1. 簽字的準備工作
⑴佈置好籤字廳
要莊重、整潔、清靜。
室內應滿鋪地毯,正規的簽字桌應爲長桌,其上最好鋪設深綠色的臺呢布。
簽字桌應橫放於室內,在其後可擺放適量的座椅。
簽署雙邊性合同時,可放置兩張座椅,供簽字人就座。
簽署多邊性合同時,可以僅放一張座椅,供各方簽字人簽字時輪流就座。
也可以人每位簽字人提供座椅。簽字人就座時,一般應面對正門。
⑵在簽字桌上,循例應事先安放好侍籤的合同文本以及簽字筆、吸墨器等簽字時所用的文具。
⑶與外商簽署涉處商務合同時,還需在簽字桌上插放有關各方的國旗。
插放國旗時,在其位置與順序上,必須按照禮賓序列。例如,簽署雙邊性涉外商務合同時,有關各方的國旗需插放在該方簽字人座椅的正前方。
2. 簽字時的座次安排
⑴簽署雙邊性合同
應請客方簽字人在簽字桌右側就座,主方簽字人則應同時就座於簽字桌左側。
雙方各自的助籤人,應分別站立於己方簽字人的外側,以便隨時對簽字人提供幫助。
雙方其他隨員,可以按照一定順序在己方簽字人的正對面就座。也可依照職位的高低,依次自左至右(客方)或是自右至左(主方)列成一行,站立於己方簽字人的身後。
當一行站不完時,可按照以上順序並遵照“前高後低”的慣例,排成兩行三行或四行。
原則上,雙方隨員人數,應大體上相當。
⑵簽署多邊性合同
一般僅設一個簽字椅。
各方簽字時,須依照有關各方事先同意的先後順序依次上前。
助籤人應隨之一同行動。在助籤時,依“右高左低”的規矩,助籤人應站立於簽字人的左側。
有關各方的隨員,應按照一定的序列,面對簽字桌就座或站立。
3. 對待籤合同文本的要求
⑴依照商界的習慣,在正式簽署合同之前,應由舉行簽字儀式的主方負責準備待籤合同的正式文本。
應會同有關各方一道指定專人,共同負責合同的的定稿、校對、印刷與裝訂。
按常規,應爲在合同上正式簽字的有關各方,均有供一份待籤的合同文本。必要時,還可再向各方提供一份副本。
⑵簽署涉處商務合同
按照國際慣例,待籤的合同文本,應同時使用有關各方法定的官方語言。
此外,亦可同時並用有關各方法定的官方語言。
⑶待籤的合同文本
應以精美的白紙印製而成,按大八開的規格裝訂成冊,並以高檔質料如真皮、金屬、軟木等作爲封面。
4. 簽約的程序
簽字儀式的正式程序一共分爲四項,它們分別是:
⑴簽字儀式的.正式開始
有關各主要人員時入簽字廳,在既定的位次上各就各位。
⑵簽字人正式簽署合同文本
通常的做法是,首先簽署己方保存的合同文本,接着再簽署他方保存的合同文本。
商務活動規定:每個簽字人在簽署己方保留的合同文本上簽字時,按慣例應當名列首位。因些,每個簽字人均應首先簽署己方保存的合同文本,然後再交由他方簽字人簽字。這一做法,在禮儀上自負盈虧爲“輪換制”。它的含義是在位次排列上,輪流使有關各方均有機會居於首位一次,以顯示機會均等,各方平等。
⑶簽字人正式交換已經有關各方正式簽署的合同文本
此時,各方簽字人應熱烈握手,互致祝賀,並相互交換各自一方剛纔使用過的簽字筆,以示紀念。
全場人員應鼓掌表示祝賀。
⑷共飲香檳酒互相道賀。
交換已籤的合同文本後,有關人員,尤其是簽字人當場乾一杯香檳酒,是國際上通行的用以增添喜慶色彩的做法。
在一般情況下,商務合同在正式簽署後,應提交有關方面進行公證,此後才正式生效。