給學校發email的主題（subject）應該儘量簡短，但最好不要空着不填。沒有subject的email雖然不至於被忽略，但給人第一印象不是非常好，至少說明你沒有花足夠的心思在上面。如有緊急事情，建議使用urgenthelp之類的短語，簡潔但很顯眼。
在稱呼上，首先要確定學校網站上的聯繫信息上有沒有聯繫人的名字。如果有，強烈建議直接以該聯繫人姓名，比如Dear rook代替泛泛的Dear Sir or Madam.當然，如果學校沒有提供，則最好使用以上提到過的Dear Sir or Madam，或To Whom It May Concern.這裏還有一個小技巧，一般大學工作和教職人員都有自己的郵箱，絕大多數和本人的姓氏有關，比如以姓氏和名字的部分組成，所以，當看到一個email是某個人的名字命名的郵箱地址，那八成是這個人的工作信箱。
接下來是正文部分，還是一定要本着簡練的目的。因爲admission辦公室的人一天都要看很多這樣的來信，過於冗長繁瑣讓人本能反應就不舒服。而條理清晰、簡潔明瞭的信會不知不覺讓對方在回答的過程中慢慢的`透露出越來越多的信息。
重點是邏輯清晰條理清楚。這點不是很容易就做到。因爲一般我們有情況才需要聯繫學校，而往往這種情況讓我們心情焦慮，恨不得一下子把事情全部說清楚。但越這麼想越容易把事情越說越糊塗。
在寫email前，應該把事情在腦子裏理一遍，最好跳出來在旁觀者的角度上看問題。前因後果都要想清楚。爲什麼會出現問題？它是什麼原因造成的？一定要交代一下背景，如果一上來就是問題會讓人摸不着頭腦。但也不要走另外一個極端：很多人在急急忙忙講了一大堆事情後，什麼問題都沒問就結尾了。這樣學校的負責人會不知所措，給出的建議的質量也要大打折扣。所以千萬記得，把事情陳述清楚以後，把問題清晰的羅列下來，這樣方便別人一一作答，email的目的才能達到。
在羅列問題時候，最好也不要一股腦兒什麼都搬上去，一下子十幾條問題會嚇倒對方的。最好的策略是，先從最緊要的問題開始，一封email最好不要超過3個問題。問題的歸納要注意條理，不要重複，記得要具體一點，不要太過泛泛而談。這樣得到的答案纔是最有效的。
一般英國的大學在回覆email方面還是反應很快的，而且有調查標明新興的大學在這方面尤其突出。在收到回覆以後，不管有沒有用最好都回信表示感謝。
另外，如果之前沒有說清楚的可以繼續深入探討。最好直接點回復鍵回覆，這樣原文會在下面引用，可以讓對方知道你已經收到回覆，更重要的是，由於學校每天處理大量這樣的信件，把原文引用在下面可以有助於他回憶一下你的case.當然，如果第一次回覆就達到目的，也不要就這樣不理不問了，時刻記住我們禮儀之邦的傳統美德，回覆別人以表感謝是很必須的。
記住在結尾部分另起幾行寫with my best regards，如果遇到逢年過節或者週末的，不要忘記加上幾句Happy New Year或Have a good weekend，這樣會讓人覺得心情愉快。
