摘 要：闡述了基於Excel的員工年度考覈系統開發與設計思想，以及應用Excel的數據合併計算功能實現多表的數據彙總與統計分析，利用Index函數實現多表間數據查詢、Rank函數對數據進行排名及利用設置條件格式對報表格式化處理。
關鍵詞：Excel；年度考覈系統；數據合併；Index函數；Rank函數；格式化報表
Microsoft Excel是一款廣泛地應用在社會的各個領域，擁有大量用戶的優秀電子表格軟件（以下簡稱Excel）。可以用它來製作各類報表、利用其強大的數據處理功能，可完成許多複雜的數據運算。本文針對員工年度考覈系統，就利用Excel的強大處理功能，創建季度考覈表、出勤量統計表、績效考覈報表、計算季度總成績及彙總計算年度考覈表，提高報表處理的效率和準確性等方面闡述系統開發思路與實踐，下面對此予以介紹。
1.系統設計目標
基於EXCEL的年度考覈系統應當具備這樣的功能：對從單位各部門收集到的季度考覈表、出勤量統計表、績效表等，通過Index函數能方便地彙總成員工的季度考覈表，計算員工季度考覈總成績；通過數據的合併計算功能，彙總出員工的年度考覈表，計算年度考覈總成績；對計算年度考覈總成績進行排名和對報表進行自動格式化處理；具有對數據進行時時更新的功能。
2. 系統設計思想
基於EXCEL的年度考覈系統，實質上是在多個工作表中進行數據關聯訪問。在Excel平臺上，通過Offset、HLookup、VLookup、Index、Match等函數應用，可發方便的在多表中實現數據的訪問。利用合併計算功能可方便地對多表數據進行求和、計算平均值等多表數據操作。通過Rank函數對最終數據進行排名操作，以方便決策者進行決策。而且數據更新、維護和管理可在不同的數據表中實現，利於系統數據的收集與管理。
3.系統總體結構和功能
按照模塊化的設計思想，我們設計出了系統的總體框架，系統由出勤量統計表、績效考覈報表兩個基本表，通過這兩個基本表，由Index函數得出4個季度考覈表，然後，由這4個表格通過合併計算，彙總爲員工年度考覈結果。
4.系統的.設計細節
基於EXCEL的年度考覈系統的設計，需要經過以下幾個階段：
（1）設計出勤量統計表
（2）設計績效考覈表
（3）設計與計算第一季度考覈表、第二季度考覈表、第三季度考覈表、第四季度考覈表
（4）設計與彙總年度考覈表。
整個系統在同一工作薄中完成，由於在Excel中一個工作簿中系統默認的工作表只有3張，因此需要再插入4張工作表。方法：單擊"插入-工作表"即可完成，併爲七個工作表重命名。
4.1 建立出勤量統計表
"出勤量統計表"包括員工編號、員工姓名以及4個季度的出勤量，輸入文本。
4.2 建立績效表
"績效表"是紀錄員工的工作態度和工作能力的表格，它主要包括員工編號、員工姓名和各個季度工作態度和工作能力的得分。在文檔中輸入文本文字，然後進行格式化設置。
4.3 建立季度考覈表
年度考覈表爲四季度，內容包括員工編號、員工姓名、出勤量、工作態度、工作能力、季度總成績，在文檔中輸入文本文字，再進行格式化設置。
（1）由於員工的出勤量在出勤統計中，因此可以利用INDEX函數從出勤統計表中引用員工的出勤量數據。使用INDEX函數引用"出勤量"的具體方法如下：
選中單元格C3，單擊"插入→函數"菜單項選中"查找與引用"，在"選擇函數"中選擇"INDEX"選項，單擊"確定"打開"選定參數"，然後在"參數"框中選擇"array,row_num,column_num"選項，單擊"確定"，打開"函數參數"，然後在"Array"文本框中輸入"出勤量統計表！C2：F20"，在"row_num"中輸入"2"，在"column_num"中輸入"1"，單擊"確定"，此時在單元格C3中即顯示出相應的引用數據結果。
（2）計算季度總成績：季度總成績的計算可使用下面的公式：
季度總成績=出勤量*20%+工作態度*30%+工作能力*50%
方法：選中單元格F3，然後輸入公式，按下確定鍵，單元格就會顯示計算結果，然後箭頭下拉，得到其它單元格的數據。
利用同樣的方法創建其餘3個季度的考覈表
4.4 創建年度考覈表
（1）建立基本年度考覈表：員工年度基本考覈包括員工編號、員工姓名、出勤量、工作態度、工作能力、年度總成績和排名等，輸入文本文字，然後對工作表進行格式化設置。
（2）考覈數據的合併計算：當計算出每一個季度的員工考覈成績後，則可利用合併計算的功能在"年度考覈表"中對每一個季度的考覈數據內容進行求平均值的運算。方法如下：
在"年度考覈表"中選中單元格C3，然後單擊"數據→合併計算"，隨即打開"合併計算"，然後在函數列表中選擇"平均值"選項。
單擊"引用位置"文本框右側的按鈕切換到"第一季度考覈表"中，然後用鼠標拖動選取單元格區域"C3：E20。
單擊"合併計算-引用位置"對話框右側的按鈕切換返回"合併計算"，這時選取的引用位置就會添加到"引用位置"文本框中，單擊"添加"，這時在"所有引用位置"列表框中就會顯示選取的引用位置。
用同樣的方法將其餘3個季度考覈表中的單元格區域"C3：E20"作爲引用區域，此時，在"年度考覈表"中就會顯示出合併計算的結果。
（3）計算年度總成績：年度總成績的計算可使用下面的公式：
年總成績=出勤量*20%+工作態度*30%+工作能力*50%
方法：選中單元格F3，然後輸入公式，按下確定鍵，單元格就會顯示計算結果，然後箭頭下拉，得到其它單元格的數據。
（4）設置條件格式：計算出員工的年度總成績後，爲了將不同成績段的員工的分數顯示的更加明顯，還可以設置條件格式。把總成績80-90和90-100的分數加以區別，進行文本字體及文本文字顏色的設置。方法：選中單元格"F3：F20"，單擊"格式→條件格式"，在條件一"介於"輸入數值"90"和"100"，在格式中設定字體和顏色，然後點擊添加，添加條件二，在條件二的"介於"輸入數值"80"和"90"，然後設定字體和顏色。
（5）計算成績排名：使用RANK函數計算年度總成績排名的具體方法：選中單元格G3，單擊"插入→函數"菜單項下拉選中"統計"選項，在"選擇函數"中選擇"RANK"，單擊"確定"打開"函數參數"，在"Number"框中輸入"F3"，在"Ref"中輸入"$F$3:$F$20"。
單擊確定，F3會出現計算結果，進行菜單下拉，就可以得出總成績的排序，得到年度考覈表製作的最終效果。
5.結論
本文所介紹的基於EXCEL的年度考覈系統，實質上是一個簡單的數據庫系統。它在數據採集、數據更新、數據處理等方面具有很大優勢，在使用、管理等方面也有得天獨厚的優良特徵。因而，所開發的基於EXCEL的年度考覈系統具有很強的現實意義，對於促進企業管理向科學化、無紙化的軌道邁進具有重大作用，有很好應用價值。
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