系統來說，外部信息數據非常重要。這也是提高用戶使用效率的關鍵。通過應用Excel服務器，能夠把現存的OA、CRM、等管理信息系統的數據進行集成化發展，Excel服務器與這些信息系統結合起來，從而獲得集成數據，有效提高了企業信息管理的效率和應用價值[6]。在對數據進行錄入的過程中，主要由設備員、單元長等專業人員將管理員製作的模板作爲基礎進行填寫，其主要是利用Excel表格進行製作，還可在其中自動生成相應的函數功能。在填寫基礎數據的過程中，主要由設備員、單元長進行，還可利用Excel表格函數中帶有的導入功能將已有的數據表進行導入。其中的模板應包含：（1）基礎數據類型爲客戶登記表、材料表、分類表等。（2）業務單據類型爲計劃表、訂單表、入庫表等。
3．4數據項定義
基於Excel服務器下的信息管理系統，對於一份計劃數據來說，單元格內的數據有的只能出現一次，有的可以多次出現。一般的數據就只能出現一次，重複性的數據就可以多次出現，雖然單元格的內容不一樣，但還是有一定的共同性。在應用中，具體的實現方式如下：在Excel模板上對需要定義的單一數據項區域進行選定，單機鼠標選出定義單一數據項的內容，以左側單元格進行命名，然後對必須填寫的項目進行選擇，根據具體的標準和要求，進行創建。對於多項重複的數據項進行定義，也是同樣的程序。從而完成數據項的定義。對於一份計劃來說，部分單元格內的記錄數據僅僅能出現一次。但個別的單元格可以使記錄數據多次重複的出現。由於單一的數據項在表單中僅僅可以出現一次，但重複的數據項可在表單中被允許多次進行填寫。實現方式：在訂單的模板中將單一數據項進行定義並選取相應的區域之後，利用鼠標右鍵單機定義單一數據項，之後左側的單元格對其進行命名，選取必須填寫的項目，還應將填寫的規範作爲基礎，重新創建即可。對於重複數據項的定義方式來說，兩者的方式基本類似。但在對其進行定義的過程中，應選取數據區域可向下拓展選項。主要是因爲每一份計劃中不一定都會有4條記錄項，可能還會有多條的記錄項，這便需要將數據的填寫區域向下進行拓展。
3．5數據管理
根據信息管理的實際需要，根據企業的具體業務數據，需要建立不同的Excel模板，但是爲了達到實際的效果，還需要把各個表格聯繫起來。這也是Excel服務器的最大優勢之一。通過利用表間公式，對相應的數據項進行提取，根據已經定義好的公式，進行相關數據的準確填寫，其他數據就會自動填充到表格之中，不同表格之間的數據會進行自動匹配，完成了數據的高效管理，在當各項模板完全建立完成之後，應確保各個表單之間建立起相應的關係，這也是Excel服務器具備最大的特徵：表間公式。利用表間公式將對應的數據項進行提取，將相關定義作爲基礎填寫公式，例如填寫相應的客戶名稱，還應與客戶名稱的地址、聯繫人、聯繫電話等數據項互相對應，之後便會自動填充至表單當中。
4結語
隨着信息化建設的進步，社會的快速發展，信息技術水平的不斷提高，信息管理系統也在不斷地發展與完善，對於企業發展也越來越重要，信息管理水平的高低對於企業競爭力的提升至關重要。Excel服務器下信息管理系統發展越來越快，信息管理的效率和質量得到了很大的進步，這也是信息管理系統發展的主要趨勢，更是企業生產水平得以提高，社會經濟發展實力提升的重要表現。
參考文獻
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[4]孫尚敏.基於Excel服務器的保密管理系統的設計與實現[J].無線互聯科技,2016,24:118-119.
[5]諶桂枝.淺論Excel服務器在信息管理中的應用[J].企業家天地下半月刊（理論版），2014,07:176-177.
[6]劉敏華，黃鐵記，盧琰.基於Excel服務器的實驗室儀器設備管理信息系統的設計[J].電腦與信息技術，2011,15：156.
作者:李國才 單位:河南護理職業學院
